Niezwykle ważnym dokumentem dla pracowników delegowanych do pracy za granicę jest zaświadczenie A1. Dokument ten potwierdza bowiem, któremu systemowi ubezpieczeń społecznych podlega dana osoba.
1. Ustalenie ustawodawstwa właściwego z zakresu ubezpieczeń społecznych
Zasady ustalania ustawodawstwa właściwego z zakresu ubezpieczeń społecznych określa Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 833/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Tekst mający znaczenie dla EOG i dla Szwajcarii) (Dz.U. L 166 z 30.4.2004, s. 1 z późń. zm.), zwane dalej Rozporządzeniem.
W Rozporządzeniu przyjęto ogólną zasadę, w myśl której osoba wykonująca pracę najemną podlega obowiązkowi ubezpieczeń społecznych w państwie, w którym praca jest wykonywana. Przykładowo: jeżeli pracownik został delegowany do pracy we Francji, pracodawca powinien odprowadzać za niego składki na ubezpieczenia społeczne we Francji.
Uzyskanie zaświadczenia A1 pozwala odstąpić od powyższej reguły. Dokument ten zaświadcza, iż osoba fizyczna w nim wskazana podlega systemowi ubezpieczeń społecznych w państwie, które wydało to zaświadczenie. Oznacza to, iż składki na ubezpieczenia społeczne za pracownika legitymującego się zaświadczeniem A1 należy opłacać w państwie, które wydało ten dokument i zgodnie z przepisami w nim obowiązującymi. Jeżeli zatem pracownik z wcześniejszego przykładu dysponowałby zaświadczeniem A1, z którego wynikałoby, iż podlega pod system ubezpieczeń społecznych w Polsce, składki za jego pracę we Francji winny zostać opłacone w Polsce.
2. Wniosek o zaświadczenie A1
Rozpatrywanie wniosków o wydawanie zaświadczeń A1 należy do kompetencji organów zajmujących się w poszczególnych Państwach UE kwestiami związanymi z zabezpieczeniem społecznym. W Polsce takim organem jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
W naszym kraju wniosek o wydanie zaświadczenia A1 złożyć można wyłącznie za pośrednictwem platformy ZUS PUE. Wniosek ma postać interaktywnego formularza.
O wydanie zaświadczenia A1 może wystąpić zarówno pracodawca, jak i pracownik, a także osoba wykonująca pracę na własny rachunek.
ZUS powinien rozpoznać wniosek o wydanie zaświadczenia A1 bez zbędnej zwłoki. Jeżeli rozpoznanie wniosku wymagałoby postępowania wyjaśniającego, rozpoznanie sprawy powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy.
3. Zaświadczenia A1 dla pracowników delegowanych w ramach UE
Przepisy Rozporządzenia pozwalają na wyróżnienie kilku rodzajów zaświadczeń A1. Do najbardziej popularnych należą:
- zaświadczenie A1 wydane na podstawie art. 12 ust. 1 Rozporządzenia, tj. w związku z delegowaniem pracowników do wykonywana pracy najemnej w innym Państwie Członkowskim,
- zaświadczenie A1 wydane na podstawie art. 13 ust. 1 Rozporządzenia, tj. w związku z wykonywaniem pracy najemnej równocześnie lub na zmianę na terytorium dwóch lub więcej Państw Członkowskich.
3.1. Zaświadczenie A1 wydane na podstawie art. 12 ust. 1 Rozporządzenia
Jeżeli pracownik ma być delegowany do pracy w państwie innym niż państwo, w którym normalnie świadczy pracę, właściwe będzie zaświadczenie A1, o którym mowa w art. 12 ust. 1 Rozporządzenia. W takim bowiem wypadku osoba wskazana w zaświadczeniu A1, podczas wykonywania pracy na terytorium kraju, do którego została oddelegowana do pracy, podlega ustawodawstwu z zakresu zabezpieczenia społecznego państwa, w którym normalnie świadczy pracę.
ZUS, rozpoznając wniosek o wydanie zaświadczenia A1 na podstawie art. 12 ust. 1 Rozporządzenia, bada, czy pracodawca delegujący „normalnie prowadzi swą działalność” na terenie RP. Chodzi o ustalenie, czy pracodawca prowadzi znaczną część swojej działalności, inną niż związana z zarządzeniem wewnętrznym, na terytorium Polski. W tym celu należy uwzględnić wszystkie kryteria charakteryzujące działalność prowadzoną przez pracodawcę. Analizowany jest stosunek liczby pracowników świadczących pracę w Polsce i za granicą, a także kontraktów oraz obrotów w Polsce i za granicą.
Przepis art. 12 ust. 1 Rozporządzenia wyraźnie zastrzega, iż zaświadczenie A1 nie może zostać wydane jeżeli pracownik, dla którego ma zostać wystawione zaświadczenie, ma zastąpić innego pracownika. Można zastąpić osobę, która została wcześniej oddelegowana, jedynie w wypadku gdy okres delegowania zastępowanej osoby nie uległ zakończeniu.
Przedmiotowy rodzaj zaświadczenia A1 może zostać wydany maksymalnie na okres 24 miesięcy.
3.2. Zaświadczenie A1 wydane na podstawie art. 13 ust. 1 Rozporządzenia
O zaświadczenie A1 z art. 13 ust. 1 Rozporządzenia wystąpić należy w sytuacji gdy pracownik równocześnie lub na zmianę wykonywać ma jedną lub kilka odrębnych prac w dwóch lub więcej Państwach UE w tym samym lub w kilku przedsiębiorstwach bądź dla jednego lub kilku pracodawców.
W celu uzyskania przedmiotowego zaświadczenia należy ustalić, w jakim państwie pracownik wykonuje znaczną część pracy. Chodzi o znaczną pod względem ilościowym część pracy najemnej. Nie musi to być jednak największa część tej pracy. Przy dokonywaniu oceny bierze się pod uwagę czas pracy i wynagrodzenie. Jeżeli w danym państwie wynoszą one mniej niż 25%, znaczna część pracy nie jest w nim wykonywana.
Do wniosku o zaświadczenie A1, o którym mowa w art. 13 ust. 1 Rozporządzenia, załączyć należy planowany harmonogram prac. Powinien on zawierać informacje o zamierzonym rozkładzie czasu pracy w okresie, na który ma zostać wydane zaświadczenie. W przypadku gdy dla danego pracownika było już wcześniej wydane zaświadczenie A1 z art. 13 ust. 1 Rozporządzenia, do wniosku o kolejne takie zaświadczenie załączyć należy archiwalny harmonogram czasu pracy. Obejmować on powinien informacje o rozkładzie pracy w okresie objętym poprzednim zaświadczeniem.
Zaświadczenie A1, o którym mowa w art. 13 ust. 1 Rozporządzenia, wydawane jest maksymalnie na okres 12 miesięcy.
4. Nota prawna
Opracowanie stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t.jedn. z późn. zm.). Publikowanie bądź powielanie niniejszego opracowania lub jego części, przytaczanie opinii, jak również rozpowszechnianie w jakikolwiek inny sposób informacji w nim zawartych bez pisemnej zgody Crede sp. z o.o. jest zabronione.
