L’embauche de citoyens indiens devient de plus en plus populaire parmi les employeurs. Les règles relatives à la légalisation du travail des ressortissants de pays tiers, c’est-à-dire des ressortissants de pays n’appartenant pas à l’Union européenne, à l’Espace économique européen et à la Suisse s’appliquent à la régularisation de leur travail en Pologne.

1. L’obtention d’un document légalisant le travail d’un étranger en Pologne

1.1 Le permis de travail

En règle générale, un ressortissant d’un pays tiers qui veut travailler en Pologne doit avoir un permis de travail. Toutefois, ce principe n’est pas absolu. En effet, le législateur polonais a prévu des cas où il n’est pas nécessaire d’obtenir l’autorisation. Cela est précisé à l’article 87(1) de la loi du 20 avril 2004 sur la promotion de l’emploi et les institutions du marché du travail (c.-à-d. Journal Officiel de 2023, pos. 735, tel que modifié), ci-après dénommée la loi. Cette disposition énumère les cas dans lesquels les étrangers ont le droit de travailler sur le territoire de la Pologne sans autorisation. Ce groupe est très large. Nous allons donc nous limiter à quelques exemples :

  1. un étranger bénéficiant du statut de réfugié accordé en République de Pologne ;
  2. un ressortissant étranger qui a obtenu la protection subsidiaire en Pologne ;
  3. un étranger titulaire d’un permis de séjour permanent sur le territoire polonais ;
  4. un étranger titulaire d’un permis de séjour de résident de longue durée – UE en République de Pologne ;
  5. un ressortissant étranger ayant un titre de séjour pour raisons humanitaires ;
  6. un étranger titulaire d’une autorisation de séjour toléré en République de Pologne ;
  7. un ressortissant étranger bénéficiant de la protection temporaire en Pologne ;
  8. un étranger citoyen d’un État membre de l’UE, d’un pays de l’EEE, n’appartenant pas à l’UE.

Les étrangers exemptés de l’obligation d’obtenir un permis de travail sont indiqués à l’article 87(2) de la loi. Par exemple, ce groupe comprend les ressortissants étrangers qui :

  1. possèdent un permis de séjour temporaire en République de Pologne accordé à des fins d’études,
  2. sont le conjoint d’un citoyen polonais ou d’un étranger :
    • ayant le statut de réfugié accordé en République de Pologne ;
    • qui a obtenu une protection subsidiaire en Pologne ;
    • titulaire d’un permis de séjour permanent sur le territoire polonais ;
    • titulaire d’un permis de séjour de résident de longue durée – UE en République de Pologne ;
    • ayant un titre de séjour pour raisons humanitaires ;
    • titulaire d’une autorisation de séjour toléré en République de Pologne ;
    • bénéficiant de la protection temporaire en Pologne ;

      et dispose également d’un permis de séjour temporaire sur le territoire de la République de Pologne accordé dans le cadre du mariage ;
  3. ont la Carte polonaise valide ;
  4. ont le droit de séjourner et de travailler sur le territoire d’un État membre de l’UE ou d’un pays de l’EEE n’appartenant pas à l’UE ou à la Confédération suisse, sont embauchés par un employeur avec le siège sur le territoire de ce pays et temporairement détachés par cet employeur pour fournir des services en Pologne.
1.2 Les types de permis de travail

Il existe plusieurs types de permis de travail. Les circonstances dans lesquelles le salarié doit effectuer un travail et le but du travail ont une signification fondamentale pour déterminer le type d’autorisation à demander. Les permis suivants sont distingués :

  • le permis de type A – il s’applique à l’étranger qui travaille en Pologne au titre du contrat avec l’employeur ayant le siège, le domicile ou la succursale, l’établissement soit toute autre forme d’activité organisée sur le territoire polonais. Ces autorisations sont delivrées pour une période maximale de 3 ans ;
  • le permis de type B – délivré à un étranger qui exerce une fonction, au sein du directoire, d’une personne morale inscrite au registre des entrepreneurs ou étant une société de capitaux dans l’organisation soit qui conduit les affaires d’une société en commandite ou d’une société en commandite par actions comme associé commandité, ou qui a reçu une procuration, un tel ressortissant étranger séjourne également sur le territoire de la Pologne pour une période totale supérieure à 6 mois au cours des 12 mois consécutifs ;
  • le permis de type C – cette autorisation est délivrée dans le cas où un étranger effectue un travail pour l’employeur étranger et est détaché sur le territoire de la République de Pologne, pour une période supérieure à 30 jours au cours d’une année civile, à la succursale ou l’établissement de cet employeur soit d’une entité affiliée ;
  • le permis de type D – il concerne un étranger qui effectue un travail pour un employeur étranger n’ayant pas de succursale, d’établissement ou d’autre forme d’activité organiseée sur le territoire polonais et qui est détaché en Pologne afin de fournir un service temporaire et occasionnel (service d’exportation) ;
  • le permis de type E – une telle autorisation est destinée à un étranger qui travaille pour l’employeur étranger et qui est détaché en Pologne pour une période dépassant 30 jours au cours d’une année civile dans un but autre que les permis de type B, C et D ;
  • le permis de type S – le permis de travail saisonnier.

Dans le cas où un ressortissant d’un pays tiers doit travailler pour un employeur polonais, il faut solliciter un permis de travail de type A. Par conséquent, d’autres commentaires seront consacrés à la procédure de demande de cette autorisation.

1.3 La demande de permis de travail

L’employeur qui veut embaucher un étranger doit demander un permis de travail. En effet, l’autorisation est délivrée à un employeur spécifique.

Il faut déposer la demande auprès du Voïvode compétent pour le siège ou le domicile de l’employeur. Toutefois, dans le cas où la spécificité du travail de l’étranger ne permet pas d’indiquer le lieu principal de son exécution, l’autorité compétente pour examiner la requête est le Voïvode de Mazovie (article 88 b de la loi).

La demande est soumise sur un formulaire officiel. Outre les données concernant l’employeur et l’étranger, il convient d’y présenter les informations sur le travail proposé, c.-à-d. :

  • la ou les périodes de travail – marquées par des dates,
  • le poste ou le type de travail effectué,
  • le lieu d’exécution du travail,
  • la base juridique de l’exercice du travail (par exemple, contrat de travail, contrat de mandat),
  • le temps de travail ou le nombre d’heures de travail prévu par mois ou par semaine,
  • le montant de la rémunération déterminé par un taux horaire ou mensuel,
  • l’étendue des obligations fondamentales liées au travail confié à un étranger (article 88a(1aa) de la loi)

La demande doit être accompagnée des documents nécessaires pour confirmer les données contenues dans la requête et les circonstances justifiant la délivrance du permis de travail (article 88a(1ac) de la loi). Il s’agit des documents suivants :

  • la preuve du paiement des frais de demande ;
  • la procuration – si le demandeur agit par l’intermédiaire d’un mandataire ;
  • une copie de la carte d’identité ou une copie des pages complétées avec les données du document de voyage – si le demandeur est une personne physique ;
  • une copie actuelle du registre judiciaire national (KRS – Krajowy Rejestr Sądowy) – si le demandeur est une personne morale ;
  • le contrat de société – dans le cas où l’entité confiant l’exécution d’un travail à un étranger est une société à responsabilité limitée en formation ;
  • l’acte notarié pour la constitution de la société – si l’entité confiant l’exécution d’un travail à un étranger est une société par actions en formation ;
  • une copie d’un document de voyage valide avec les données personnelles de l’étranger concerné par la demande, et dans le cas où le ressortissant étranger n’a pas de document de voyage en cours de validité et il n’est pas possible d’en obtenir un – une copie d’un autre document confirmant son identité ;
  • la déclaration concernant le casier judiciaire, signée lisiblement par l’employeur et établie au plus tôt 30 jours avant le dépôt de la demande ;
  • • l’information du staroste compétent pour le lieu d’exécution du travail principal du ressortissant étranger sur l’incapacité de satisfaire les besoins en personnel de l’employeur sur la base des registres des chômeurs et demandeurs d’emploi ou sur le résultat négatif de recrutement organisé pour l’employeur, délivrée au plus tôt 180 jours avant la date de dépôt de la demande, et dans les cas justifiés par le staroste 90 jours avant la date de dépôt de la requête – si la soumission de cette information est requise dans un cas donné ;
  • un document établi par l’employeur utilisateur, confirmant les conditions d’envoi de l’étranger par l’agence de travail intérimaire – dans le cas où cette agence constitue l’entité confiant l’exécution d’un travail ;
  • les documents confirmant que le ressortissant étranger satisfait aux exigences concernant les candidats à l’embauche, requises par l’entité confiant l’exécution d’un travail, comme spécifié dans l’information du staroste sur l’incapacité de satisfaire les besoins en personnel – dans le cas où l’information du staroste était requise ;
  • les documents confirmant le respect des exigences de qualification et d’autres conditions en cas d’intention de confier l’exécution d’un travail à un étranger dans une profession réglementée.

La demande peut être présentée en personne à la division compétente de l’Office de la voïvodie. Il est également possible de l’envoyer par courrier ou de la soumettre en ligne via le portail praca.gov.pl.

1.4 La délivrance d’un permis de travail

Le permis de travail doit être délivré dans un délai d’un mois à compter de la date de soumission d’une demande complète et formellement correcte. Dans les cas particulièrement compliqués, ce délai peut être prolongé jusqu’à deux mois.

Si la requête est acceptée, le Voïvode prend une décision administrative. La décision est délivrée en trois exemplaires : un reste au bureau et deux sont donnés à l’employeur. L’employeur doit conserver une copie de la décision pour lui-même et donner l’autre exemplaire à l’tranger. Ce document constitue un motif de demande de visa faite par le ressortissant étranger.

Le refus de délivrer une autorisation prend également la forme d’une décision administrative. Il est possible de recourir à cette décision auprès du ministre de la famille et de la politique sociale. Il faut introduire un recours dans un délai de 14 jours à compter de la date de réception de la décision, par l’intermédiaire du voïvode.

2. L’obtention d’un document légalisant le séjour du ressortissant étranger en Pologne

2.1 Le visa

Un visa constitue un document légalisant le séjour d’un étranger sur le territoire polonais. Le ressortissant étranger doit obtenir ce document avant d’entrer en Pologne. Il est délivré pour une période strictement définie. Avant son expiration, l’étranger est tenu de quitter la Pologne, à moins qu’il ne dispose d’un autre document valide l’autorisant à rester sur le territoire de ce pays.

Il convient d’expliquer ici qu’un ressortissant étranger peut légalement séjourner en Pologne dans le cadre du régime d’exemption de visa. Toutefois, cela ne s’applique qu’aux citoyens de certains pays, par exemple la Macédoine, la Géorgie, la Moldavie. Dans le cadre du régime d’exemption de visa, un étranger peut séjourner dans l’espace Schengen pendant 90 jours au cours d’une période de 180 jours.

2.2 La demande de visa

Le ressortissant étranger doit demander un visa. Il faut soumettre la requête au consulat ou à l’ambassade de Pologne, compétent pour le lieu de résidence de la personne sollicitant un visa.

La demande prend la forme d’un formulaire officiel. Elle doit être accompagnée d’un document de voyage valide. Toutefois, la période de validité de ce document ne peut pas se terminer avant 3 mois après l’expiration du visa et le document lui-même doit être délivré au cours des 10 dernières années. De plus, il doit contenir au moins 2 pages vierges.

Le ressortissant étranger doit également présenter des documents précisant l’objet et les conditions du séjour envisagé. Si le salarié demande un visa dans le cadre de son intention de travailler en Pologne, le document confirmant le but du séjour est un permis de travail dans ce pays. Le type d’autres annexes dépend du fait que l’étranger demande un visa national ou celui Schengen. Un visa national (marqué du symbole « D ») permet d’entrer et de séjourner, ou de faire plusieurs séjours consécutifs en Pologne, pour une période totale d’au moins 3 mois. La période pour laquelle le visa est délivré est déterminée en fonction de l’objet du séjour indiqué dans la demande, mais ne peut pas excéder 1 an. En revanche, un visa Schengen (marqué du symbole « C ») est délivré dans le cas où un étranger a l’intention de séjourner en Pologne ou dans les États Schengen, dans une ou plusieurs entrées, pour une durée maximale de 90 jours au cours de 180 jours. Cette période est calculée à compter de la date de la première entrée.

2.3 L’objectif de la délivrance d’un visa

Les visas sont délivrés dans un but strictement précis. Il est indiqué sur la vignette visa, dans la case « observations », par la mention « objet de la délivrance : » et en inscrivant le marquage approprié. Les marquages sont précisés dans le règlement du Ministre de l’Intérieur et de l’Administration du 22 mars 2022 sur les visas pour étrangers (JO 2022, pos. 827, tel que modifié). Voici quelques exemples :

  • « 01 » – lorsque le visa est délivré à des fins touristiques ;
  • « 05a » – dans le cas où le visa est émis en vue de travailler sur la base d’une déclaration enregistrée de confier l’exécution d’un travail à un étranger ;
  • « 05b » – lorsque le visa est délivré en vue d’effectuer le travail visé à l’article 88(2) de la loi pour une période ne dépassant pas 9 mois au cours d’une année civile ;
  • « 13a » – lorsque le visa est émis afin d’effectuer un stage ;
  • « 18 » – dans le cas où le visa est délivré en vue d’exercer les droits découlant de la possession de la Carte polonaise.

3. La conclusion d’un contrat de travail/contrat de droit civil conformément aux conditions précisées dans le permis de travail

La conclusion d’un contrat faite par l’employeur et le ressortissant étranger, répondant aux conditions précisées dans le permis de travail, constitue la dernière étape de la procédure. Cette exigence concerne à la fois le type de contrat et son contenu. Aucune dérogation n’est autorisée. Le contrat doit être rédigé en deux versions linguistiques, c.-à-d. en polonais et dans une langue que le ressortissant étranger comprend.

Il convient de souligner qu’avant le début du travail, l’employeur est tenu de demander que l’étranger présente un document valide l’autorisant à séjourner sur le territoire de la République de Pologne. Une copie de ce document doit être conservée pendant toute la durée du travail du ressortissant étranger.

De plus, l’employeur a l’obligation absolue d’informer le Voïvode qui a délivré le permis de travail des circonstances suivantes :

  • le fait que l’étranger commence un travail de nature différente ou dans un poste différent de celui spécifié dans le permis de travail – l’employeur peut confier au ressortissant étranger, pour des périodes ne dépassant pas au total 30 jours par année civile, un travail de nature différente ou dans un poste différent de celui spécifié dans le permis de travail, lorsque les autres conditions indiquées dans cette autorisation sont remplies ;
  • un changement de siège ou domicile, nom ou forme juridique de l’entité confiant l’exécution du travail au ressortissant étranger ou la reprise de l’entreprise ou de sa partie par un autre employeur ;
  • un transfert de l’entreprise ou de sa partie à un autre employeur ;
  • la personne représentant l’employeur étranger en Pologne a changé ;
  • l’étranger n’a pas commencé à travailler dans les 3 mois suivant la date initiale de validité du permis de travail ;
  • l’interruption du travail par l’étranger pour une période supérieure à 3 mois ;
  • le fait de terminer le travail par le ressortissant étranger moins de 3 mois avant l’expiration du permis de travail.

L’employeur doit envoyer au Voïvode une notification concernant les événements ci-dessus dans un délai de 7 jours. La notification doit être faite par écrit (article 88i de la loi).

4. Les mentions légales

L’étude est une œuvre au sens de la loi du 4 février 1994 sur le droit d’auteur et les droits voisins (JO 2006 n° 90, point 631, texte unifié tel que modifié). Il est interdit de publier ou de reproduire ce document ou de ses parties, de citer des opinions, ainsi que de diffuser de toute autre manière les informations qu’il contient sans autorisation écrite de Crede sp. o.o.

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