Ostatnimi czasy bardzo popularnym tematem wśród pracodawców jest ochrona sygnalistów. Związane jest to z wejściem w życie w dniu 25.09.2024 r. ustawy z dnia 14.06.2024 r. (Dz. U. z 2024 r., poz. 928 z późń. zm.), zwanej dalej ustawą. Rzeczona ustawa implementuje do polskiego porządku prawnego postanowienia Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii.
1. Kim jest sygnalista?
Kluczowym dla ustawy jest pojęcie sygnalisty. Zostało ono zdefiniowane przez art. 4 ustawy. Z dyspozycji tego przepisu wynika, iż sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą nie może być zatem osoba prawna, ani ułomna osoba prawna.
W myśl ustawy, sygnalistą może być:
- pracownik;
- pracownik tymczasowy;
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- przedsiębiorca;
- prokurent;
- akcjonariusz lub wspólnik;
- członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
- stażysta;
- wolontariusz;
- praktykant;
- funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18.02.1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834);
- żołnierz w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11.03.2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834) (art. 4 ust. 1 ustawy).
Zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy sygnalistą jest również osoba fizyczna, która dokonała zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacji o naruszeniu prawa, którą uzyskała w kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, usług, bądź pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym lub już po ich ustaniu.
Zauważyć należy, iż dla uzyskania statusu sygnalisty niezwykle ważnym jest, aby informacja o naruszeniu prawa została uzyskana „w kontekście związanym z pracą”. Pod tym terminem rozumieć należy przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy, usług, bądź pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, albo pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa i istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych (art. 2 ust. 5 ustawy). Jeżeli zgłoszenie zostało dokonane bez kontekstu związanego z pracą, zgłaszający nie jest sygnalistą i nie mają do niego zastosowania postanowienia ustawy, w szczególności nie może korzystać z ochrony przysługującej sygnalistom.
2. Naruszenie prawa
Art. 3 ust. 1 ustawy definiuje naruszenie prawa jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście praw, dotyczące:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
Podmiot prawny ma możliwość wprowadzenia do procedury zgłoszeń wewnętrznych informacji o naruszeniach obowiązujących w tym podmiocie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych (art. 3 ust. 2 ustawy).
W katalogu naruszeń prawa, które mogą być przedmiotem zgłoszenia, nie ma prawa pracy. Podczas procesu legislacyjnego kategoria ta została wykreślona poprawką Senatu. Poprawka ta jest różnie oceniana przez przedstawicieli praktyki i doktryny.
3. Ochrona sygnalisty
Sygnalista podlega szczególnej ochronie. Rozpoczyna się ona z chwilą dokonania przez sygnalistę zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Warunkiem przyznania ochrony jest uzasadnione przekonanie sygnalisty, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Ustawa zabrania stosowania wobec sygnalisty działań odwetowych, a także prób i gróźb zastosowania takich działań. W przypadku sygnalisty będącego pracownikiem działania odwetowe mogą polegać w szczególności na:
- odmowie nawiązania stosunku pracy;
- wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
- niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
- obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
- wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
- pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
- przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
- zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
- przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
- niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
- negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
- nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
- przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
- mobbingu;
- dyskryminacji;
- niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
- wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
- nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
- działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
- spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
- wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty (art. 12 ust. 1 ustawy).
Na pracodawcy spoczywa ciężar dowodu, że działania podejmowane wobec sygnalisty nie mają charakteru odwetowego.
Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, może dochodzić naprawienia szkody. Odszkodowanie przysługuje w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku (art. 14 ustawy). Co więcej, osoba, która dopuszcza się działań odwetowych wobec sygnalisty, a także osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą, może zostać ukarana karą grzywny, ograniczenia wolności, a nawet karą pozbawienia wolności do lat 2. Jeżeli sprawca działał w sposób uporczywy, zagraża mu kara pozbawienia wolności do lat 3 (art. 55 ustawy).
4. Procedura zgłoszeń wewnętrznych – nowy obowiązek
Novum wynikającym z ustawy jest nałożenie na podmioty prawa obowiązku wprowadzenia polityki zgłoszeń wewnętrznych. Jest to dokument określający zasady, według których mają być dokonywane zgłoszenia wewnętrzne w podmiocie prawnym.
Co do zasady, obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych spoczywa na podmiocie prawnym, na rzecz którego pracę zarobkową wykonuje co najmniej 50 osób według stanu na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku (art. 23 ust. 1 ustawy). Ustalając stan zatrudnienia, umowy o pracę należy liczyć etatami, a pozostałe umowy ilościowo.
Niezależnie od liczby osób zatrudnionych, obowiązek wprowadzenia procedury powstaje w stosunku do podmiotu prawnego prowadzącego działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska (art. 23 ust. 3 ustawy).
Powinność wprowadzenia procedury została wyłączona względem jednostek organizacyjnych gminy lub powiatu liczących mniej niż 10 000 mieszkańców (art. 23 ust. 5 ustawy).
Podmioty prawa zatrudniające mniej niż 50 osób, a także jednostki organizacyjne gminy lub powiatu liczące mniej niż 10 000 mieszkańców mogą dobrowolnie wprowadzić do swojej organizacji procedurę zgłoszeń wewnętrznych (art. 24 ust. 2 ustawy).
5. Wprowadzenie procedury zgłoszeń wewnętrznych
Ustalenie procedury zgłoszeń wewnętrznych wymaga przeprowadzenia przez podmiot prawny konsultacji z:
- zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi (w przypadku gdy w podmiocie działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa), albo
- przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, wyłonionymi w trybie przyjętym w podmiocie prawnym, jeżeli nie działa w nim zakładowa organizacja związkowa.
Konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury.
Ustalony w powyżej opisany sposób tekst procedury powinien zostać podany do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w podmiocie prawnym. Dopiero po upływie 7 dni od dnia ogłoszenia procedura wchodzi w życie.
Z powyższego wynika, iż wszystkie osoby świadczące pracę w podmiocie prawnym, bez względu na jej podstawę prawną, powinny zostać zapoznane z treścią procedury zgłoszeń wewnętrznych. Co więcej, podmiot prawny ma obowiązek przekazywania informacji o procedurze osobie ubiegającej się o pracę wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
6. Treść procedury zgłoszeń wewnętrznych
Procedura zgłoszeń wewnętrznych winna odpowiadać wymogom określonym przez ustawę. Możemy wyróżnić elementy obligatoryjne oraz fakultatywne procedury. Do elementów obligatoryjnych procedury należy:
- określenie wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, lub podmiotu zewnętrznego, upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
- określenie kanałów przekazywania zgłoszeń wewnętrznych (np. telefonicznie, za pośrednictwem środków korespondencji elektronicznej, tradycyjną pocztą);
- ustalenie jednostki organizacyjnej lub osoby upoważnionej do podejmowania działań następczych;
- tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
- obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;
- obowiązek podjęcia działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę, upoważnioną do podejmowania działań następczych;
- określenie terminu na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej;
- informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz – w stosownych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej (art. 25 ust. 1 ustawy).
Do procedury zgłoszeń wewnętrznych można wprowadzić (elementy fakultatywne procedury):
- określenie naruszeń prawa dotyczących obowiązujących w podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych – jeżeli podmiot prawny przewidział możliwość zgłaszania takich naruszeń;
- określenie czynników ryzyka odpowiadających profilowi działalności podmiotu prawnego;
- informacja, iż naruszenie prawa może być w każdym przypadku zgłoszone również do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego z pominięciem procedury zgłoszeń wewnętrznych;
- określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych (art. 25 ust. 2 ustawy).
7. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych
Nierozerwalnie z obowiązkiem wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych wiąże się powinność prowadzenia przez podmiot prawny rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
Rejestr powinien obejmować następujące dane:
- numer zgłoszenia;
- przedmiot naruszenia prawa;
- dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
- adres do kontaktu sygnalisty;
- datę dokonania zgłoszenia;
- informację o podjętych działaniach następczych;
- datę zakończenia sprawy.
Wpisy do rejestru dokonywane są na podstawie zgłoszeń wewnętrznych.
Podmiot prawny jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.
Wszelkie dane zgromadzone w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych powinny być przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami (art. 29 ust. 5 ustawy).
8. Zgłoszenia zewnętrzne
Oprócz zgłoszeń wewnętrznych, dokonywanych wewnątrz podmiotu prawnego, ustawa wyróżnia zgłoszenia zewnętrzne. Zgłoszenia te dokonywane są względem Rzecznika Praw Obywatelskich albo organu publicznego.
Ustawa nie wprowadza wymogu, aby dokonanie zgłoszenia zewnętrznego zostało poprzedzone zgłoszeniem wewnętrznym. Inaczej mówiąc, zgłoszenia zewnętrzne mogą zostać dokonane bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
Nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, przesyła sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Potwierdzenie nie jest wysyłane w przypadku gdy sygnalista wyraźnie wystąpił z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub organ, który otrzymał zgłoszenie, ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
Może się zdarzyć, iż Rzecznik Praw Obywatelskich nie będzie rozpatrywał zgłoszenia zewnętrznego, które zostało do niego wniesione. Ma to miejsce gdy zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinach wskazanych w art. 3 ust. 1 pkt 1-16 ustawy. W takim przypadku Rzecznik Praw Obywatelskich dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia i przekazuje je organowi publicznemu właściwemu do podjęcia działań następczych. Rzecznik Praw obywatelskich przyjmuje i rozpatruje zgłoszenie zewnętrzne jedynie w przypadku gdy dotyczy ono naruszenia prawa w dziedzinie wskazanej w art. 3 ust. 1 pkt 17 ustawy, a żaden inny organ publiczny nie jest właściwy do podjęcia działań następczych. Możliwa jest również sytuacja gdy zgłoszenie zewnętrzne rozpatrywać będzie inny organ publiczny niż ten, do którego wniesiono zgłoszenie. Organ publiczny weryfikuje bowiem, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy, ustala organ publiczny właściwego do podjęcia działań następczych.
Jeżeli sygnalista wystąpi ze stosownym żądaniem, organ publiczny właściwy do podjęcia działań następczych wydaje zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega szczególnej ochronie. Zaświadczenie powinno zostać wydane w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania jego wydania.
Sygnalista powinien otrzymać informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać przedłużony do 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. Przy czym w takim wypadku sygnalista musi zostać poinformowany o dłuższym terminie załatwienia sprawy. Organ publiczny zobowiązany jest także do poinformowania sygnalisty o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia zewnętrznego.
Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny przekazuje bez zbędnej zwłoki właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu zewnętrznym w celu prowadzenia działań następczych.
9. Ujawnienia publiczne
Ujawnienie publiczne polega na podaniu informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej. Sygnalista, który dokonał takiego ujawnienia, podlega ochronie w ściśle określonych przypadkach:
- sygnalista dokonał zgłoszenia wewnętrznego, a następnie zgłoszenia zewnętrznego, a podmiot prawny, a następnie organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej nie podejmą żadnych odpowiednich działań następczych ani nie przekażą sygnaliście informacji zwrotnej – chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację;
- sygnalista dokonał od razu zgłoszenia zewnętrznego (bez zgłoszenia wewnętrznego), a organ publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej nie podejmie żadnych odpowiednich działań następczych, ani nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej – chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację;
- sygnalista ma uzasadnione podstawy sądzić, że:
- naruszenie może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
- dokonanie zgłoszenia zewnętrznego narazi go na działania odwetowe, lub
- w przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego, istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów, istnienia zmowy między organem publicznym a sprawcą naruszenia lub udziału organu publicznego w naruszeniu.
Jeżeli przekazanie informacji o naruszeniu prawa następuje bezpośrednio do prasy, przepisy ustawy nie mają zastosowania. W takim wypadku stosuje się postanowienia ustawy z dnia 26.01.1984 r. Prawo prasowe (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1914 z późń. zm.).
10. Nota prawna
Opracowanie stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t.jedn. z późn. zm.). Publikowanie bądź powielanie niniejszego opracowania lub jego części, przytaczanie opinii, jak również rozpowszechnianie w jakikolwiek inny sposób informacji w nim zawartych bez pisemnej zgody Crede sp. z o.o. jest zabronione.
