Delegowanie pracowników za granicę wiąże się z licznymi obowiązkami formalnymi. W przypadku delegowania pracowników do Szwecji, pracodawca musi zgłosić ten fakt do szwedzkiego Urzędu ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy (Arbetsmiljöverket). Zgłoszenie jest obowiązkowe dla każdej firmy wysyłającej pracowników do Szwecji w ramach świadczenia usług.
Poniżej przedstawiamy kluczowe informacje dotyczące notyfikacji delegowania pracowników w Szwecji, terminy, wymagane dokumenty oraz sankcje za brak zgłoszenia.
1. Portal Internetowy do zgłaszania pracowników delegowanych
Zgłoszenie delegowania pracowników należy złożyć poprzez dedykowany portal internetowy Arbetsmiljöverket. Jest to jedyny oficjalny system zgłaszania pracowników oddelegowanych do Szwecji. Portal działa w języku szwedzkim i angielskim.
Na stronie urzędu można znaleźć również wiele praktycznych informacji dotyczących szwedzkiego prawa pracy oraz zasad delegowania pracowników do Szwecji.
2. Termin zgłoszenia pracowników delegowanych
Notyfikacji delegowania trzeba dokonać najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy w Szwecji przez pracownika delegowanego. Brak zgłoszenia lub zgłoszenie po terminie grozi poważnymi sankcjami finansowymi dla pracodawcy.
3. Kiedy wymagane jest zgłoszenie delegowania?
Obowiązek zgłoszenia pracowników dotyczy trzech sytuacji:
- pracownicy wykonują pracę w ramach umowy biznesowej z odbiorcą usług w Szwecji,
- pracownicy są zatrudnieni bezpośrednio przez odbiorcę usług,
- pracownicy zostali zatrudnieni w innej firmie zagranicznej i oddelegowani do pracy w Szwecji.
Zgłoszenie nie jest wymagane w przypadku samozatrudnionych przedsiębiorców świadczących usługi w Szwecji.
4. Profil użytkownika – pierwszy krok do zgłoszenia
Aby zgłosić pracowników, pracodawca musi założyć profil użytkownika w portalu. Niezbędne są m.in.:
- dane logowania (adres e-mail, hasło),
- dane pracodawcy delegującego (nazwa, adres, numer identyfikacyjny, branża NECE),
- dane osoby upoważnionej do reprezentowania pracodawcy.
Dopiero po zalogowaniu możliwe jest złożenie zgłoszenia pracowników delegowanych do Szwecji.
5. Dane wymagane w zgłoszeniu delegowania
Formularz notyfikacyjny zawiera m.in.:
- dane odbiorcy usług w Szwecji,
- adres wykonywania pracy przez pracowników delegowanych,
- dane pracowników i okres delegowania,
- dane osoby kontaktowej w Szwecji.
Po wysłaniu zgłoszenia pracodawca otrzymuje mailowe potwierdzenie zgłoszenia delegowania pracowników, które należy przekazać szwedzkiemu odbiorcy usług.
6. Osoba kontaktowa w Szwecji
W każdym zgłoszeniu trzeba wskazać osobę kontaktową przebywającą w Szwecji przez cały okres delegowania. Osoba ta jest odpowiedzialna za przechowywanie i udostępnianie dokumentów dotyczących delegowania, np. umów o pracę czy ewidencji czasu pracy.
Brak wskazania osoby kontaktowej lub jej nieobecność może skutkować karą finansową.
7. Zmiana danych w zgłoszeniu
Jeśli zmienią się okoliczności wskazane w zgłoszeniu, pracodawca ma obowiązek zaktualizować zgłoszenie delegowania pracowników. Nie jest to konieczne jedynie w przypadku krótkotrwałej nieobecności pracownika (np. urlop, choroba).
8. Sankcje za brak zgłoszenia
Za niewywiązanie się z obowiązku zgłoszenia pracowników delegowanych do Szwecji pracodawcy grożą wysokie grzywny. Sankcje obejmują także:
- brak wskazania osoby kontaktowej,
- brak przekazania potwierdzenia zgłoszenia odbiorcy usług w Szwecji,
- podanie błędnych lub niekompletnych danych.
Organy szwedzkie mogą nałożyć obowiązek uzupełnienia dokumentacji lub aktualizacji danych.
Podsumowanie
Delegowanie pracowników do Szwecji wymaga od pracodawcy starannego dopełnienia obowiązków formalnych. Kluczowe jest:
- terminowe zgłoszenie pracowników do Arbetsmiljöverket,
- wskazanie osoby kontaktowej w Szwecji,
- przekazanie potwierdzenia odbiorcy usług.
Dzięki prawidłowej notyfikacji firma uniknie kar finansowych i będzie mogła bez przeszkód realizować projekty w Szwecji.
📌 Crede sp. z o.o. specjalizuje się w obsłudze firm w zakresie delegowania pracowników za granicę. Pomagamy w przygotowaniu zgłoszeń do urzędów pracy w UE, w tym do Arbetsmiljöverket w Szwecji.
