Un étranger qui vient en Pologne pour commencer à y travailler n’a pas le numéro PESEL. Toutefois, il doit l’obtenir. Cela est nécessaire pour beaucoup d’affaires officielles et de formalités dans ce pays. Ci-dessous, nous allons expliquer ce qu’est le numéro PESEL et comment le recevoir.
1. PESEL
En Pologne, le registre de la population est tenu dans le Registre Électronique Général de la Population (Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności – le registre PESEL) et dans les registres des habitants (article 3 de la loi du 24 septembre 2010 sur les registres de la population (c.-à-d. Journal Officiel de 2021, pos. 510, tel que modifié), ci-après dénommée la loi).
Le registre PESEL collecte les données :
- des citoyens polonais qui habitent sur le territoire de la République de Pologne ;
- des ressortissants polonais résidant en dehors de la République de Pologne dans le cadre de la demande d’un document d’identité polonais ;
- des étrangers habitant sur le territoire de la Pologne (article 7(1) de la loi).
Il peut également collecter les données des personnes que les dispositions distinctes obligent à posséder le numéro PESEL (article 7(2) de la loi).
Le registre des habitants recueille les données des personnes qui ont rempli l’obligation d’enregistrement (article 7(2) de la loi).
Chaque personne dont les données sont collectées dans les registres susmentionnés reçoit le numéro d’identification du Registre Électronique Général de la Population – en abrégé, le numéro PESEL (article 15(1) de la loi). Ce numéro est unique. Il se compose de 11 chiffres. Les six premiers chiffres indiquent la date de naissance. Du septième au dixième chiffre, il y a un numéro d’ordre dont le dernier chiffre contient la désignation du sexe. L’onzième chiffre constitue un numéro de contrôle qui permet de vérifier électroniquement l’exactitude du numéro PESEL attribué (article 15(2) de la loi).
2. À quoi le numéro PESEL sert-il ?
Le numéro PESEL est généralement utilisé pour les contacts avec les offices et institutions étatiques et locales, les banques et les soins de santé. Il permet l’identification sans équivoque de son titulaire.
Les situations dans lesquelles le numéro PESEL est utilisé comprennent, par exemple : l’inscription d’un nouveau salarié à ZUS (Zakład Ubezpieczeń Społecznych – l’Institution des Assurances Sociales polonaise) et l’envoi de la déclaration annuelle au Service des impôts. Cependant, il peut arriver que l’employeur embauche un étranger sans PESEL. Dans ce cas, la notification auprès de ZUS doit contenir la série et le numéro de la carte d’identité ou du passeport. Toutefois, il n’est pas possible de soumettre la déclaration des revenus de l’étranger n’ayant pas le numéro PESEL au Service des impôts. Conformément à l’article 3(1) de la loi du 13 octobre 1995 relative aux principes d’enregistrement et d’identification des contribuables et des payeurs (c.-à-d. JO 2022, pos. 166, tel que modifié), le code fiscal constitue :
- le numéro PESEL – cela concerne les contribuables qui sont les personnes physiques non enregistrées à la TVA ou n’exerçant pas d’activité économique ;
- NIP (numéro d’identification fiscale) – pour les autres entités soumises à l’obligation d’enregistrement visée à l’article 2.
En pratique, cela signifie que chaque personne, y compris un étranger, réglant des impôts en Pologne doit avoir le numéro PESEL. Ainsi, il n’est pas possible d’envoyer au Service des impôts la déclaration avec une séquence de chiffres identiques ou de ceux consécutifs, au lieu du numéro PESEL.
3. L’obtention du numéro PESEL
Un étranger qui s’enregistre en Pologne reçoit automatiquement le numéro PESEL. Cependant, il peut arriver qu’il ne soit pas en mesure de s’inscire. Dans ce cas, il doit demander l’obtention du PESEL à l’administration communale.
Il faut déposer la demande d’attribution du numéro PESEL par écrit. Dans l’article 18(2) de la loi, le législateur a strictement déterminé l’étendue des informations qui doivent se trouver dans ce document. Toutefois, il n’est pas nécessaire de le rédiger de façon autonome. Le modèle de demande est fixé par le règlement du Ministre de l’Intérieur du 4 janvier 2012 relatif à l’attribution ou à la modification du numéro PESEL (JO 2015, pos. 1984, tel que modifié). Le formulaire est disponisble sur Internet et dans les administrations communales.
Il faut signer manuellement le formulaire rempli (article 18(1) de la loi).
En soumettant la demande d’attribution du numéro PESEL, l’étranger doit présenter le document de voyage valable. Si la demande concerne un ressortissant d’un État membre de l’Union européenne, celui d’un État membre de l’Association européenne de libre-échange étant partie à l’accord sur l’Espace économique européen ou celui de la Conféderation Suisse, il est possible de fournir un autre document valide qui atteste l’identité du demandeur et sa nationalité.
Si l’étranger agit par l’intermédiaire d’un mandataire, il faut déposer un document de procuration.
La demande d’octroi du PESEL est gratuite. Toutefois, en cas d’intermédiaire d’un mandataire, il faut joindre la preuve du paiement du droit de timbre sur la procuration. Il s’élève à 17 PLN.
Le numéro PESEL doit être attribué sans retard injustifié.
4. L’attribution du numéro PESEL aux citoyens ukrainiens en vertu des dispositions de la Loi spéciale
En raison de l’éclatement de la guerre en Ukraine, de nombreux citoyens de ce pays sont arrivés en Pologne. Afin de leur faciliter l’obtention du numéro PESEL, le législateur a introduit une réglementation spécifique. Cela a été fait dans la loi du 12 mars 2022 sur l’aide aux citoyens ukrainiens dans le cadre d’un conflit armé sur le territoire de ce pays (JO 2022, pos.583, tel que modifié), ci-après dénommée la loi spéciale.
Les citoyens ukrainiens dont le séjour en Pologne est légal conformément aux dispositions de la loi spéciale obtiennent le numéro PESEL, sur leur demande écrite, déposée à l’organe exécutif de la commune (article 4(1) de la loi spéciale).
L’étendue des données fournies dans cette demande diffère légèrement des informations fournies dans le document qui est utilisé en cas de procédure « standard » d’attribution du PESEL. Le formulaire approprié a été mis à disposition dans le Bulletin d’information publique. Il est rédigé en polonais et en ukrainien (article 4(18, 19) de la loi spéciale).
La demande doit être remplie par le demandeur ou par un agent de l’autorité à laquelle ce document est soumis sur la base des données fournies par le demandeur (article 4(2) de la loi spéciale). Les empreintes digitales du demandeur sont relevées. La nécessité de les prendre ne concerne pas la personne :
- qui a moins de 12 ans ;
- dont les empreintes digitales ne peuvent pas temporairement être relevées d’une manière physique ;
- dont les empreintes digitales ne peuvent pas physiquement être relevées (article 4(8,9) de la loi spéciale).
La confirmation de l’identité du demandeur se fait sur la base du document de voyage, de la Carte polonaise ou d’un autre document avec une photo permettant l’identification. Quant aux personnes qui ont moins de 18 ans, la confirmation de l’identité est également possible à l’aide du document attestant la naissance (article 4(11) de la loi spéciale). De plus, cela peut se faire au moyen d’un document invalidé. Toutefois, il doit permettre d’identifier une personne (article 4(12) de la loi spéciale).
5. Les mentions légales
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