La possibilité de livrer la correspondance officielle par voie électronique devient peu à peu la quotidienneté. Le 1er janvier 2025, le premier groupe d’entités a été soumis à l’obligation d’utiliser le système de livraison électronique. Avec le temps, l’obligation en question sera étendue à d’autres entités.
1. La nouveauté en droit polonais
L’institution des livraisons électroniques a été introduite dans le système juridique polonais par la loi du 18 novembre 2020 sur les livraisons électroniques (i.e. Journal Officiel de 2024, pos. 1045, tel que modifié), ci-après dénommée la loi. Elle met en œuvre les dispositions du Règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur et abrogeant la directive 1999/93/CE/.
L’introduction du Système National de Livraison Électronique a une importance majeure. En effet, un message envoyé au moyen du système de livraisons électroniques produit la même conséquence juridique qu’une lettre recommandée envoyée par courrier, avec accusé de réception.
Il est communément admis que les livraisons électroniques garantissent la sécurité. Grâce aux solutions technologiques utilisées, il n’y a aucun doute quant à l’identité de l’expéditeur et du destinataire de la correspondance. Il est également certain que des tiers n’ont pas interféré avec le contenu des documents envoyés.
L’adresse de livraison électronique ne peut pas être identifiée avec celle e-mail. Il s’agit d’une adresse totalement différente. Son format est également différent. De plus, l’adresse de livraison électronique est individuelle et il n’est pas possible de changer son propriétaire.
2. Le calendrier
Compte tenu du fait que l’application du système de livraisons électroniques constitue une énorme révolution, le législateur polonais a décidé de mettre en œuvre progressivement cette forme de livraison. Le calendrier de l’introduction de l’obligation d’utiliser le Système National de Livraison Électronique se présente comme suit :
| à partir du 1er janvier 2025 | • les organismes d’administration publique et les unités budgétaires au service de ces autorités ; • d’autres autorités publiques, y compris les autorités de contrôle de l’État et les autorités de protection de la loi, ainsi que les unités budgétaires au service de ces organismes ; • ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych – l’Institut d’assurance sociale) et les fonds qu’il gère, ainsi que KRUS (Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego – la Caisse de sécurité sociale des agriculteurs) et les fonds gérés par le président de KRUS ; • NFZ (Narodowy Fundusz Zdrowia – Fonds national de la santé) ; • les agences exécutives, les institutions d’économie budgétaire, les fonds publics affectés, les établissements de santé publics indépendants, les universités publiques, PAN (Polska Akademia Nauk – l’Académie polonaise des sciences) et les unités organisationnelles créées par elle, les institutions culturelles de l’État et celles locales, les autres personnes morales de l’État ou des collectivités locales créées sur la base d’actes distincts afin d’exécuter des tâches publiques ; • les collectivités locales et leurs syndicats, ainsi que les associations métropolitaines et les établissements budgétaires des collectivités locales – en ce qui concerne le service public de livraison électronique enregistrée ; • d’autres entités publiques ; • les personnes exerçant des professions de confiance publique, c.-à-d. avocat, conseiller juridique, conseiller fiscal, conseiller en restructuration, mandataire en brevets, notaire ; • les entités non publiques s’inscrivant dans KRS à compter du 1er janvier 2025 ; • les entités non publiques déposant une demande d’inscription dans CEIDG |
| à partir du 1er avril 2025 | • les entités non publiques enregistrées dans KRS avant le 1er janvier 2025 |
| à partir du 1er juillet 2025 | • les entités non publiques enregistrées dans CEIDG jusqu’au 31 décembre 2024 – en cas de modifications apportées à l’inscription après le 30 juin 2025 |
| à partir du 1er octobre 2026 | • les entités non publiques enregistrées dans CEIDG jusqu’au 31 décembre 2024 |
| à partir du 1er octobre 2029 | • les collectivités locales et leurs syndicats, ainsi que les associations métropolitaines et les établissements budgétaires des collectivités locales – dans le cadre du service public hybride ; • les cours, les tribunaux, les huissiers, les procureus, les services répressifs et les Services Pénitentiaires |
3. Les prestataires de services
Les livraisons électroniques constituent les soi-disant services de confiance. Par conséquent, les services de livraison électronique ne peuvent être fournis que par des entités ayant le statut de prestataires de services de confiance. L’inscription au registre des prestataires de services de confiance qualifiés confirme ce statut. Poczta Polska S.A. a le statut de prestataire public de services de confiance dans le domaine des livraisons électroniques.
4. L’obtention d’une adresse de livraison électronique
L’obtention d’une adresse de livraison électronique constitue la condition de base pour utiliser le système de livraison électronique. À cette fin, il faut soumettre une requête appropriée (article 11, point 11 de la loi). L’adresse de livraison électronique peut également être attribuée automatiquement. Cela se produit lorsque le ministre chargé de l’informatisation reçoit des données fournies dans le cadre de la demande d’inscription à KRS ou à CEIDG (article 11, point 2 de la loi).
La demande de création d’une adresse de livraison électronique se fait en ligne. Par exemple, les entrepreneurs privés qui veulent utiliser le service auprès d’un fournisseur public doivent visiter le site suivant : https://www.biznes.gov.pl/pl.
Après la vérification de la requête par le ministre chargé de la numérisation, une adresse de livraison électronique est créée. Ensuite, le demandeur recevra un e-mail lui demandant d’activer la boîte.
5. La Base de données d’adresses électroniques
L’inscription de l’adresse de livraison dans BAE (Baza Adresów Elektronicznych – Base de données d’adresses électroniques) est extrêmement importante. En effet, conformément à l’article 7(1) de la loi : L’inscription de l’adresse de livraison électronique dans la base de données d’adresses électroniques équivaut à demander que les entités publiques fournissent la correspondance à cette adresse.
BAE est un registre publique dans lequel toutes les adresses de livraison électronique sont inscrites. Le ministre chargé de l’informatisation gère cette base de données. Le ministre est également tenu de l’entretenir et de la développer.
BAE collecte les données des entités disposant d’une adresse de livraison électronique :
- les entités publiques ;
- les entités non publiques qui sont des personnes physiques ;
- les entités non publiques qui ne sont pas des personnes physiques.
6. Le service hybride
Exceptionnellement, le législateur a accordé la possibilité de délivrer la correspondance à l’aide d’un service hybride, c’est-à-dire d’une manière électronique-papier. Une telle forme de livraison se produit lorsqu’une entité publique envoie un colis contenant un document en utilisant des moyens de communication électroniques et que ce document est imprimé au bureau de poste et envoyé sur papier au destinataire.
Une entité publique distribue la correspondance nécessitant une preuve d’envoi ou de réception en utilisant le service hybride public dans les cas suivants :
- il n’est pas possible de livrer la correspondance à l’adresse de livraison électronique ou
- lorsqu’elle sait qu’une personne physique disposant d’une adresse de livraison électronique a été privée de liberté (article 5 (1) de la loi).
7. Les mentions légales
L’étude est une œuvre au sens de la loi du 4 février 1994 sur le droit d’auteur et les droits voisins (JO 2006 n° 90, point 631, texte unifié tel que modifié). Il est interdit de publier ou de reproduire ce document ou de ses parties, de citer des opinions, ainsi que de diffuser de toute autre manière les informations qu’il contient sans autorisation écrite de Crede sp. o.o.
