Osoby, które chcą świadczyć pracę w innym państwie Unii Europejskiej niż Polska, często zadają pytanie postawione w tytule niniejszego artykułu. Postaramy się udzielić na nie odpowiedzi. Wiedza, czym jest zaświadczenie A1 jest bowiem niezwykle ważna, a jej brak może skutkować poważnymi konsekwencjami.

1. Cel wydania zaświadczenia

Dla każdej osoby delegowanej do pracy w ramach Unii Europejskiej należy ustalić właściwy system zabezpieczania społecznego. Dzięki tej informacji można odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne zgodnie z regułami i w wysokości określonej przepisami państwa, pod którego system zabezpieczania społecznego delegowany podlega.

Zasady ustalania właściwego ustawodawstwa z zakresu zabezpieczania społecznego określają przepisy unijne, tj.: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Tekst mający znaczenie dla EOG i dla Szwajcarii) (Dz.U. L 166 z 30.4.2004, s. 1 z późń. zm.), zwany dalej rozporządzeniem nr 883/2004 oraz Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Tekst mający znaczenie dla EOG i dla Szwajcarii) (Dz.U. L 284 z 30.10.2009, s. 1  z późń. zm.), zwane dalej rozporządzeniem nr 987/2009.

Ustaleniem właściwego systemu zabezpieczenia społecznego zajmują się właściwe organy krajowe. W Polsce takim organem jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

Dokumentem pozwalającym na określenie systemu zabezpieczenia społecznego, któremu podlega dana osoba jest zaświadczenie A1. Z jego treści wynika, iż osoba fizyczna, która jest w tym dokumencie  wymieniona, podlega systemowi zabezpieczenia społecznego państwa, które wydało zaświadczenie. Jeżeli świadczy ona pracę w państwie innym niż wskazane w dokumencie, nie podlega systemowi zabezpieczenia społecznego w państwie wykonywania pracy, a składki na zabezpieczenie społeczne są opłacane według zasad obowiązujących w państwie, które wydało zaświadczenie. W razie nieuzyskania zaświadczenia A1, składki na zabezpieczenie społeczne winny być opłacane w państwie faktycznego wykonywania pracy.

2. Jak uzyskać zaświadczenie A1?

Zaświadczenie A1 wydawane jest na wniosek. Może on mieć formę papierową i zostać wysłany pocztą lub złożony przez zainteresowanego osobiście we właściwej placówce ZUS. Istnieje również możliwość złożenia wniosku w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy ZUS PUE.

Z wnioskiem o wydanie zaświadczenia może wystąpić:

  • pracownik,
  • pracodawca,
  • osoba fizyczna świadcząca pracę na własny rachunek.

3. Rodzaje zaświadczenia A1

Przepisy unijne pozwalają na wyróżnienie kilku typów zaświadczenia A1. Do najczęściej spotykanych należą:

  • zaświadczenie A1 wydane w związku z delegowaniem pracowników do wykonywana pracy najemnej w innym państwie członkowskim;
  • zaświadczenie A1 wydane w związku z czasowym przeniesieniem działalności na własny rachunek na terytorium innego państwa członkowskiego;
  • zaświadczenie A1 wydane w związku z wykonywaniem równocześnie lub na zmianę pracy najemnej na terytorium dwóch lub więcej państw członkowskich;
  • zaświadczenie A1 wydane w związku z wykonywaniem równocześnie lub na zmianę pracy na własny rachunek na terytorium dwóch lub więcej państw członkowskich.

Z uwagi na rozmiary niniejszej publikacji krótko omówimy w/w typy zaświadczeń. Wspomnieć jednak należy, iż można również spotkać następujące rodzaje zaświadczeń A1:

  • zaświadczenie A1 wydawane dla urzędników służby cywilnej;
  • zaświadczenie A1 wydawane dla marynarzy;
  • zaświadczenie A1 wydawane dla członków załogi lotniczej lub personelu pokładowego;
  • zaświadczenie A1 wydawane w związku z wykonywaniem równocześnie lub na zmianę pracy najemnej w Polsce oraz pracy na własny rachunek w innym państwie członkowskim;
  • zaświadczenie A1 wydawane dla urzędników służby cywilnej, którzy wykonują pracę najemną lub pracę na własny rachunek w jednym lub w kilku państwach członkowskich;
  • zaświadczenia A1 wydawane dla personelu kontraktowego Wspólnot Europejskich;
  • zaświadczenia A1 wydawane po porozumieniu wyjątkowym zawartym przez ZUS z instytucją państwa wykonywania pracy;
  • zaświadczenia A1 wydawane w związku ze zmianą we wcześniej wydanym zaświadczeniu.

4. Zaświadczenie A1 wydane w związku z delegowaniem pracowników do wykonywana pracy najemnej w innym państwie członkowskim

Zgodnie z art. 12 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004: Osoba, która wykonuje działalność jako pracownik najemny w państwie członkowskim w imieniu pracodawcy, który normalnie prowadzi tam swą działalność, a która jest delegowana przez tego pracodawcę do innego państwa członkowskiego do wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy, nadal podlega ustawodawstwu pierwszego państwa członkowskiego, pod warunkiem że przewidywany czas takiej pracy nie przekracza 24 miesięcy i że osoba ta nie jest wysłana, by zastąpić inną delegowaną osobę.

Warunkiem wydania przedmiotowego typu zaświadczenia jest istnienie bezpośredniego związku między pracownikiem delegowanym i pracodawcą. Pracodawca delegujący powinien być także uprawniony do określenia „charakteru” pracy wykonywanej przez pracownika delegowanego. Co więcej, pracownik nie może zostać oddany do dyspozycji przedsiębiorcy w państwie oddelegowania, zaś praca musi być wykonywana dla pracodawcy delegującego.

ZUS wyda zaświadczenie A1 na podstawie art. 12 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004, jeżeli pracodawca delegujący prowadzi normalną działalność na terenie Polski. Chodzi o działalność, której znaczna część jest prowadzona w naszym kraju, a nie jest to działalność związana z zarządzeniem wewnętrznym (art. 14 ust. 2 rozporządzenia nr 987/2009). W celu ustalenia, czy znaczna część działalności jest prowadzona na terenie Polski, brane są pod uwagę w szczególności następujące kryteria:

  • liczba pracowników wykonujących pracę w Polsce i za granicą,
  • ilość kontraktów realizowanych w Polsce i za granicą,
  • wartość obrotu uzyskiwanego przez pracodawcę delegującego w Polsce i za granicą.

Zaświadczenie A1, o którym mowa w art. 12 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004, nie może być wydane, w przypadku gdy delegowany pracownik ma zastępować innego delegowanego pracownika. Od tej zasady jest jednak wyjątek. Można zastąpić osobę, która została wcześniej oddelegowana pod warunkiem, iż okres delegowania zastępowanej osoby nie uległ zakończeniu.

Jeżeli pracownik został zatrudniony wyłącznie w celu delegowania, to przez co najmniej miesiąc przed rozpoczęciem delegowania powinien podlegać polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych.

Omawiamy typ zaświadczenia A1 może zostać wydawany na maksymalnie 24 miesiące.

5. Zaświadczenie A1 wydane w związku z czasowym przeniesieniem działalności na własny rachunek na terytorium innego państwa członkowskiego

Zasady ustalania ustawodawstwa właściwego z zakresu zabezpieczania społecznego dla osoby, która czasowo przenosi działalność na własny rachunek na terytorium innego państwa członkowskiego przewiduje art. 12 ust. 2 rozporządzenia nr 883/2004. W myśl tego przepisu osoba, która normalnie prowadzi działalność na własny rachunek w państwie członkowskim i udaje się do innego państwa członkowskiego, aby wykonywać tam podobną działalność, podlega ustawodawstwu pierwszego państwa.

Osoba, która chce uzyskać zaświadczenie A1 na podstawie art. 12 ust. 2 rozporządzenia nr 883/2004 powinna wykazać, iż normalnie prowadzi działalność na własny rachunek na terytorium Polski. Oznacza to, iż musi udowodnić, iż prowadzi znaczną część swojej działalności na terytorium RP, a także, iż prowadziła tą działalność przed wystąpieniem o zaświadczenie A1. Co więcej, w okresie prowadzenia czasowej działalności w innym państwie UE winna ona spełniać w RP wymogi konieczne do prowadzenia działalności po powrocie (art. 14 ust. 3 rozporządzenia nr 987/2009).

Osoba występująca o omawiany typ zaświadczenia A1, musi również dowieść, iż działalność wykonywana w innym państwie członkowskim będzie podobna do tej świadczonej w Polsce. Chodzi o rzeczywisty charakter tej działalności, a nie o zakwalifikowanie jej przez inne państwo członkowskie jako praca najemna lub praca na własny rachunek (art. 14 ust. 4 rozporządzenia nr 987/2009).

Przewidywany czas pracy tymczasowej w innym państwie członkowskim nie może przekraczać 24 miesięcy.

6. Zaświadczenie A1 wydane w związku z wykonywaniem równocześnie lub na zmianę pracy najemnej na terytorium dwóch lub więcej państw członkowskich

Na podstawie art. 13 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004 o zaświadczenie A1 może ubiegać się osoba, która wykonuję pracę najemną w dwóch lub więcej państwach członkowskich. Z przepisu tego wynika, iż:

a) osoba, która wykonuje znaczną część pracy w państwie zamieszkania, podlega ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania;

b) osoba, która nie wykonuje znacznej części pracy w państwie członkowskim, w którym ma miejsce zamieszkania, podlega:

i. ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy – jeżeli jest ona zatrudniona przez jedno przedsiębiorstwo lub jednego pracodawcę; lub

ii. ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstw lub pracodawców – w przypadku osób zatrudnionych przez co najmniej dwa przedsiębiorstwa, bądź co najmniej dwóch pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności mieści się w jednym państwie członkowskim; lub

iii. ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym znajduje się siedziba lub miejsce wykonywania działalności przedsiębiorstwa lub pracodawcy, innego niż państwo członkowskie zamieszkania – dotyczy to osoby zatrudnionej przez co najmniej dwa lub więcej przedsiębiorstw lub co najmniej dwóch lub więcej pracodawców, których siedziba lub miejsce wykonywania działalności znajduje się w dwóch państwach członkowskich, a jedno jest państwem członkowskim zamieszkania tej osoby; lub

iv. ustawodawstwu państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania – w sytuacji gdy osoba jest zatrudniona przez dwa lub więcej przedsiębiorstw lub dwóch lub więcej pracodawców, a co najmniej dwa z tych przedsiębiorstw lub pracodawców mają siedzibę lub miejsce wykonywania działalności w różnych państwach członkowskich, innych niż państwo członkowskie miejsca zamieszkania.

W celu uzyskania zaświadczenia A1 z art. 13 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004  należy wykazać, iż pracownik normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub kilku państwach członkowskich. Z treści art. 14 ust. 5 rozporządzenia nr 987/2009 wynika, iż przez osobę, która „normalnie wykonuje pracę najemną w dwóch lub w kilku państwach członkowskich”, rozumieć należy osobę, która:

a) wykonując nadal pracę w jednym państwie członkowskim, równocześnie wykonuje odrębną pracę w jednym lub kilku innych państw członkowskich, niezależnie od czasu trwania, ani charakteru tej odrębnej pracy;

b) w sposób ciągły wykonuje na zmianę kilka rodzajów pracy, z wyjątkiem pracy o charakterze marginalnym, w dwóch lub więcej państwach członkowskich, niezależnie od częstotliwości takiej zamiany, czy też jej regularnego charakteru (art. 14 ust. 5 rozporządzenia nr 987/2009).

Z przepisu jednoznacznie wynika, iż praca o charakterze marginalnym wykonywana w innym państwie członkowskim nie jest uwzględniana przy wydawaniu zaświadczenia. Pracę o charakterze marginalnym stanowi praca, której wymiar, charakter i wynagrodzenie ma niewielkie znaczenie w stosunku do wykonywanej równolegle pracy najemnej. Jest to działalność, która zajmuje mniej niż 5% regularnego czasu pracy, bądź stanowi mniej niż 5% całkowitego wynagrodzenia pracownika.

Przy ustalaniu ustawodawstwa właściwego niezwykle istotne jest, w którym państwie wykonywana jest znaczna część pracy. Chodzi o znaczną pod względem ilościowym część pracy. Nie musi ona jednak mieć charakteru przeważającego (art. 14 ust. 8 rozporządzenia nr 987/2009). Ocena dokonywana jest w oparciu o czas pracy i wynagrodzenie. Przyjmuje się, iż jeżeli zarówno czas pracy, jak i wynagrodzenie w danym państwie wynoszą mniej niż 25%, znaczna część pracy nie jest w nim wykonywana.

Podkreślić należy, iż osoba wnioskująca o zaświadczenia A1 z art. 13 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004  do wniosku powinna załączać planowany harmonogram pracy. Dokument ten powinien określać przewidywany rozkład pracy w okresie, na który ma zostać wydane zaświadczenie. Jeżeli dla pracownika było już wcześniej wystawione zaświadczenie A1 z art. 13 ust. 1 rozporządzenia nr 883/2004, do wniosku należy załączyć harmonogram archiwalny obrazujący rozkład czasu pracy w okresie objętym poprzednim zaświadczeniem.

Przedmiotowy typ zaświadczenia A1 wydawany jest maksymalnie na okres 12 miesięcy.

7. Zaświadczenie A1 wydane w związku z wykonywaniem równocześnie lub na zmianę pracy na własny rachunek na terytorium dwóch lub więcej państw członkowskich

Podstawę wydania zaświadczenia dla osoby, która równocześnie lub na zmianę wykonuje pracę na własny rachunek na terytorium dwóch lub więcej państw członkowskich stanowi art. 13 ust. 2 rozporządzenia nr 883/2004. W celu uzyskania zaświadczenia należy wykazać, iż praca na własny rachunek jest normalnie wykonywana w dwóch lub kilku państwach UE. Jest to sytuacja, w której wnioskodawca, równocześnie lub na zmianę wykonuje jeden rodzaj lub więcej odrębnych rodzajów pracy na własny rachunek, niezależnie od charakteru tej pracy, w dwóch lub więcej państwach członkowskich (art. 14 ust. 6 rozporządzenia nr 987/2009). Jeżeli przedmiotowy warunek jest spełniony, wnioskodawca podlega ustawodawstwu:

a) państwa członkowskiego, w którym ma miejsce zamieszkania, jeżeli wykonuje znaczną część pracy w tym państwie członkowskim lub

b) państwa członkowskiego, w którym znajduje się centrum zainteresowania dla jej działalności, jeżeli osoba ta nie zamieszkuje w jednym z państw członkowskich, w których wykonuje ona znaczną część swej pracy.

Pierwszym kryterium, które jest badane przy ustalaniu ustawodawstwa właściwego na podstawie art. 13 ust. 2 rozporządzenia nr 883/2004 jest „wykonywanie znacznej części pracy na własny rachunek”. Za tego typu pracę uważa się znaczną pod względem ilościowym część pracy najemnej lub pracy na własny rachunek wykonywanej w danym państwie członkowskim. Jednakże nie musi to być największa część tej pracy (art. 14 ust. 8 rozporządzenia nr 987/2009). W celu ustalenia, czy przedmiotowe kryterium zostało spełnione, są badane: obrót, czas pracy, liczba świadczonych usług, dochód (art. 14 ust. 8 rozporządzenia nr 987/2009). Jeżeli w danym państwie wskazane kryteria są spełnione w zakresie mniejszym niż 25%, przyjmuje się, iż znaczna część pracy na własny rachunek nie jest w nim wykonywana.

Może mieć miejsce sytuacja, w której zainteresowany nie wykonuje znacznej części pracy w państwie miejsca zamieszkania. W takim przypadku ZUS ustala gdzie się znajduje centrum zainteresowania dla prowadzonej działalności. Określa się je z uwzględnieniem wszystkich aspektów działalności zawodowej, a w szczególności miejsca, w którym znajduje się stałe miejsce prowadzenia działalności, zwyczajowego charakteru lub okresu trwania wykonywanej działalności, liczby świadczonych usług oraz zamiaru tej osoby wynikającego ze wszystkich okoliczności (art. 14 ust. 9 rozporządzenia nr 987/2009). Koniecznym jest zatem uwzględnienie całokształtu okoliczności danego przypadku.

Do wniosku o wydanie omawianego typu zaświadczenia należy załączyć planowany harmonogram pracy w okresie, na który ma zostać wydane zaświadczenie A1.

Zaświadczenia A1 z art. 13 ust. 2 rozporządzenia nr 883/2004 może zostać wydane na okres maksymalnie 12 miesięcy.

8. Nota prawna

Opracowanie stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t.jedn. z późn. zm.). Publikowanie bądź powielanie niniejszego opracowania lub jego części, przytaczanie opinii, jak również rozpowszechnianie w jakikolwiek inny sposób informacji w nim zawartych bez pisemnej zgody Crede sp. z o.o. jest zabronione.

Ten post dostępny jest także w języku: English Français