Coraz popularniejsze staje się produkowanie okien na rynek zagraniczny. Najwięcej zamawiających jest wśród klientów niemieckich, ceniących jakoś polskich okien oraz solidność i jakość ich montażu. Jeśli więc planujesz realizację usług na terenie Niemiec pamiętaj o:

  1. Właściwym przygotowaniu oferty.
    Pamiętaj by w koszcie usługi uwzględnić dodatkowe wydatki na m.in.: niemieckie (wyższe) stawki płac pracowników, dodatki branżowe, koszty transportu i zakwaterowania, dodatkowe ubezpieczenia, tłumaczenia, pomoc prawną, przygotowanie dokumentacji dla urzędów polskich i zagranicznych, obsługę naliczenia płac zagranicznych i podatków, przechowywanie dokumentacji, również ewentualne koszty zagranicznej księgowości, windykacji, przewalutowań.
  2. Solidnym przygotowaniu umowy z klientem.
    Warto zawrzeć dwujęzyczną umowę na piśmie, by mieć pewność, iż w razie sporu, lub problemów z płatnością będziesz posiadał dokument potwierdzający warunki realizacji i płatności za usługę. Po pomoc w tej sprawie warto zwrócić się do zaufanej kancelarii polsko-niemieckiej, która przygotuje szablon dokumentów najlepszy do stosowania.
  3. Prawidłowym przygotowaniu dokumentacji pracownika.
    Podpisanie właściwych dokumentów z pracownikiem jest kluczowym elementem prawidłowego delegowania do wykonania usługi za granicą. Przygotuj starannie aneksy do umowy o pracę  i wszelkie inne dodatkowe dokumenty potwierdzające warunki pracy i płacy. Najlepiej w wersji dwujęzycznej. W przypadku kontroli będą one szczególnie sprawdzane. Pamiętaj, by przez cały okres montażu istniała pomiędzy pracownikiem a firmą więź potwierdzająca ciągłość stosunku pracy i jego podległość wobec firmy.
  4. Uzyskaniu poświadczenia A1.
    Najczęściej (jednak nie zawsze) składki za pracowników delegowanych należy odprowadzić do polskiego ZUS. W tym celu konieczne jest uzyskanie dokumentu A1 przed wyjazdem pracownika. W zależności od tego, czy firma wysyła własnych, doświadczonych pracowników, czy nowo zatrudnionych, czy wynajętych pracowników tymczasowych procedura wnioskowania o A1 będzie inna. Z pomocą przychodzą tu aplikacje internetowe, takie jak europapers.eu  pomagające wypełnić wnioski prawidłowo i sprawnie.
  5. Właściwym opodatkowaniu wynagrodzeń i rozliczeniu rocznym.
    W trakcie pracy należy właściwie naliczyć (w inny sposób niż pracowników krajowych) i odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy pracowników wyjeżdżających. Najczęściej jest ona odprowadzana do polskiego urzędu, jednak mogą zdarzyć się przypadki, iż konieczne będzie skorzystanie z biura świadczącego usługi rozliczenia takich podatków za granicą. Na koniec roku należy pracownikowi wystawić odpowiednie zaświadczenia pozwalające mu rozliczyć się zarówno w Polsce jak i za granicą.
  6. Notyfikacji do ZOLL AMT
    Przed rozpoczęciem montażu pracowników należy zgłosić do niemieckiego systemu notyfikacyjnego prowadzonego przez ZOLL AMT. Pomoże w tym również aplikacja internetowa, bądź konsultacja z kancelarią obsługującą firmy delegujące pracowników.
  7. Zgłoszeniu do kasy urlopowej.
    Wynagrodzenie za urlop w branży budowlanej na terenie Niemiec wypłacane jest przez specjalną instytucję SOKA-BAU i pracownicy muszą być do niej zgłoszeni w chwili rozpoczęcia pracy. W trakcie pracy odprowadza się do niej składkę, która zastępuje wypłatę wynagrodzenia urlopowego.
  8. Właściwym naliczeniu wynagrodzeń.
    Pensje pracowników wykonujących pracę za granicą liczone są w zupełnie inny sposób niż pracowników w Polsce. Zadbaj więc o wyszkolenie służb kadrowych przedsiębiorstwa albo skorzystaj z usług specjalisty zewnętrznego.
  9. Przechowywaniu dokumentacji i obsługa kontroli.
    Umowa o pracę, ewidencja czasu pracy, listy płac i dowody wypłaconych wynagrodzeń to dokumenty, które muszą być przechowywane na bieżąco w miejscu realizacji zlecenia i przedstawione w przypadku kontroli niemieckim urzędnikom. Wymagane mogę być również inne dokumenty (jak A1, oświadczenia), które trzeba na żądanie kontroli przedłożyć niezwłocznie. Zadbaj, by mieć porządek i bez zwłoki okazać wszelką dokumentację.
  10. Przygotowaniu obowiązków BHP.
    Masz obowiązek zabezpieczyć plac budowy zgodnie z niemiecki zaleceniami BHP. Skonsultuj zakres obowiązków z lokalnym inspektorem z ramienia inwestora i pilnie ich przestrzegaj.
  11. Uzyskaniu zwolnienia od potrącania podatku budowlanego.
    Jeśli nie zadbasz o to Twój Klient ma prawo pomniejszyć zapłatę za fakturę o 15% podatku budowlanego, który w Twoim imieniu odprowadzi do niemieckiego urzędu. Nie musi tak się stać, pod warunkiem, iż wcześniej uzyskasz formalne zwolnienie i przedstawisz je firmie zamawiającej.
  12. Prawidłowym rozliczeniu VAT.
    Jeśli zamawiającym jest osoba prywatna. W przypadku, gdy odbiorcą usługi jest osoba prywatna na terenie Niemiec konieczne jest zapłacenie podatku VAT na terenie Niemiec. W rejestracji, złożeniu deklaracji i odprowadzeniu podatku pomoże Ci profesjonalny księgowy.

Nie da się zaprzeczyć, że rozpoczęcie świadczenia usług za granicą wymaga sporo pracy i dokładnych przygotowań. Jednak, jeśli raz przejdzie się tę ścieżkę każde następne zlecenie wykonywane jest już rutynowo.

Ale warto!

Bo świadczenie usług na rynku niemieckim jest bardzo opłacalne. A może być również całkowicie jasne i bezpieczne  przy współpracy z profesjonalną kancelarią obsługującą firmy delegujące i z wykorzystaniem narzędzi informatycznych dedykowanych przedsiębiorstwom działającym na rynkach zagranicznych.