Certyfikat rezydencji podatkowej jest dokumentem, z którego posiadaniem przepisy podatkowe wiążą doniosłe skutki prawne. Rzeczony dokument potwierdza bowiem rezydencję podatkową podatnika, a tym samym określa, w którym kraju na podatniku ciąży nieograniczony obowiązek podatkowy.
1. Dokument wskazujący na rezydencję podatkową
Certyfikat rezydencji podatkowej to dokument poświadczający rezydencję podatkową podatnika. Potwierdzają to definicje, które możemy odnaleźć w polskich przepisach podatkowych. Stosownie bowiem do dyspozycji art. 5a pkt 21 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późń. zm.), zwanej dalej ustawa o pdof, certyfikat rezydencji to zaświadczenie o miejscu zamieszkania podatnika dla celów podatkowych, wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 z późń. zm.), zwana dalej ustawą o pdop, stanowi, iż certyfikat rezydencji to zaświadczenie o miejscu siedziby podatnika dla celów podatkowych wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika. W tym miejscu zaznaczyć należy, iż zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi polską rezydencję podatkową posiadają osoby fizyczne mające miejsce zamieszkania na terytorium RP (art. 3 ust. 1, 1a ustawy o pdof) oraz osoby prawne mające siedzibę lub zarząd na terytorium naszego kraju (art. 3 ust. 1, 1a ustawy o pdop).
Certyfikat rezydencji potwierdza stan przeszły i/lub aktualny. Nie dotyczy on przyszłości.
2. Dokument
Niestety nie ma międzynarodowego wzoru certyfikatu rezydencji. Poszczególne państwa samodzielnie określają, jak powinien wyglądać dokument zaświadczający rezydencję podatkową. Co więcej, dokument ten w poszczególnych państwach może się różnie nazywać. W związku z tym przyjmuje się, iż dokument stanowi zaświadczenie o posiadaniu przez podatnika rezydencji podatkowej danego państwa, jeżeli zawiera następujące informacje:
- dane zagranicznego organu podatkowego wystawiającego dokument;
- nazwę i adres podmiotu, dla którego wystawiany jest dokument;
- zaświadczenie o miejscu siedziby lub adresie zamieszkania podmiotu, dla którego wystawiany jest dokument;
- datę wydania dokumentu;
- informację o okresie obowiązywania certyfikatu.
W Polsce wzór certyfikatu rezydencji podatkowej został sprecyzowany w rozporządzeniu Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 28 czerwca 2017 r. w sprawie określenia wzoru zaświadczenia o miejscu zamieszkania lub siedzibie dla celów podatkowych wydawanego przez organy podatkowe (Dz. U. z 2017 r., poz. 1315).
3. Okres obowiązywania certyfikatu
Certyfikat rezydencji podatkowej powinien wskazywać okres, na jaki został wydany. Może się jednak zdarzyć, iż okres ten nie zostanie w dokumencie określony. W takim przypadku płatnik przy poborze podatku może uwzględniać rzeczony certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania (art. 41 ust. 9a ustawy pdof, art. 26 ust. 1i ustawy pdop).
Jeżeli w okresie dwunastu miesięcy od dnia wydania certyfikatu rezydencji podatkowej miejsce zamieszkania podatnika lub miejsce siedziby ulegnie zmianie, podatnik jest obowiązany do niezwłocznego udokumentowania miejsca zamieszkania dla celów podatkowych nowym certyfikatem rezydencji (art. 41 ust. 9b ustawy pdof, art. 26 ust. 1j ustawy pdop).
4. Forma certyfikatu
Formę certyfikatu rezydencji wydawanego przez zagraniczny organ podatkowy określają przepisy wewnętrzne tego państwa. W praktyce oznacza to, iż w przypadku gdy przepisy danego państwa przewidują możliwość wydania dokumentu zaświadczającego rezydencję podatkową zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, obie formy dokumentu winny być uznawane przez polskie organy podatkowe. Pogląd ten potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 28 maja 2018 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.192.2018.1.JC. Stanął on bowiem na stanowisku, iż: „Zgodnie z art. 194 § 1 Ordynacji podatkowej, dokumenty urzędowe sporządzone w formie określonej przepisami prawa przez powołane do tego organy władzy publicznej stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone. Dokumentem urzędowym będzie zatem taki certyfikat rezydencji, który został sporządzony w formie przewidzianej przepisami prawa danego państwa przez powołany do tego organ. A zatem, jeżeli zgodnie z prawem danego państwa, istnieje możliwość uzyskania zaświadczenia o miejscu siedziby dla celów podatkowych (certyfikatu rezydencji podatkowej) zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej, zaś obie formy są wydawane przez właściwy organ podatkowy danego państwa i mają status równorzędny w świetle prawa tego państwa, to Wnioskodawca jako płatnik będzie upoważniony do uznania takiego certyfikatu rezydencji, w którejkolwiek z tych form. Taki certyfikat rezydencji w formie elektronicznej będzie zatem podstawą dla płatnika do zastosowania postanowień umowy o UPO. Reasumując, skoro w kraju rezydencji podatkowej dopuszczalne są dwie (albo więcej) formy wydawania certyfikatów rezydencji i każda z nich jest równoważna (ma taką samą moc wiążącą), to nie ma podstaw, aby polskie organy podatkowe uznawały tylko jedną z tych form. Nie można zatem przyjmować, że zastosowanie regulacji umów o unikaniu podwójnego opodatkowania w takiej sytuacji (a dokładniej – niepobranie podatku zgodnie z umową) będzie możliwe tylko i wyłącznie w przypadku uzyskania papierowej wersji certyfikatu.”
5. Kopia certyfikatu rezydencji
Polski ustawodawca przewiduje możliwość potwierdzenia rezydencji podatkowej za pomocą kopii certyfikatu rezydencji. Jest to dopuszczalne jedynie w przypadku gdy informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym (art. 41 ust. 9e ustawy o pdof, art. 26 ust. 1n ustawy o pdop).
6. Jak wystąpić o certyfikat rezydencji w Polsce?
W Polsce certyfikat rezydencji podatkowej wydawany jest na wniosek. Ma on postać urzędowego formularza CFR-1.
Wnioskodawca może złożyć wniosek osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika. Przy czym w przypadku działania przez pełnomocnika do wniosku należy załączyć dokument pełnomocnictwa oraz dowód uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa w kwocie 17,00 PLN.
Organem właściwym do rozpoznania wniosku jest urząd skarbowy właściwy ze względu na miejsce zamieszkania lub siedziby podatnika.
Wniosek można złożyć w formie:
- papierowej – w takim wypadku wniosek można złożyć osobiście lub wysłać za pośrednictwem poczty tradycyjnej,
- elektronicznej – wniosek należy przesłać jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym, bądź złożyć za pośrednictwem e-PUAP.
Wnioskodawca ma obowiązek uiścić opłatę skarbową w wysokości 17,00 PLN od wniosku składanego w formie papierowej lub za pośrednictwem e-PUAP. W takim wypadku do wniosku załączyć należy dowód uiszczenia opłaty skarbowej albo jego uwierzytelnioną kopię. Wnioski składane przez e-Urząd Skarbowy są bezpłatne.
W terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku urząd skarbowy powinien wydać certyfikat. Może on także wydać postanowienie o odmowie wydania zaświadczenia lub postanowienie o pozostawieniu podania bez rozpatrzenia. Na w/w postanowienia wnioskodawca może wnieść zażalenie. Zażalenie składa się do Dyrektora Izby Skarbowej za pośrednictwem organu, który odmówił wydania zaświadczenia w terminie 7 dni od dnia wydania postanowienia.
7. Nota prawna
Opracowanie stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t.jedn. z późn. zm.). Publikowanie bądź powielanie niniejszego opracowania lub jego części, przytaczanie opinii, jak również rozpowszechnianie w jakikolwiek inny sposób informacji w nim zawartych bez pisemnej zgody Crede sp. z o.o. jest zabronione.
