Il est largement reconnu que les salariés envoyés travailler à l’étranger doivent toujours recevoir des indemnités journalières constituant le remboursement des frais de nourriture et de certaines dépenses. Cette opinion est erronée. En effet, les indemnités journalières étrangères ne sont dues qu’à un groupe de travailleurs strictement défini.
1. Le voyage d’affaires et le détachement
Afin de déterminer le cercle des personnes ayant droit aux indemnités journalières, il est nécessaire d’expliquer la différence entre le voyage d’affaires et le détachement.
La notion de voyage d’affaires a été définie par le législateur à l’article 775 § 1 k.p. du Code du travail. Selon cette dispostion : Le salarié qui exécute, à la demande de l’employeur, la mission officielle en dehors de la ville où le siège de l’employeur se trouve ou en dehors du lieu de travail habituel a droit aux redevances pour couvrir les coûts liés au voyage d’affaires. Un tel voyage est donc le départ de l’employé en dehors de la ville où le siège de l’employeur ou le lieu de travail habituel se trouve au cours duquel le salarié exécute une mission officielle, sur la base d’une instruction de l’employeur.
Le détachement n’a pas été défini par le législateur. Selon la doctrine, il se caractérise par le changement temporaire du lieu de travail. Ce changement nécessite que l’employeur et le salarié concluent un accord modifiant les conditions d’emploi – soi-disant annexe d’exportation.
Les indemnités journalières étrangères ne sont dues qu’aux travailleurs en voyage d’affaires. Ces employés ont également droit au remboursement des frais suivants : ceux de déplacement, déplacement en transports locaux, hébergement et autres dépenses nécessaires et documentées, déterminées ou reconnues par l’employeur, en réponse aux besoins justifiés. Le salariés détachés n’ont pas droit aux indemnités journalières et autres prestations liées au voyage d’affaires.
2. La base juridique
Les règles relatives à la détermination du montant des indemnités journalières étrangères et à leur versement sont fixées par le règlement du Ministre du Travail et de la Politique Sociale du 29 janvier 2013 sur les créances dues au salarié embauché dans l’unité budgétaire de l’État ou locale au titre du voyage d’affaires (c.-à-d. Journal Officiel de 2013, pos. 2190, tel que modifié), ci-après dénommée le règlement. L’acte juridique mentionné ci-dessus contient une réglementation applicable aux indemnités journalières et autres créances relatives aux voyages d’affaires effectués tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de la Pologne. En raison du sujet de cet article, nous allons limiter les considérations ultérieures aux indemnités journalières étrangères.
3. Le montant des indemnités journalières étrangères
Les indemnités journalières étrangères servent à couvrir les frais de nourriture et d’autres dépenses mineures.
Le montant de l’indemnité journalière pour une journée de voyage à l’étranger est précisé dans l’annexe du règlement. Par exemple : l’indemnité journalière étrangère pour une journée de travail en Belgique est de 55 euros, en France de 55 euros et en Allemagne de 49 euros.
Pour déterminer la valeur des indemnités journalières, le pays de destination du voyage d’affaires est important. En effet, les indemnités journalières étrangères sont dues selon le montant applicable à l’État de destination. Si le voyage d’affaires se déroule dans deux États ou plus, l’employeur peut spécifier plus de pays de destination.
Pour chaque journée complète d’un voyage à l’étranger, une indemnité journalière étrangère est due en totalité. Pour une journée incomplète de voyage d’affaires, les indemnités journalières sont respectivement inférieures et s’élèvent à :
- 1/3 d’indemnité journalière – lorsque le voyage d’affaires dure jusqu’à 8 heures,
- 50% d’une indemnité journalière – lorsque le voyage d’affaires dure plus de 8 à 12 heures,
- l’indemnité journalière complète – lorsque la durée du voyage d’affaires dépasse 12 heures.
Le salarié bénéficiant de la nourriture gratuite pour toute la journée a droit à 25 % de l’indemnité journalière déterminée selon les règles décrites ci-dessus.
Le montant des indemnités journalières dues au travailleur est réduit du coût de la nourriture gratuite qui lui est fournie. Dans un tel cas, il est admis que :
- le petit déjeuner constitue 15 % de l’indemnité journalière ;
- le déjeuner constitue 30 % de l’indemnité journalière ;
- le dîner constitue 30 % de l’indemnité journalière.
Les règles relatives à la réduction des indemnités journalières de la valeur des repas fournis au salarié ne s’appliquent pas lorsque le travailleur utilise un service hôtelier en vertu duquel la nourriture est garantie.
L’indemnité journalière étrangère n’est pas due à l’employé qui reçoit la créance pécuniaire pour la nourriture. Si cette créance est inférieure à l’indemnité journalière, le salarié doit obtenir une compensation de la part de l’employeur jusqu’à concurrence de l’indemnité journalière due.
Un travailleur qui séjourne dans un hôpital ou un autre établissement médical au cours d’un voyage d’affaires doit recevoir 25 % de l’indemnité journalière pour chaque jour passé dans ces établissements.
4. Les impôts et la sécurité sociale
Étant donné que les indemnités journalières constituent un remboursement des frais de nourriture et des petites dépenses, elles sont exonérées d’impôt en vertu de l’article 21(1)(16)(a) de la loi du 26 juillet 1991 relative à l’impôt sur le revenu des personnes physiques (c.-à-d. JO 2024, pos. 226), ci-après dénommée la loi. Cette disposition exonère de l’impôt sur le revenu les indemnités journalières et autres créances pour la durée du voyage d’affaires d’un salarié jusqu’au montant spécifié dans des lois distinctes ou dans des dispositions publiées par le ministre chargé du travail sur le montant et les conditions de détermination des créances dues au travailleur employé dans l’unité budgétaire de l’État ou locale, au titre du voyage d’affaires à l’intérieur et à l’extérieur du pays.
Les indemnités journalières étrangères sont également non contributives. § 2 point 15 du règlement du ministre du Travail et de la Politique sociale du 18 décembre 1998 relatif aux modalités de détermination de la base de calcul des contributions au régime de pension (c.-à-d. JO 2023, pos. 728, tel que modifié), ci-après dénommé le règlement sur les cotisations, constitue la base d’exonération de l’obligation de payer des cotisations.
5. Les indemnités journalières et le détachement
Comme indiqué précédemment, les salariés détachés n’ont pas droit aux indemnités journalières étrangères. Toutefois, il convient de noter que les indemnités journalières étrangères affectent le montant de la rémunération due aux travailleurs détachés. En effet, le législateur a prévu à l’article 21(1)(20) de la loi l’exonération de l’impôt sur le revenu d’une partie des recettes perçues par les salariés détachés pour travailler à l’étranger. La partie du revenu constituant l’équivalent de 30 % des indemnités journalières et du produit de la valeur de jours passés à l’étranger est exonérée de taxation. L’exonération en question ne s’applique pas aux rémunérations :
- du salarié en voyage d’affaires en dehors de la République de Pologne ;
- du travailleur en raison de son séjour en dehors de la République de Pologne, afin de participer au conflit armé ou de renforcer les forces de l’État ou des pays alliés, la mission de paix, les actions contre les actes de terrorisme ou leurs effets, ainsi que d’exercer une fonction d’observateur dans les missions de paix d’organisation internationales et de forces multinationales, à condition qu’il reçoive des prestations exonérées d’impôt en vertu du paragraphe 1, points 83 ou 83a de la loi ;
- perçues par un membre du Service Étranger (article 21(15) de la loi).
La législation permet également de réduire l’assiette des cotisations sociales pour les travailleurs détachés à l’étranger. Selon § 2(1)(16) du règlement sur les cotisations : L’assiette des cotisations ne comprend pas les recettes suivantes : une partie de la rémunération des salariés dont les recettes sont supérieures à la rémunération moyenne visée à l’article 19(1) de la loi qui sont embauchés à l’étranger par des employeurs polonais, à l’exclusion des personnes énumérées à l’article 18(12) de la loi – d’un montant équivalent à une indemnité journalière pour les voyages d’affaires à l’étranger, pour chaque jour de séjour, spécifié dans les dispositions sur le montant et les conditions de détermination des créances dues au travailleur employé dans l’unité budgétaire de l’État ou locale, au titre du voyage d’affaires à l’extérieur du pays, sous réserve que le revenu mensuel de ces personnes, constituant la base de calcul des cotisations et ainsi déterminé, ne soit pas inférieur au montant de la rémunération moyenne visée à l’article 19(1) de la loi.
6. Les mentions légales
L’étude est une œuvre au sens de la loi du 4 février 1994 sur le droit d’auteur et les droits voisins (JO 2006 n° 90, point 631, texte unifié tel que modifié). Il est interdit de publier ou de reproduire ce document ou de ses parties, de citer des opinions, ainsi que de diffuser de toute autre manière les informations qu’il contient sans autorisation écrite de Crede sp. o.o.
