Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej wypłacany jest zarówno pracownikom delegowanym, jak i świadczącym pracę na terenie Polski. Wypłata przedmiotowego świadczenia związana jest bezpośrednio z obowiązkiem pracodawcy zapewnienia pracownikom, nieodpłatnie, odzieży i obuwia roboczego oraz jej prania, konserwacji, odpylania i odkażania.
1. Obowiązek pracodawcy
W myśl art. 2377 § 1 k.p. na pracodawcy ciąży powinność zapewnienia pracownikom, nieodpłatnie, odzieży i obuwia roboczego, spełniającego wymagania określone w Polskich Normach. Przedmiotowy obowiązek powstaje w następujących przypadkach:
- odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
- ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ustawodawca dopuszcza, aby pracodawca określił stanowiska, na których pracownicy mogą używać (za ich zgodą) własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy. Takie uprawnienie nie przysługuje pracodawcy w stosunku do stanowisk, na których wykonywane są prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych, a także prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (art. 2377 § 1 k.p.).
Podkreślić należy, iż pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego (art. 2379 § 1 k.p.)
2. Ekwiwalent
Co do zasady, pracodawca powinien zapewnić pranie, konserwację, odpylanie oraz odkażanie odzieży i obuwia roboczego (art. 2379 § 2 in fine k.p.). Jeżeli pracodawca nie może wywiązać się z przedmiotowego obowiązku, w/w czynności mogą być wykonywane przez pracownika. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek wypłacania pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego (art. 2379 § 3 k.p.).
Pracodawca nie może powierzyć pracownikom prania, konserwacji, odpylania oraz odkażania odzieży i obuwia roboczego, które w wyniku stosowania w procesie pracy uległy skażeniu środkami chemicznymi lub promieniotwórczymi albo materiałami biologicznie zakaźnymi (art. 23710 § 2 k.p.).
Przepisy nie określają, ile wynosić ma ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. Jego wartość powinien oszacować pracodawca mając na względzie nakłady czasu i pracy pracownika, aktualne ceny prądu, wody, środków piorących, rodzaj i ilość odzieży oraz obuwia roboczego, a także stopień ich zabrudzenia. Wysokość ekwiwalentu powinna być aktualizowana stosownie do zmian wartości czynników uwzględnianych przy jego wyliczaniu.
Ustalając sposób liczenia ekwiwalentu należy zastrzec, iż na jego wysokość będą mieć wpływ absencje pracownika w pracy. Inaczej mówiąc, na jego wysokość wpłynie nieobecność pracownika w pracy spowodowana np. chorobą, urlopem wypoczynkowym itp.
3. Czy ekwiwalent za pranie odzieży jest oskładkowany?
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej nie jest oskładkowany. Wynika to bezpośrednio z dyspozycji z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 316 z póź. zm). Przepis ten stanowi: Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych.
Z przedmiotowego zwolnienia korzysta jedynie ekwiwalent ustalony w sposób indywidualny. Nie skorzysta z niego świadczenie, którego wysokość została ustalona w jednakowej wysokości dla wszystkich pracowników. Takie świadczenie stanowi bowiem ryczałt. Pogląd ten potwierdził ZUS Oddział w Gdańsku w interpretacji indywidualnej z dnia 29 listopada 2018 r., DI/100000/43/1198/2018. W jego ocenie: „poniesiony przez pracodawcę koszt związany z przekazaniem pracownikowi środków pieniężnych z przeznaczeniem na pranie i używanie odzieży roboczej bądź odzieży prywatnej wykorzystywanej przez niego przy wykonywaniu obowiązków służbowych musi spełniać wymogi ekwiwalentu pieniężnego i odpowiadać rzeczywistej wartości kosztów poniesionych przez pracownika w związku z praniem i używaniem tej odzieży. Zwrócić należy uwagę, że wyraz „ekwiwalent” w myśl definicji słownikowych oznacza „równowartość, rzecz zawierającą w sobie wartość innej rzeczy” (internetowy Słownik Języka Polskiego SJP.pl), jak również „rzecz równą innej wartością” oraz „towar, w którym jest wyrażona wartość innego towaru” (Słownik języka polskiego PWN, wersja elektroniczna, sjp.pwn.pl). W rzeczywistości, zgodnie ze wskazaniami doktryny i judykatury, ww. przepis nakłada na pracodawcę obowiązek zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów prania odzieży roboczej. Jeżeli pracownik korzysta z usług pralni, powinien przedstawić pracodawcy rachunek za wykonaną usługę z żądaniem zwrotu poniesionych wydatków. Natomiast, gdy pracownik samodzielnie pierze odzież roboczą, pracodawca ma obowiązek wypłacenia mu ekwiwalentu w wysokości uzgodnionej z pracownikiem lub przedstawicielstwem pracowników. Wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony w sytuacji gdy pracodawca zapewnia każdemu z pracowników tę samą stałą wartość pieniężną ustaloną na podstawie średniej ceny rynkowej z przeznaczeniem na pranie i używanie przez nich odzieży własnej do celów służbowych. Wypłacone w ten sposób środki pieniężne na pranie oraz używanie odzieży własnej przybiorą postać ryczałtu pieniężnego, nie zaś ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 przywołanego wyżej rozporządzenia.”
4. Zwolnienie z podatku
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej stanowi przychód ze stosunku pracy. Zwolniony on jest jednak z podatku dochodowego od osób fizycznych. Przepis art. 21 ust 1 pkt 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 163 z późń. zm.) zwalnia z podatku dochodowego świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Przy czym ze zwolnienia korzystają wyłącznie te świadczenia, których zasady przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
Jeżeli pracodawca wypłaca pracownikowi stałą kwotę na pranie odzieży roboczej, świadczenie to nosi znamiona ryczałtu i jest opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
5. Nota prawna
Opracowanie stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t.jedn. z późn. zm.). Publikowanie bądź powielanie niniejszego opracowania lub jego części, przytaczanie opinii, jak również rozpowszechnianie w jakikolwiek inny sposób informacji w nim zawartych bez pisemnej zgody Crede sp. z o.o. jest zabronione.
