Cudzoziemiec przybywający do Polski w celu podjęcia tutaj pracy nie posiada numeru PESEL. Powinien go jednak uzyskać. Jest on bowiem niezbędny do załatwienia wielu spraw urzędowych i formalności na terenie naszego kraju. Poniżej wyjaśnimy, czym jest numer PESEL i jak go uzyskać.

1. PESEL

W Polsce ewidencję ludności prowadzi się w Powszechnym Elektronicznym Systemie Ewidencji Ludności, (rejestr PESEL) oraz w rejestrach mieszkańców (art. 3 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (tj. Dz. U. z 2021 r. poz. 510 z późń. zm), zwanej dalej ustawą).

W rejestrze PESEL gromadzone są dane:

  1. obywateli polskich zamieszkujących na terytorium RP;
  2. obywateli polskich zamieszkujących poza granicami RP w związku z ubieganiem się o polski dokument tożsamości;
  3. cudzoziemców zamieszkujących na terytorium RP (art. 7 ust. 1 ustawy).

Mogą w nim być także gromadzone dane osób, których odrębne przepisy zobowiązują do posiadania numeru PESEL (art. 7 ust. 2 ustawy).

W rejestrze mieszkańców zbierane są dane osób, które wykonały obowiązek meldunkowy (art. 7 ust. 2 ustawy).

Każda osoba, której dane gromadzone są we wskazanych powyżej rejestrach nadaje się numer identyfikacyjny Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności – w skrócie numer PESEL (art. 15 ust. 1 ustawy). Numer PESEL jest niepowtarzalny. Składa się z jedenastu cyfr. Pierwsze sześć cyfr informuje o dacie urodzenia. Od siódmej do dziesiątej cyfry znajduje się numer porządkowy, przy czym ostatnia cyfra numeru porządkowego zawiera oznaczenie płci. Jedenasta cyfra jest liczbą kontrolną umożliwiającą elektroniczną kontrolę poprawności nadanego numeru PESEL (art. 15 ust. 2 ustawy).

2. Po co numer PESEL?

Numer PESEL powszechnie używany jest w kontaktach z urzędami i instytucjami państwowymi oraz samorządowymi, bankami, służbą zdrowia. Pozwala bowiem na jednoznaczną identyfikację jego posiadacza.

Wśród sytuacji, kiedy wykorzystywany jest numer PESEL przykładowo można wskazać: zarejestrowanie nowego pracownika w ZUS oraz wysłanie deklaracji rocznej do Urzędu Skarbowego. Należy jednak zauważyć, iż może mieć miejsce sytuacja, gdy pracodawca zatrudnia cudzoziemca nie posiadającego numeru PESEL. W takim przypadku, w zgłoszeniu do ZUS podać należy serię i numer dowodu osobistego lub paszportu. Nie jest jednak możliwe złożenie w Urzędzie Skarbowym deklaracji podatkowej cudzoziemca nieposiadającego numeru PESEL. Stosownie bowiem do dyspozycji art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 166 z późń. zm.) identyfikatorem podatkowym jest:

  1. numer PESEL – w przypadku podatników będących osobami fizycznymi niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług lub nieprowadzących działalności gospodarczej;
  2. NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2.

W praktyce oznacza to, iż każda osoba, w tym cudzoziemiec, rozliczający podatki na terenie naszego kraju powinien posiadać numer PESEL. Tym samym nie jest możliwe wysłanie do Urzędu Skarbowego deklaracji, w której zamiast numeru PESEL wskazano ciąg tych samych cyfr, lub kolejne cyfry.

3. Uzyskanie numeru PESEL

Cudzoziemiec, który zamelduje się w Polsce, otrzyma numer PESEL automatycznie. Może się jednak zdarzyć, iż cudzoziemiec nie może się zameldować. W takim przypadku powinien wystąpić do urzędu gminy z wnioskiem o nadanie numeru PESEL.

Wniosek o nadanie numeru PESEL należy złożyć na piśmie. Ustawodawca w art. 18 ust. 2 ustawy ściśle określił zakres informacji, jakie powinny znaleźć się we wniosku. Nie ma jednak konieczności jego samodzielnego redagowania. Wzór wniosku określa bowiem rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z 4 stycznia 2012 r. w sprawie nadania lub zmiany numeru PESEL (Dz.U. z 2015 r. poz. 1984 z późń. zm.). Formularz dostępny jest w Internecie oraz w urzędach gminy.

Wypełniony formularz należy opatrzyć własnoręcznym podpisem (art. 18 ust. 1 ustawy).

Składając wniosek o nadanie numeru PESEL, cudzoziemiec powinien przedstawić do wglądu ważny dokument podróży. Jeżeli wniosek dotyczy obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej, obywatela państwa członkowskiego Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA) – strony umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym lub obywatela Konfederacji Szwajcarskiej, można przedstawić do wglądu inny ważny dokument potwierdzający tożsamość wnioskodawcy oraz jego obywatelstwo.

Jeżeli cudzoziemiec działa przez pełnomocnika, należy złożyć dokument pełnomocnictwa.

Wniosek o nadanie numeru PESEL jest wolny od opłat. Jednakże w razie działania za pośrednictwem pełnomocnika,  załączyć należy dowód uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa. Wynosi ona 17 PLN.

Numer PESEL powinien zostać nadany bez zbędnej zwłoki.

4. Nadanie numeru PESEL obywatelom Ukrainy na podstawie postanowień Specustawy

W związku z wybuchem wojny na Ukrainie, do naszego kraju przybyło wielu obywateli tego państwa. W celu ułatwienia uzyskania przez nich numeru PESEL, ustawodawca wprowadził regulację szczególną. Nastąpiło to w ustawie z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz. U. z 2022 r. poz. 583 z późń. zm.), zwana dalej specustawą.

Obywatelom Ukrainy, których pobyt w Polsce jest legalny zgodnie z postanowieniami specustawy, nadaje się numer PESEL, na ich pisemny wniosek, złożony w organie wykonawczym gminy (art. 4 ust. 1 specustawy).

Zakres danych podawanych we wniosku nieco się różni od danych podawanych we wniosku stosowanym przy „standardowej” procedurze nadawania numeru PESEL. Formularz wniosku został udostępniony w Biuletynie Informacji Publicznej. Jest on sporządzony w języku polskim i ukraińskim (art. 4 ust. 18, 19 specustawy).

Wniosek powinien zostać wypełniony przez wnioskodawcę albo przez pracownika organu, w którym jest składany na podstawie danych podanych przez wnioskodawcę (art. 4 ust. 2 specustawy). Od wnioskodawcy pobiera się odciski palców. Nie pobiera się ich od osoby:

  1. która nie ukończyła 12. roku życia;
  2. od której chwilowo fizycznie nie jest możliwe pobranie odcisków któregokolwiek z palców;
  3. od której pobranie odcisków palców jest fizycznie niemożliwe (art. 4 ust. 8, 9 specustawy).

Potwierdzenie tożsamości wnioskodawcy następuje na podstawie dokumentu podróży, Karty Polaka lub innego dokumentu ze zdjęciem umożliwiającego ustalenie tożsamości. W przypadku osób, które nie ukończyły 18 roku życia, potwierdzenie tożsamości może nastąpić również na podstawie dokumentu potwierdzającego urodzenie (art. 4 ust. 11 specustawy). Potwierdzenie tożsamości może zostać dokonane również na podstawie dokumentu unieważnionego. Powinien on jednak pozwalać na on ustalenie tożsamości osoby (art. 4 ust. 12 specustawy).

5. Nota prawna

Opracowanie stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t.jedn. z późn. zm.). Publikowanie bądź powielanie niniejszego opracowania lub jego części, przytaczanie opinii, jak również rozpowszechnianie w jakikolwiek inny sposób informacji w nim zawartych bez pisemnej zgody Crede sp. z o.o. jest zabronione.

Ten post dostępny jest także w języku: Français