Powoli możliwość doręczania korespondencji urzędowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej staje się codziennością. 1 stycznia 2025 r. pierwsza grupa podmiotów została objęta obowiązkiem stosowania systemu doręczeń elektronicznych. Z czasem przedmiotowy obowiązek zostanie rozciągnięty na kolejne podmioty.
1. Nowość w prawie polskim
Instytucja e-doręczeń została wprowadzona do polskiego systemu prawnego przez ustawę z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045 z późń. zm.), zwaną dalej ustawą. Wdraża ona postanowienia Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE/.
Wprowadzenie Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych ma doniosłe znaczenie. Wiadomość wysłana za pomocą systemu e-doręczeń wywołuje bowiem taki sam skutek prawny, jak przesłany pocztą tradycyjną list polecony, za potwierdzeniem odbioru.
Powszechnie wskazuje się, iż e-doręczenia gwarantują bezpieczeństwo. Poprzez zastosowane rozwiązania technologiczne nie ma wątpliwości, kto jest nadawcą, a kto jest odbiorcą korespondencji. Istnieje również pewność, iż osoby trzecie nie ingerowały w treść przesłanych dokumentów.
Adresu do e-doręczeń nie można utożsamiać z adresem e-mail. Jest to zupełnie inny adres. Inny jest też jego format. Co więcej, adres do e-doręczeń ma charakter indywidualny i nie ma możliwości zmiany jego właściciela.
2. Harmonogram
Z uwagi na okoliczność, iż wdrożenie systemu e-doręczeń stanowi ogromną rewolucję, polski ustawodawca zdecydował się na stopniowe wdrażanie tej formy doręczeń. Harmonogram wprowadzenia obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych wygląda następująco:
| od 1 stycznia 2025 r. | • organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy; • inne organy władzy publicznej, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy; • ZUS i zarządzane przez niego fundusze oraz KRUS i fundusze zarządzane przez prezesa KRUS; • NFZ; • agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, PAN i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych; • jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego; • inne podmioty publiczne; • osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, tj.: adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, doradca restrukturyzacyjny, rzecznik patentowy, notariusz; • podmioty niepubliczne rejestrujące się do KRS od 1 stycznia 2025 r.; • podmioty niepubliczne składające wniosek o wpis do CEIDG |
| od 1 kwietnia 2025 r. | • podmioty niepubliczne zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r. |
| od 1 lipca 2025 r. | • podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. – w przypadku dokonywania zmian we wpisie po 30 czerwca 2025 r. |
| od 1 października 2026 r. | • podmioty niepubliczne zarejestrowane w CEIDG do 31 grudnia 2024 r. |
| od 1 października 2029 r. | • jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitalne oraz samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi hybrydowej; • sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna |
3. Dostawcy usług
E-doręczenia stanowią tzw. usługi zaufane. W związku z tym usługi doręczeń elektronicznych mogą świadczyć jedynie podmioty mające status dostawców usług zaufania. Status ten potwierdza wpis do rejestru dostawców usług zaufania świadczących kwalifikowane usługi zaufania. Status publicznego dostawcy usług zaufania z zakresu e-doręczeń posiada Poczta Polska S.A.
4. Uzyskanie adresu do e-doręczeń
Podstawowym warunkiem korzystania z systemu e-doręczeń jest uzyskanie adresu do e-doręczeń. W tym celu należy złożyć stosowny wniosek (art. 11 pkt 1 ustawy). Adres do e-doręczeń może również zostać nadany automatycznie. Następuje to w przypadku otrzymania przez ministra właściwego do spraw informatyzacji danych przekazanych w związku z wnioskiem o wpis do KRS albo do CEIDG (art. 11 pkt 2 ustawy).
Wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych składany jest on-line. Przykładowo przedsiębiorcy prywatni chcący korzystać z usługi u publicznego dostawcy powinni skorzystać ze strony przez https://www.biznes.gov.pl/pl.
Po weryfikacji wniosku przez ministra właściwego ds. cyfryzacji, zostaje utworzony adres do e-doręczeń. Wnioskodawca otrzyma wtedy wiadomość w e-mail z prośbą o aktywację skrzynki.
5. Baza Adresów Elektronicznych
Wpis adresu do doręczeń do BAE jest niezwykle ważny. Stosownie bowiem do art. 7 ust. 1 ustawy: Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.
BAE jest to rejestr publiczny, do którego wpisywane są wszystkie adresy do e-doręczeń. Baza prowadzona jest przez ministra właściwego ds. informatyzacji. Minister zobowiązany jest również do jej utrzymania i rozwoju.
W BAE gromadzone są dane podmiotów posiadających adres do e-doręczeń:
- podmiotów publicznych;
- podmiotów niepublicznych będących osobami fizycznymi,
- podmiotów niepublicznych niebędących osobami fizycznymi.
6. Usługa hybrydowa
Wyjątkowo ustawodawca dopuścił możliwość doręczenia korespondencji za pomocą usługi hybrydowej, czyli w sposób elektroniczno-papierowy. Taka forma doręczenia ma miejsce gdy podmiot publiczny nadaje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej przesyłkę zawierającą dokument, a na poczcie dokument ten jest drukowany i wysyłany w formie papierowej do adresata.
Podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej w przypadku:
- braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych albo
- gdy posiada wiedzę, że osoba fizyczna posiadająca adres do doręczeń elektronicznych została pozbawiona wolności (art. 5 ust. 1 ustawy)
7. Nota prawna
Opracowanie stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t.jedn. z późn. zm.). Publikowanie bądź powielanie niniejszego opracowania lub jego części, przytaczanie opinii, jak również rozpowszechnianie w jakikolwiek inny sposób informacji w nim zawartych bez pisemnej zgody Crede sp. z o.o. jest zabronione.
