Rejestracja CEDIG
Zamknięcie firmy
Zacząć należy od zgłoszenia likwidacji firmy do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Tu należy złożyć wniosek CEIDG-1 informujący o zamknięciu działalności gospodarczej. W polu 01 wniosku należy zakreślić punkt 5. „wniosek o wykreślenie wpisu”.
Wniosek można pobrać pod adresem:
Złożenie wniosku osobiście
Wniosek można złożyć osobiście w urzędzie miasta lub gminy przynosząc go wypełniony ze sobą, wypełniając elektronicznie bez rejestracji i podając kod (numer wniosku), lub wypełniając na miejscu, wypełniając wniosek wspólnie z konsultantem z Centrum Pomocy (tel.: 801 055 088 lub 22 765 67 32) i podając w urzędzie kod (numer wniosku), który otrzyma się drogą SMSową po rozmowie,
Złożenie wniosku on line
Formularz CEIDG-1 można złożyć również za pośrednictwem strony www.ceidg.gov.pl.
Warunkiem jest posiadania zaufanego profilu lub podpisu elektronicznego. Potwierdzenie złożenia zostanie przesłane w formie poświadczenie odbioru (tzw. UPO).
Złożenie drogą pocztową
Wniosek można wysłać pocztą, listem poleconym (a najlepiej, choć nie jest to wymóg ustawowy, za dodatkowo zwrotnym potwierdzeniem odbioru, tzw. „żółtą kartką”). Wniosek musi być opatrzony własnoręcznym podpisem wnioskodawcy, potwierdzonym przez notariusza.
Termin
Wniosek o wykreślenie wpisu składa się w terminie 7 dniu od dnia trwałego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej.*
Data zaprzestania działalności gospodarczej nie może być późniejsza niż data złożenia wniosku.
Wykreślenie podmiotu następuje najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu złożenia/wysłania elektronicznie/doręczenia listownego.
Zaświadczenie o wykreśleniu firmy można pobrać z bazy wyszukiwania przedsiębiorców CEDIG.
Informacje o wykreślonej firmie będą nadal widoczne, choć jest przy nich informacja o dacie wykreślenia z rejestru.
Informacja o wykreśleniu firmy z CEIDG zostaje automatycznie przesłana do urzędu skarbowego, Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS). W związku z tym nie ma potrzeby osobnego zawiadamiania tych instytucji.
Rejestracja GUS
Złożony druk o wykreślenie wpisu w Urzędzie Gminy (CEIDG) jest jednocześnie wnioskiem o wykreślenie firmy w Urzędzie Statystycznym – GUS-sie (REGON).
W związku z tym nie ma odrębnego obowiązku zawiadamiania Urzędu Statycznego o fakcie zamknięcia działalności.
Urząd Skarbowy podatek
Zawiadomienie
Informację o likwidacji działalności gospodarczej urząd skarbowy otrzyma od urzędu miast/gminy, do którego został złożony wniosek o wykreślenie wpisu z CEIDG. Stąd nie ma potrzeby dodatkowego informowania urzędu o tym fakcie.
Spis i wykaz majątku
Na dzień likwidacji działalności należy sporządzić natomiast:
- wykaz składników majątku
Składnikami majątku są wszelkie nabyte bądź wytworzone we własnym zakresie aktywa (np. wszystkie środki trwałe, wyposażenie, materiały, surowce, rzeczy, pieniądze, prawa majątkowe),
Określić w wykazie należy: liczbę porządkową, określenie (nazwę) składnika majątku, datę nabycia składnika majątku, kwotę wydatków poniesionych na jego nabycie oraz kwotę wydatków poniesionych na nabycie składnika majątku zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, wartość początkową, metodę amortyzacji, sumę odpisów amortyzacyjnych.
Wykaz ten powinien również obejmować wszystkie rzeczy i wartości niematerialne (np. licencje) rozliczone w ramach działalności. Będzie on podstawą do ewentualnego ustalenia dochodu ze sprzedaży składników majątku po likwidacji działalności gospodarczej.
- spis dla celów podatku dochodowego,
Każda firma prowadząca podatkową księgę przychodów i rozchodów jest zobowiązana na dzień likwidacji działalności do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Spis powinien zawierać co najmniej: imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy), datę sporządzenia spisu, numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury, szczegółowe określenie towaru i innych składników, jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową, łączną wartość spisu z natury, oraz klauzulę „Spis zakończono na pozycji…”, podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela.
Spis i wycenę składników należy sporządzić w terminie 14 dni od dnia jego zakończenia. Tak wyceniony spis z natury wpisuje się do podatkowej księgi w jednej pozycji i przechowuje się razem z księgą.
Jeżeli na dzień likwidacji działalności przedsiębiorca nie posiada już żadnych składników majątku, które podlegają wykazaniu w spisie z natury – to do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, wpisuje „zerową” wartość remanentu .
Dokonany na dzień likwidacji spis z natury jest równoznaczny z remanentem końcowym i służy – prawidłowemu rozliczeniu dochodu uzyskanego za okres od początku roku podatkowego do dnia likwidacji działalności gospodarczej.
Od tak obliczonego dochodu podatnik powinien zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy za ostatni miesiąc (bądź ostatni kwartał) prowadzenia działalności.
Spisów nie składa się w żadnym z urzędów, wykorzystuje się je do rozliczenia podatków należnych w związku z likwidacją.
Sprzedaż elementów majątku po dniu likwidacji działalności
W przypadku likwidacji działalności gospodarczej majątek który należał do firmy, po jej zamknięciu, staje się majątkiem prywatnym osoby prowadzącej działalność.
Jeśli elementy majątku będą sprzedane w ciągu sześciu lat (licząc od pierwszego dnia miesiąca, który nastąpi po dniu zamknięcia działalności), to konieczne będzie zapłacenie podatku dochodowego z tego tytułu. Sprzedaż elementów majątku po upływie sześciu lat, nie rodzi takiego obowiązku.
Zapłata ostatniej zaliczki na podatek
Sposób rozliczenia podatku za ostatni miesiąc, w którym prowadzona była działalność obliczony będzie tak samo, jak za każdy inny miesiąc.
Deklaracja roczna
Deklaracja roczna (bez względu na miesiąc zamknięcia działalności) złożona będzie w standardowym terminie, czyli do 30 kwietnia następnego roku podatkowego.
Przechowywanie dokumentów
Przez 5 lat od zakończenia roku, w którym firma została zamknięta, należy przechowywać dokumenty księgowe, podatkowe i związane z zakończeniem działalności gospodarczej.
Dotyczy to w szczególności: księgi przychodów i rozchodów, ewidencje przychodów, rejestry VAT, dowody księgowe (faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe), ewidencje środków trwałych, ewidencje wyposażenia, ewidencje przebiegu pojazdu (tzw. kilometrówka), dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury).
Podatek VAT
Termin złożenia informacji o zakończeniu działalności
W ciągu 7 dni od dnia zakończenia działalności należy powiadomić o tym fakcie Urząd Skarbowy. Należy dostarczyć zgłoszenie VAT-Z powiadamiające o zaprzestaniu wykonywania czynności opodatkowanych. Na tej podstawie firma zostaje wykreślona z rejestru podatników VAT. Równocześnie następuje wyrejestrowanie z VAT-UE, jeśli firma miała ten status.
Sposób złożenia wniosku
Zgłoszenie o zakończeniu działalności może być złożone listowanie lub elektronicznie, przez Portal podatkowy, za pomocą aplikacji e-Deklaracje.
Spis z natury dla celów VAT
Na potrzeby rozliczenia podatku VAT należy dokonać spisu z natury towarów własnej produkcji, towarów handlowych, które pozostały w magazynie, wyposażenia, środków trwałych, gruntów i nieruchomości. Spis z natury obejmuje wszelkie zakupy, dla których przysługiwało prawo do odliczenia VAT, nawet jeśli z tego prawa firma nie skorzystała.
Ten remanent wycenia się na podstawie obowiązujących cen rynkowych co może spowodować, iż kwota należna podatku Vat będzie niższa niż odliczony wcześniej podatek naliczony.
Aby uniknąć zapłaty podatku VAT od majątku wykazanego w spisie z natury, należy wyprzedać składniki i doprowadzić spis likwidacyjny w miarę możliwości do zera. Wprawdzie z tytułu sprzedaży również powstaje obowiązek podatkowy, jednak przedsiębiorca może obniżyć jego wysokość poprzez obniżenie ceny netto (np. znacznie przeceniając rzeczy sprzedane).
Również w przypadku środków trwałych należy podjąć działania w celu sprzedaży składników majątku trwałego. Można też majątek firmy zutylizować, jeżeli przedmioty te utraciły w trakcie działania firmy swoją wartość rynkową.
Największy kłopot sprawiają samochody osobowe, od których odliczono tylko 50 % podatku naliczonego, które przed dniem likwidacji można wycofać z działalności, lub sprzedać.
Zapłata ostatniego podatku
Do 25-go dnia miesiąca po miesiącu lub, kwartale, w którym będzie zlikwidowana działalność należy złożyć deklarację VAT 7 obejmującą podatek za bieżący okres rozliczeniowy oraz podatek obliczony na podstawie danych ze sporządzonego wcześniej spisu z natury.
Zwrot kwoty nadwyżki podatku VAT
Jeśli w chwili zamknięcia działalności wystąpi nadwyżka podatku naliczonego nad należnym, można uzyskać zwrot podatku naliczonego wykazanego w deklaracji VAT-7.
Jeśli w danym miesiącu będzie miała miejsce sprzedaż, to Urząd zwróci nadwyżkę w terminie 60 dni.
Jeżeli w miesiącu ostatniego rozliczenia nie wystąpi w działalności sprzedaż, to zwrot nadwyżki podatku naliczonego (na wniosek) przysługiwać będzie 180-dniowym terminie. Jego skrócenie do 60 dni jest możliwe. Wymaga jednak złożenia w urzędzie skarbowym zabezpieczenia majątkowego.
Aktualizacja rachunku bankowego
W chwili zamknięcia rachunków bankowych należy zgłosić ten fakt do urzędu. Zwrot nadwyżki podatku jest możliwy na wskazane konto prywatne, zgłaszane do urzędu w drodze aktualizacji.
Pełnomocnictwa
Z chwilą zakończenia prowadzenia działalności należy również wypowiedzieć wszelkie udzielone pełnomocnictwa (w tym udzielone biuru rachunkowemu). Dokonuje się tej czynności pismem, albo na druku OPL1, lub/i OPL1P elektronicznie.
ZUS i pracownicy
Wyrejestrowanie osoby prowadzącej działalność, jak również członków rodziny powinno być automatycznie wykonane przez ZUS w chwili wykreślenia z CEDIG.
Z praktyki polecamy jednak złożyć w ZUS wypełniony formularz wyrejestrowujący ZUS ZWUA, tym bardziej, gdy ubezpieczeniem objęta była także rodzina.
Termin
Wyrejestrowania z ZUS dokonuje się nie później niż 7 dni od daty wygaśnięcia tytułu do ubezpieczenia.
Rozwiązanie umów z pracownikami
Likwidacja firmy nie powoduje automatycznego ustania umów z pracownikami. Przed zamknięciem działalności z pracownikami należy rozwiązać umowy o pracę na mocy porozumienia stron lub za wcześniejszym wypowiedzeniem.
Dotyczy to także pracowników, którzy objęci są ogólną ochroną przed zwolnieniem, np. osoby przebywające na urlopach wychowawczych czy będące w wieku przedemerytalnym. W przypadku likwidacji podmiotu można również z nimi rozwiązać umowy.
Obowiązki płatnika składek
Składki ZUS za ostatni miesiąc prowadzenia działalności płacone są w miesiącu następnym (do 10 lub 15 dnia następnego miesiąca). Ubezpieczenie zdrowotne będzie obowiązywało jeszcze przez 30 dni od momentu zakończenia działalności.
Obowiązki płatnika podatku od wynagrodzeń
Po dniu likwidacji należy pamiętać o terminowym złożeniu deklaracji: PIT-4R (deklaracja roczna o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy); PIT-8AR (deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym); za okres zatrudniania pracowników do dnia zaprzestania działalności gospodarczej.
PIT-11 dla pracowników sporządza się w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku przez podatnika – jeżeli obowiązek poboru zaliczek na podatek ustał w ciągu roku.
Przechowywanie dokumentacji kadrowej
Okres przechowywania dokumentacji dotyczącej pracowników zatrudnionych pomiędzy 1 stycznia 1999 r.
a 31 grudnia 2018 r. wynosi 50 lat, licząc od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy. Termin ten może zostać skrócony do 10 lat, ale wiąże się to z koniecznością wysłania do ZUS raportu informacyjnego na druku ZUS RIA. Pracownik, którego dotyczy raport, otrzyma z ZUS informację o skróceniu okresu przechowywania jego akt osobowych i możliwości ich odbioru.
Okres 10 lat – dotyczy pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r., licząc od dnia zakończenia pracy
u danego pracodawcy.
Deklaracje rozliczeniowe ZUS i imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące przesłane do ZUS, deklaracje i raporty przechowywać należy 10 lat od daty przesłania ich do ZUS.
Najlepiej taką dokumentację przekazać do specjalnego archiwum, które zajmuje się przechowywaniem tego typu dokumentów.
Banki
Razem z zamknięciem działalności należy zlikwidować konto firmowe. Sposób wykonania tego zależy od procedury obowiązującej w konkretnym banku.
Przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej do zamknięcia rachunku firmowego najczęściej wystarczy oświadczenie i osobista dyspozycja właściciela rachunku.
Warto pozostawić rachunek firmowy do czasu dokonania ostatecznych rozliczeń z organami skarbowymi po zakończeniu działalności, np. po dniu, kiedy wpłynie do banku nadpłata za VAT zwracana na rachunek firmowy.
Jeżeli ewentualny zwrot ma trafić na prywatne konto właściciela (po likwidacji firmowego), należy dokonać w Urzędzie Skarbowym dodatkowej aktualizacji danych w urzędzie skarbowym (na formularzu ZAP-3).
Umowy różne i czynności wewnętrzne
Należy pamiętać, by wypowiedzieć z odpowiednim wyprzedzeniem i zakończyć wszelkie inne umowy. W tym m.in.:
- umowy z kontrahentami, dotyczące np. wynajmu
- usługodawcami, dostawcami
- umowy telekomunikacyjne, domeny internetowe, pocztowe, inne abonamentowe
- rozliczyć umowy pożyczek
Należy zwrócić uwagę, czy w danej umowie nie istnieje zapis o specjalnej procedurze postępowania w sytuacji likwidacji działalności gospodarczej. Jeśli tak, należy opisane w umowie czynności (najczęściej informacyjne) dopełnić.
Pamiętać należy również o zniszczeniu, lub zabezpieczeniu wszystkich pieczątek firmowych.
*System CEIDG nie uniemożliwia przedsiębiorcy realizacji swoich obowiązków w terminie późniejszym, a ustawa o swobodzie działalności gospodarczej nie przewiduje sankcji z tytułu nie dopełnienia obowiązku złożenia wniosku w terminie. Jednak z uwagi na fakt, że wniosek o wykreślenie wpisu w CEIDG jest jednocześnie zgłoszeniem aktualizacyjnym do Urzędu Skarbowego, wnioskiem o zmianę wpisu w REGON, oraz zmianę zgłoszenia płatnika składek w ZUS, organy takie jak US czy ZUS mogą wyciągnąć konsekwencje wobec przedsiębiorcy na podstawie odrębnych przepisów. Zgodnie z Kodeksem Karnym Skarbowym podatnik lub płatnik, który wbrew obowiązkowi: nie dokonuje w terminie zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacji objętych nim danych albo też podaje w nim dane niezgodne ze stanem rzeczywistym lub niepełne; dokonuje zgłoszenia więcej niż jeden raz; nie podaje numeru identyfikacji podatkowej lub podaje numer nieprawdziwy, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe. Odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko przepisom ustawy określone są także w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych: „Kto, jako płatnik składek albo osoba obowiązana do działania w imieniu płatnika: 1) nie dopełnia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w przewidzianym przepisami terminie, 2) nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia (…) podlega karze grzywny do 5 000 złotych.”
