Bardzo często mylone jest pojęcie „delegowania” z „oddelegowaniem”. Pomyłka w rozróżnieniu obu tych pojęć może mieć bardzo poważne konsekwencje. W związku z tym postaramy się wyjaśnić, czym różni się delegacja od oddelegowania.
1. Delegacja
Definicję delegacji można wynieść z art. 775 § 1 k.p. Przepis ten stanowi: Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Z cytowanego przepisu wynika, iż aby uznać wyjazd pracownika za delegację, powinien on spełniać następujące warunki:
- pracownik otrzymał polecenie wyjazdu służbowego,
- w czasie wyjazdu pracownik wykonuje zadanie służbowe,
- zadanie służbowe powinno zostać wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy.
Istotą delegacji jest jej incydentalny charakter (zob. uchwała Składu Siedmiu Sędziów Sądu Najwyższego z dnia 19 listopada 2008 r., sygn. akt: II PZP 11/08). Charakteryzuje się ona tym również, iż w związku z wyjazdem pracownika nie następuje zmiana miejsca świadczenia pracy.
2. Oddelegowanie
Ustawodawca nie zdefiniował oddelegowania. Wyjaśnieniem tego pojęcia zajęła się zatem doktryna. Przyjmuje się, iż cechą charakterystyczną oddelegowania jest czasowa zmiana miejsca świadczenia pracy. Przedmiotowa zmiana wymaga zawarcia przez pracodawcę i pracownika stosownego porozumienia – tzw. aneksu eksportowego.
3. Dodatkowe świadczenia dla pracownika
Pracownik w delegacji ma prawo do dodatkowych świadczeń. Są to diety oraz zwrot kosztów: przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Zasady wypłaty w/w świadczeń pracownikom sfery budżetowej określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167 z późń. zm.). Natomiast warunki wypłaty należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy innego niż sfera budżetowa powinny zostać określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania, warunki wypłaty przedmiotowych świadczeń należy określić w umowie o pracę.
Do dodatkowych świadczeń związanych z wyjazdem nie ma prawa pracownik oddelegowany. Jednakże przepisy wewnątrzzakładowe mogą przewidywać wypłatę stosownych świadczeń oddelegowanemu pracownikowi.
4. Ubezpieczenia społeczne
Wynagrodzenie za pracę pracownika odbywającego delegację jest oskładkowane w Polsce. Nie ma znaczenia, czy praca podczas podróży służbowej wykonywana jest w Polsce, czy za granicą. Nie są natomiast oskładkowane, do wysokości określonej w przepisach szczególnych, dodatkowe świadczenia należne pracownikowi z tytułu podróży służbowych. Stosownie bowiem do dyspozycji § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1949 z późń. zm.) Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem pkt 17.
Zupełnie inaczej wygląda kwestia oskładkowania wynagrodzenia należnego pracownikowi oddelegowanemu. Co do zasady, wynagrodzenie takiego pracownika powinno zostać oskładkowane w państwie oddelegowania, zgodnie z przepisami tam obowiązującymi. Możliwą jest jednak sytuacja, w której pracownik podlegać będzie ubezpieczeniom społecznym w Polsce. Możliwość tą daje Zaświadczenie A1. Należy jednak pamiętać, iż dokument ten ma zastosowanie tylko jeżeli pracownik jest wysyłany do pracy na terytorium innego Państwa Członkowskiego UE, EOG lub Szwajcarii. Zaświadczenie jest wydawane przez ZUS.
5. Podatki
Wynagrodzenie za pracę należne pracownikowi odbywającemu podróż służbową jest opodatkowane. Zwolnione z podatku są natomiast diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika. Przy czym zwolnienie przysługuje do wysokości określonej w odrębnych przepisach (art. 21 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późń. zm.), zwanej dalej ustawą).
Wynagrodzenie pracownika oddelegowania jest opodatkowane, ale w części. W myśl art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy wolna od podatku jest część przychodów osób, przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku pracy za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w w/w stosunku prawnym, w kwocie odpowiadającej 30% diety, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju. Przedmiotowe zwolnienie nie ma zastosowania do wynagrodzenia:
- pracownika odbywającego podróż służbową poza granicami RP;
- pracownika w związku z jego pobytem poza granicami RP w celu udziału w konflikcie zbrojnym lub dla wzmocnienia sił państwa albo państw sojuszniczych, misji pokojowej, akcji zapobieżenia aktom terroryzmu lub ich skutkom, a także w związku z pełnieniem funkcji obserwatora w misjach pokojowych organizacji międzynarodowych i sił wielonarodowych, o ile otrzymuje świadczenia zwolnione od podatku na podstawie ust. 1 pkt 83 lub 83a ustawy;
- uzyskiwanego przez członka służby zagranicznej (art. 21 ust. 15 ustawy).
6. Nota prawna
Opracowanie stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t.jedn. z późn. zm.). Publikowanie bądź powielanie niniejszego opracowania lub jego części, przytaczanie opinii, jak również rozpowszechnianie w jakikolwiek inny sposób informacji w nim zawartych bez pisemnej zgody Crede sp. z o.o. jest zabronione.
