Dla firm wysyłających pracowników za granicę temat znany i szeroko dyskutowany. Czy pracownik wykonujący montaż okien u klienta w innym kraju przebywa w podróży służbowej, czy jest oddelegowany?

Definicje

Pojęcie podróży służbowej wyjaśnia częściowo art. 77 (5) Kodeksu pracy, w myśl którego jest nią wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Liczne orzeczenia sądowe precyzują, iż taki wyjazd ma mieć charakter incydentalny i krótkotrwały i odbywać się na polecenie pracodawcy.

Delegowanie natomiast ma miejsce wtedy, gdy pracownik jest odsyłany do wykonywania swojej zwyczajowej pracy do innego miejsca, najczęściej na podstawie porozumienia z pracodawcą.

Przy podróży służbowej nie następuje zmiana stałego miejsca świadczenia pracy określonego w umówię. Natomiast delegowanie zmienia formalnie to miejsce, bądź ustala kilka, często na terenie różnych państw. Zmianę taka przeprowadza się poprzez zawarcie aneksu do umowy o prace, bądź dokonanie wypowiedzenia zmieniającego.

Praca monterów w branży okiennej-jak zdefiniować?

Z czym mamy wiec do czynienia w sytuacji wysyłania pracowników do montażu okien za granice?

Jeśli tego rodzaju praca wykonywana jest stale a wyjazdy (nawet do różnych miejsc) powtarzają się, to trudno tu znaleźć faktor właściwy dla incydentalnej podróży służbowej. Jest to sytuacja charakterystyczna dla pracowników różnych branż, którzy przemieszczają się regularnie celem wykonywania zleceń w różnych miejscach. I w sytuacji pracy poza terenem Polski będziemy mieć do czynienia z delegowaniem  pracownika za granice, na różne okresy celem świadczenia regularnej pracy lub z sytuacją pracy naprzemiennej w dwóch lub kilku krajach.

Nie będzie wiec to podróż służbowa a zmiana miejsca wykonywania pracy na to położone za granicą, lub na kilka miejsc pracy położonych w kraju, jak i za granicą.

Czy to się opłaca?

Wielu pracodawców zadaje sobie pytanie: „I co w związku z tym? Czy to skomplikowane? Czy to się opłaca?”

Powszechnie sądzi się, iż wysłanie pracownika w delegację jest prostsze i tańsze, bo wartość diet i ryczałtów za nocleg jest zwolniona z ZUS i podatku. Więc wystarczy jeśli do polskiej podstawowej pensji dopłaci się wartość diet i ryczałtów za nocleg.
Na pierwszy rzut oka wydaje się to kusząca opcja. Jednak w rzeczywistości może to być opcja bardzo droga i ryzykowna.

Bo za świadczona prace za granica pracownik musi mieć zapewnione wynagrodzenie w wysokości co najmniej lokalnych stawek godzinowych. Są to kwoty  w przybliżeniu, w zależności od kraju od 8 euro do 16 euro brutto za godzinę pracy. I nie ma tu znaczenia na jakiej podstawie pracownik wykonuje swoje obowiązki. Czy został skierowany w podróż służbowa, czy wykonuje swoją prace jako pracownik oddelegowany.

Pensja podstawowa w ustawowej wysokości musi zostać wypłacona.

I w sytuacji jeśli pracodawca wydaje polecenie podróży służbowej, to poza tak ustalona stawka wynagrodzenia zobowiązany jest wypłacić diety i inne należności z tytułu podróży służbowej.

Dodatkowo w przypadku podważenia faktu odbywania przez pracowników podróży służbowej przez polskie instytucje ubezpieczeniowe i/lub podatkowe kwoty wypłacone jako diety i ryczałty zostaną potraktowane jako dodatkowe wynagrodzenie i tak będą tez opodatkowane i ozusowane. Bez możliwości zastosowania żadnych zwolnień.

Podsumowując: wysłanie pracownika w podróż służbowa w sytuacji regularnej, powtarzającej się pracy za granica jest nie tylko niezgodne z prawem ale i mniej opłacalne z uwagi na konieczność wypłaty minimalnych stawek wynagrodzenia zagranicznego oraz innych dodatkowych należności związanych z podróżą służbową.

Dlatego – w sytuacji regularnej pracy ekip montażowych za granicą – należy takich pracowników traktować jako pracowników delegowanych i wskazać jako miejsce ich pracy miejsce położone za granicą kraju.

Jak to zrobić legalnie i prawidłowo?

Zorganizowanie procesu delegowania pracowników jest skomplikowane z formalnego punktu widzenia, dlatego warto powierzyć obowiązki zaufanej kancelarii, bądź gruntownie przeanalizować ten temat.

Zacząć należy od zbadania zagranicznego rynku, w tym warunków pracy i płacy. Następnie należy podpisać z pracownikiem odpowiednie dokumenty zawiązane z umową o pracę i inne porozumienia. Zadbać trzeba również o uzyskanie poświadczenia A1 z lokalnego ZUS, które będzie potwierdzeniem obowiązku opłacania składek w Polsce. Na koniec należy pamiętać  o prawidłowym naliczeniu pensji zagranicznych, do których stosujemy inne zasady, niż do pensji polskich, oraz przeanalizowania kwestii właściwego naliczania podatku od wynagrodzeń pracowników.

Ale co najważniejsze należy odpowiednio skalkulować koszt wynagrodzeń w kosztorysie wykonania robót. I pamiętać o zabudżetowaniu zwiększonych wydatków na pensje i inne wydatki, takie jak koszty transportu, zakwaterowanie,  koszty tłumaczeń, rejestracji w lokalnych urzędach,  wydatków na windykacje, czy współpracę z zagranicznymi doradcami (np. w zakresie BHP).

Każda z firm powinna przeanalizować zasady realizowania usług za granicą i zaakceptować fakt, iż pracownicy powinni być oddelegowani do pracy w innym kraju. Mimo początkowych trudności profesjonalne zorganizowanie tego procesu Zapewni firmie wysokie zyski bez ryzyka narażenia się na kary i konsekwencje finansowe.

 

Podziel się z innymi: