Niezależnie od tego, czy pracownik wyrusza w podróż służbową, czy jest oddelegowany do pracy za granicę, w kontekście jego wyjazdu wspomina się o dietach. Różna jest jednak rola diet dla pracownika w delegacji i pracownika oddelegowanego. Różnice te postaramy się wyjaśnić w poniższym artykule.

1. Dieta

Dieta to świadczenie wypłacane pracownikowi na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Minimalną wysokość i zasady wypłacania diet określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190 z późń. zm), zwane dalej rozporządzeniem.

Podkreślić należy, iż diety wypłacane są wyłącznie pracownikom znajdującym się w podróży służbowej – delegacji. Warunki, jakie powinien spełniać wyjazd, aby został uznany za delegację, określa art. 775 § 1 k.p. Przepis ten stanowi: Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Istotą delegacji jest jej incydentalny charakter. Nie powoduje ona zmiany miejsca świadczenia pracy, nawet czasowo. Zmiana miejsca świadczenia pracy stanowi natomiast istotę oddelegowania. Oddelegowanie następuje w wyniku zawarcia przez pracodawcę i pracownika stosownego porozumienia, tzw. aneksu eksportowego. Pracownikowi oddelegowanemu diety się nie należą.

2. Diety dla pracowników w delegacji

2.1. Podróż krajowa

Dieta z tytułu podróży krajowej wynosi obecnie 45,00 pln za dobę podroży. Wysokość świadczenia ustala się mając na względzie czas rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej. W tym zakresie stosuje się następujące zasady:

  • jeżeli podróż trwa nie więcej niż dobę:
    • do 8 godzin – dieta nie przysługuje;
    • od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety;
    • ponad 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości;
  • jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
    • do 8 godzin – przysługuje 50% diety;
    • ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości (§ 7 ust. 2 rozporządzenia)

W razie zapewnienia pracownikowi bezpłatnego wyżywienia, w tym także w ramach usługi hotelarskiej, wysokość diety ulega pomniejszeniu. Zakres zmniejszenia zależy od rodzaju posiłku, jaki zostaje zapewniony pracownikowi:

  • śniadanie – zmniejsza wartość diety o 25%;
  • obiad – zmniejsza wartość diety o 50%;
  • kolacja – zmniejsza wartość diety o 25% (§ 7 ust. 4,5 rozporządzenia).

Dieta nie będzie przysługiwała za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego pracownika oraz w razie zapewnienia pracownikowi bezpłatnego całodziennego wyżywienia (§ 7 ust. 3 rozporządzenia).

2.2. Podróż zagraniczna

Wysokość diet za dobę podróży służbowej do poszczególnych państw została podana w załączniku do rozporządzenia. Przykładowo dieta za dobę podróży: do Austrii wynosi 57 euro za dobę, do Francji – 55 euro za dobę, Szwajcarii – 88 CHF za dobę.

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Jeżeli podróż odbywa się do dwóch lub więcej państw, pracodawca ma prawo określić więcej niż jedno państwo docelowe (§ 13 ust. 2 rozporządzenia).

Pracownik powinien otrzymać dietę w pełnej wysokości za każdą dobę podróży zagranicznej. Jeżeli podróż nie obejmuje pełnej doby, wysokość diety zależy od czasu trwania podróży w tym dniu:

  • czas podróży nie przekracza 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,
  • czas podróży wynosi od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,
  • czas podróży przekracza 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości (§ 13 ust. 3 rozporządzenia).

Czas podróży służbowej liczy się w następujący sposób:

  • podróż odbywana środkami komunikacji lądowej – czas liczy się od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;
  • podróż odbywana drogą powietrzną – rozpoczyna się z chwilą startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju i kończy się z chwilą lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
  • podróż morska – trwa od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego (§ 12 rozporządzenia).

Pracodawca, który w czasie podróży zagranicznej zapewnił pracownikowi bezpłatne, całodzienne wyżywienie, ma obowiązek wypłacić jedynie 25% diety ustalonej zgodnie z powyższymi zasadami.

Kwota diety ulega zmniejszeniu o koszt zapewnionego pracownikowi bezpłatnego wyżywienia (tj. posiłków). Zasada ta ma również zastosowanie w razie korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie. Zmniejszenie wartości diety następuje w następujących granicach:

  • zapewnione śniadanie – powoduje zmniejszenie diety o 15%;
  • zapewniony obiad – powoduje zmniejszenie diety o 30%;
  • zapewniona kolacja – powoduje zmniejszenie diety o 30% (§ 14 ust. 1, 2, 3 rozporządzenia).

Dieta nie przysługuje, jeżeli pracownik otrzymał od pracodawcy należność pieniężną na wyżywienie. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od wartości diety, pracownik powinien otrzymać wyrównanie do wysokości należnej diety (§ 14 ust. 4 rozporządzenia).

3. Wynagrodzenie pracownika oddelegowanego

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, pracownicy oddelegowani nie mają prawa do diet. Diety, a konkretnie iloczyn dni pobytu za granicą i diet, ma jednak istotne znaczenie przy obliczaniu wynagrodzenia pracowników oddelegowanych do pracy za granicę.

3.1. Zmniejszenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracownika delegowanego ustala się mając na względzie modyfikacje wprowadzone przez § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 316). Przepis ten pozwala na pomniejszenie podstawy wymiaru składek o iloczyn liczby dni pobytu za granicą oraz wartości diet zagranicznych, przy czym podstawa wymiaru składek po pomniejszeniu nie może być mniejsza niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne brutto w gospodarce narodowej.

Z omawianej instytucji mogą skorzystać wyłącznie pracownicy oddelegowani do pracy za granicą, których przychód jest wyższy niż prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne brutto w gospodarce narodowej. Jeżeli przychód pracownika jest mniejszy, pomniejszenie nie może nastąpić. W przypadku gdy pracownik przez część miesiąca pracował za granicą, a przez część w Polsce lub był chory, bądź na urlopie, kwota przeciętnego wynagrodzenia nie ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu.

Pomniejszenie następuje o iloczyn dni pobytu za granicą i wartości diet zagranicznych. Za „dni pobytu za granicą” uważa się każdy dzień pobytu za granicą, w tym dni rozkładowo wolne od pracy, a także święta. Nie uwzględnia się natomiast dni, w czasie których pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim lub urlopie wypoczynkowym, bądź bezpłatnym.

3.2. Zwolnienie z podatku części przychodów osób czasowo przebywających za granicą

Stosownie do dyspozycji art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późń. zm), zwanej dalej ustawą: Wolna od podatku dochodowego jest część przychodów osób, o których mowa w art. 3 ust. 1, przebywających czasowo za granicą i uzyskujących w związku z tym pobytem przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku służbowym, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczym stosunku pracy, w kwocie odpowiadającej 30% diety określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 15 i 15c.

Z przedmiotowego zwolnienia może skorzystać polski rezydent podatkowy, który, w związku z czasowym pobytem za granicą, uzyskał dochód ze stosunku pracy lub stosunków pokrewnych.

Zwolnienie przysługuje w wysokości 30% iloczynu dni pobytu za granicą i diet zagranicznych. Przy ustalaniu liczby dni pobytu za granicą uwzględnia się każdy dzień pobytu podatnika za granicą, w trakcie których pozostawał w stosunku pracy lub w stosunku pokrewnym, a więc także soboty, niedziele, święta. Nie uwzględnia się dni pobytu za granicą, w czasie których podatnik nie pozostawał w stosunku pracy lub w stosunku pokrewnym.

Zwolnienie nie ma zastosowania do wynagrodzenia:

  • pracownika odbywającego podróż służbową poza granicami RP;
  • pracownika pozostającego poza granicami RP w celu udziału w konflikcie zbrojnym lub dla wzmocnienia sił państwa albo państw sojuszniczych, misji pokojowej, akcji zapobieżenia aktom terroryzmu lub ich skutkom, a także w związku z pełnieniem funkcji obserwatora w misjach pokojowych organizacji międzynarodowych i sił wielonarodowych, pod warunkiem, iż otrzymuje świadczenia zwolnione od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 83 lub 83a ustawy;
  • uzyskiwanego przez członka służby zagranicznej;
  • otrzymanego przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia (art. 21 ust 15 i 15c ustawy).

4. Nota prawna

Opracowanie stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t.jedn. z późn. zm.). Publikowanie bądź powielanie niniejszego opracowania lub jego części, przytaczanie opinii, jak również rozpowszechnianie w jakikolwiek inny sposób informacji w nim zawartych bez pisemnej zgody Crede sp. z o.o. jest zabronione.

Ten post dostępny jest także w języku: English Français