Belgia staje się coraz bardziej popularnym kierunkiem delegowania pracowników. Nim pracownik delegowany zacznie świadczyć pracę na terenie Belgii, pracodawca musi dopełnić szeregu formalności. Jednym z nich jest obowiązek zgłoszenia delegowanych pracowników do Limosy.

1. Co to jest Limosa?

Limosa to system elektroniczny, do którego należy zgłosić pracowników, którzy mają zostać oddelegowani do Belgii. Zgłoszenie przyjmuje postać deklaracji elektronicznej, składanej za pośrednictwem strony internetowej: https://www.limosa.be/. Należy ją złożyć każdorazowo przed rozpoczęciem okresu delegowania pracownika.

System został wprowadzony w 2007 r. Stanowi narzędzie ułatwiające właściwym organom weryfikację oraz kontrolę informacji o delegowaniu. Ma do niego bowiem wgląd m.in. belgijska inspekcja pracy.

Za niedopełnienie obowiązku zgłoszenia pracownika delegowanego do Limosy pracodawcy grożą sankcje administracyjne oraz karne. Sankcje karne mogą zostać nałożone również na podmioty, u których lub dla których świadczone są usługi na terenie Belgii. Ma to miejsce w przypadku, gdy nie zgłoszą oni właściwym organom braku posiadania przez delegowanego pracownika potwierdzenia zgłoszenia go do Limosy. Z tego też powodu belgijscy kontrahenci są zazwyczaj bardzo zainteresowani dopełnieniem przez delegującego pracodawcę obowiązku zgłoszenia pracownika delegowanego do Limosy i posiadania dokumentu potwierdzającego zgłoszenie.

2. Kogo należy zgłosić do Limosy?

Obowiązek zgłoszenia do Limosy dotyczy pracowników najemnych delegowanych do Belgii w celu świadczenia tam pracy czasowo lub częściowo.

Zgłoszeniu podlegają także osoby samozatrudnione, które przyjeżdżają do Belgi wykonywać czasowo lub częściowo działalność na własny rachunek w sektorze wysokiego ryzyka (np. budownictwo), ale nie mieszkają na stałe w Belgii, ani nie mają tam siedziby.

3. Kto jest zwolniony z Limosy?

Obowiązek zgłoszenia pracowników delegowanych do Limosy nie ma charakteru bezwzględnego. Istnieją od niego wyjątki. Zależą one od przyczyny przyjazdu do Belgii i długości pobytu.

Zwolnienie z obowiązku złożenia Limosy ma miejsce w następujących przypadkach:

  • pracownicy i osoby pracujące na własny rachunek, uczestniczący w spotkaniach w ograniczonym kręgu (np. negocjacje umów), przy czym każde takie zebranie może trwać maksimum 20 kolejnych dni kalendarzowych, a uczestnictwo w posiedzeniach zamkniętych w ciągu całego roku nie może przekroczyć 60 dni;
  • uczestnicy kongresów naukowych odbywających się na terenie Belgii, będący pracownikami lub osobami prowadzącymi własną działalność gospodarczą;
  • naukowcy uczestniczący w programach naukowych na przyjmującym ich uniwersytecie w Belgii lub w belgijskiej instytucji naukowej, ale ich pobyt na terenie Belgii nie może przekraczać 3 miesięcy w roku kalendarzowym;
  • osoby pracujące w instytucji międzynarodowej, której statut jest regulowany przez ratyfikowany traktat;
  • personel administracji publicznej;
  • dyplomaci;
  • biznesmeni, którzy prowadzą działalność na własny rachunek, a także menedżerowie i niezależni przedstawiciele firm, którzy uczestnicą w radach zakładowych i walnych zgromadzeniach mających miejsce na terytorium Belgii, jeżeli ich pobyt nie przekracza 5 dni w miesiącu;
  • artyści o międzynarodowej sławie oraz osoby towarzyszące artystom, będące ich pracownikami, których pomoc jest potrzebna do spektaklu, przy czym maksymalny czas pobytu w Belgii wynosi 21 dni na kwartał;
  • sportowcy, którzy przyjeżdżają do Belgii, aby wziąć udział w międzynarodowych zawodach sportowych, a także sędziowie, oficjalni przedstawiciele, członkowie personelu oraz wszelkie inne osoby uznawane przez krajowe lub międzynarodowe federacje sportowe, pod warunkiem, że ich pobyt na terytorium belgijskim obejmuje czas trwania danego konkursu, ale nie więcej niż 3 miesiące w roku kalendarzowym;
  • międzynarodowy transport osób i towarów, prócz kabotażu w Belgii;
  • pracownicy i osoby prowadzące działalność na własny rachunek, jeżeli w Belgii wykonują wstępny montaż lub/i pierwszą instalację towaru – prace tego typu mogą trwać maksymalnie 8 dni i muszą być wykonane przez wyspecjalizowanych lub/i wykwalifikowanych pracowników firmy odpowiedzialnej za dostarczenie danego towaru, bądź przez osoby prowadzące działalność gospodarczą, w ramach której towar został dostarczony; przedmiotowe zwolnienie nie obejmuje sektora budowlanego;
  • wyspecjalizowani technicy (pracownicy i osoby prowadzące działalność na własny rachunek), którzy muszą przeprowadzić na terenie Belgii pilne prace konserwacyjne lub naprawę maszyn, bądź urządzeń, ale ich pobyt w Belgii nie może trwać więcej niż 5 dni w miesiącu – warunkiem zastosowania przedmiotowego zwolnienia jest dostarczenie maszyn lub urządzeń do firmy, w której odbywa się naprawa lub konserwacja przez pracodawcę wysyłanych techników lub osobę prowadzącą działalność na własny rachunek.

4. Utworzenie konta użytkownika

W celu wywiązania sią z obowiązku zgłoszenia pracownika delegowanego do Limosy, należy utworzyć konto użytkownika. Konto tworzy się tylko jeden raz. Pozwala ono bowiem na składanie deklaracji dla wielu pracowników i zarządzanie nimi.

Konto użytkownika jest tworzone z wykorzystaniem danych osobowych osoby fizycznej – użytkownika konta, a nie danych firmowych. Do utworzenia konta użytkownika potrzebne są następujące dane:

  • e-mail i numer telefonu użytkownika (stacjonarny lub komórkowy),
  • jeśli jest posiadany – belgijski numer ubezpieczenia społecznego (NISS),
  • w przypadku braku NISS – dane identyfikacyjne użytkownika dotyczące jego tożsamości, tj. nazwisko i imię, data urodzenia, płeć, adres domowy, numer identyfikacyjny użytkownika w kraju zamieszkania (numer krajowy, ewentualnie numer paszportu, numer ubezpieczenia społecznego lub emerytury),
  • numer firmy lub numer identyfikacyjny ONSS – w przypadku ich posiadania.

Konto użytkownika jest tworzone za pomocą strony: https://www.limosa.be/. Po przesłaniu prośby o utworzenie konta, na podany w zgłoszeniu adres e-mail przyjdzie mail z potwierdzeniem. Zawiera on link aktywacyjny, w który należy kliknąć w ciągu 72 godzin. Dopiero po aktywacji konta można składać deklaracje.

5. Zgłoszenie do Limosy

W zgłoszeniu należy podać dane dotyczące: delegowanego personelu, pracodawcy zagranicznego oraz osoby upoważnionej do kontaktów (tzw. osoby łącznikowej). Możemy je podzielić na dwie kategorie:

  • dane ogólne – podawane w przypadku pracownika lub osoby prowadzącej działalność na własny rachunek – obejmują: miejsce świadczenia usług w Belgii (do 5 miejsc pracy w deklaracji), dane identyfikacyjne belgijskiego klienta lub zleceniodawcy (do 10 klientów belgijskich w deklaracji), okres oddelegowania (maksymalnie 24 miesiące na jedno zgłoszenie), dane identyfikacyjne pracownika lub osoby prowadzącej działalność na własny rachunek (do 10 pracowników w oświadczeniu), harmonogram prac;
  • dodatkowe dane dla pracownika – obejmują one m.in. dane identyfikacyjne pracodawcy, dane kontaktowe i identyfikacyjne osoby łącznikowej, w przypadku pracy tymczasowej – numer zatwierdzenia zagranicznej agencji pracy tymczasowej, charakter świadczonych usług, a w przypadku działalności w sektorze budowlanym – informacja czy pracodawca wypłaca pracownikom premię porównywalną z systemem „znaczków lojalnościowych” w Belgii.

W tym miejscu wyjaśnić należy kim jest osoba łącznikowa. Jest to osoba fizyczna reprezentująca delegującego pracodawcę, z którą belgijska inspekcja pracy może się kontaktować w sprawach dotyczących zatrudnienia delegowanych pracowników oraz prowadzonych prac. Rolę tą może pełnić zarówno pracodawca, jak i pracownik firmy pracodawcy lub osoba trzecia. Osoba ta nie musi mieć miejsca zamieszkania na terenie Belgii, ale musi porozumiewać się w języku francuskim, niderlandzkim, niemieckim lub angielskim.

Za brak wyznaczenia stałego łącznika grozi kara.

6. Limosa -1

Dokumentem potwierdzającym dokonanie zgłoszenia jest certyfikat Limosa-1. Zostanie ono wygenerowane natychmiast po zakończeniu składania deklaracji.

Każdy pracownik powinien być w stanie przedstawić belgijskiemu kontrahentowi pracodawcy, przed rozpoczęciem świadczenia pracy, certyfikat Limosa-1. Jeżeli byłoby to niemożliwe, belgijski kontrahent  zobowiązany jest zawiadomić o tym właściwe organy.

7. Korzyści płynące ze składania deklaracji Limosa

Fakt zgłoszenia pracownika delegowanego do Belgii do Limosy przynosi pracodawcy korzyści. Jako pierwszą, należy wymienić zwolnienie pracodawcy z obowiązku sporządzania niektórych belgijskich dokumentów socjalnych dla danego zadania, tj. regulaminu pracy, wykazu personelu, obowiązujących zasad kontroli pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin. Kolejny benefit stanowi brak konieczności przygotowywania indywidualnego konta oraz zestawienia wynagrodzeń za każdy okres płatności. Jednakże warunkiem skorzystania z przedmiotowego ułatwienia jest dostarczenie przez pracodawcę równoważnych dokumentów dotyczących wynagrodzenia, sporządzonych zgodnie z przepisami obowiązującymi w kraju pochodzenia i przetłumaczonych na jeden z urzędowych języków obowiązujących w Belgii lub na język angielski. Pracodawca uzyskuje również korzyść w postaci poprawy własnej pozycji na rynku belgijskim. Dzięki realizacji obowiązku zgłoszenia pracownika do Limosy staje się wiarygodny w oczach belgijskich kontrahentów.

8. Nota prawna

Opracowanie stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t.jedn. z późn. zm.). Publikowanie bądź powielanie niniejszego opracowania lub jego części, przytaczanie opinii, jak również rozpowszechnianie w jakikolwiek inny sposób informacji w nim zawartych bez pisemnej zgody Crede sp. z o.o. jest zabronione.

Ten post dostępny jest także w języku: English Français