Le législateur a prévu une procédure spéciale de légalisation du travail sur le territoire de la République de Pologne pour les citoyens de la République d’Arménie, de la République du Belarus, de la République de Géorgie, de la République de Moldavie et de l’Ukraine. Un employeur qui veut embaucher un ressortissant de l’un des pays susmentionnés peut soumettre une déclaration de confier l’exécution du travail à l’Office du Travail. Cette procédure permet de légaliser rapidement le travail d’un étranger en Pologne.

1. Quand est-il possible de soumettre la déclaration de confier l’exécution du travail ?

Un employeur ne peut soumettre une déclaration de confier l’exécution du travail que s’il envisage d’embaucher un citoyen :

  • de la République d’Arménie,
  • de la République du Belarus,
  • de la République de Géorgie,
  • de la République de Moldavie,
  • de l’Ukraine.

Il n’est pas possible de légaliser le travail en Pologne à l’aide de la déclaration d’une personne étant citoyen d’un pays autre que ceux mentionnés ci-dessus.

La déclaration ne peut pas non plus être utilisée pour légaliser l’emploi d’un ressortissant de l’un des États indiqués pour les travaux saisonniers en Pologne (article 88z(2)(1, 2) de la loi sur la promotion de l’emploi et des institutions du marché du travail (c.-à-d. Journal Officiel de 2023, pos. 735, tel que modifié), ci-après dénommée la loi).

Le législateur limite le travail sur la base d’une déclaration de confier l’exécution du travail. La période de travail indiquée dans un tel document ne peut pas excéder 24 mois. En outre, le commencement du travail indiqué dans la déclaration ne peut pas avoir lieu plus de 6 mois après la date de dépôt de ce document (article 88z(2)(3, 4) de la loi). Lors de l’inscription de la déclaration de confier l’exécution du travail à un étranger au registre des déclarations, l’Office du Travail du Poviat peut préciser une date de début de travail postérieure à celle indiquée dans un tel document. Toutefois, cette date ne peut pas être antérieure au jour suivant celui d’inscription de la déclaration au registre des déclarations (article 88z(3) de la loi).

Les dispositions exigent que la rémunération de l’étranger ne soit pas inférieure au salaire des employés effectuant un travail de type comparable ou occupant un poste similaire (article 88z(2)(5) de la loi).

2. Comment déposer la déclaration de confier l’exécution du travail ?

La déclaration de confier l’exécution du travail doit être présentée sur un formulaire officiel. Son modèle est défini dans le Règlement du Ministre de la Famille et de la Politique sociale du 18 juillet 2022 sur les permis de travail et les déclaration de confier l’exécution du travail à un étranger (JO 2022, pos. 1558), ci-après dénommé le règlement. Un formulaire distinct a été prévu pour les agences de travail intérimaire.

La déclaration doit être accompagnée des documents suivants :

  • une copie des pages d’un document de voyage valide du ressortissant étranger concerné par la demande, contenant des données à caractère personnel, et si l’étranger n’a pas de document de voyage en cours de validité et il n’est pas possible d’en obtenir un, une copie d’un autre document valide confirmant son identité ;
  • une copie de la preuve du paiement de la redevance pour le dépôt de la déclaration ;
  • une déclaration de l’entité qui confie l’exécution du travail, présentée sous peine de responsabilité pénale et informant qu’elle n’a pas été condamnée pour les infractions visées à l’article 88z(5)(1-6) de la loi – un modèle de déclaration est joint au règlement ;
  • si l’employeur agit par l’intermédiaire d’un mandataire – une procuration et la preuve du paiement du droit de timbre sur la procuration.

3. Où et comment faire la déclaration ?

Il faut soumettre la déclaration de confier l’exécution du travail à l’Office du Travail du Poviat compétent pour le siège (cela s’applique aux personnes morales) ou le lieu de séjour permanent (cela concerne les personnes physiques) de l’employeur.

L’employeur peut présenter le formulaire de déclaration rempli en personne à l’Office du Travail du Poviat, l’envoyer par courrier ou via le portail internet : praca.gov.pl. Certains offices du travail exigent que les déclarations soient faites uniquement en ligne. Par conséquent, avant de déposer un tel document, il faut vérifier quelle forme de soumission de la déclaration est préférée par l’office concerné.

4. Après combien de temps la déclaration de confier l’exécution du travail sera-t-elle inscrite au registre des déclarations ?

Dans les cas qui ne nécessitent pas d’enquête, la décision doit être prise au plus tard dans les 7 jours ouvrables à compter de la date de réception de la déclaration. En revanche, dans les affaires exigeant une procédure d’examen, une conclusion doit avoir lieu au plus tard dans les 30 jours suivant la réception du document mentionné ci-dessus (article 88z(4) de la loi).

5. Est-il possible de refuser l’inscription de la déclaration de confier l’exécution du travail au registre des déclarations ?

Le Staroste est autorisé à prendre une décision sur le refus d’inscrire la déclaration de confier l’exécution du travail au registre des déclarations. Il rend une décision appropriée dans le cas où :

  • l’employeur confiant l’exécution du travail ou une personne physique agissant en son nom a commis l’un des délits énumérés à l’article 88z(5)(1-6) de la loi (article 88z(5)(1-6) de la loi) ;
  • au cours d’une année civile donnée, la limite de déclarations applicable visée à l’article 90b(3) de la loi a été dépassée (article 88z(5)(7) de la loi) ;
  • il résulte des circonstances que l’entité confiant l’exécution du travail soumet la déclaration pour les apparences (article 88z(6) de la loi) ;
  • la déclaration sera utilisée par l’étranger dans un but autre que l’exécution du travail pour l’entité donnée (article 88z(6) de la loi) ;
  • l’entité confiant l’exécution du travail au ressortissant étranger ne respecte pas les obligations relatives à l’exercice de l’activité ou au fait de confier le travail à d’autres personnes, et en particulier :
    • elle ne dispose pas de ressources financières ou de sources de revenus nécessaires pour couvrir les responsabilités découlant de la confiance d’un travail à un étranger,
    • elle n’exerce pas d’activités économiques, agricoles ou statutaires justifiant le fait de confier le travail à un étranger au cours de la période donnée, y compris la suspension de l’activité, la radiation du registre approprié ou la liquidation de son activité,
    • elle ne remplit pas l’obligation de payer les cotisations de sécurité sociale, celles d’assurance maladie, celles dues au Fonds du travail et au Fonds de garantie des prestations salariales, celles dues au Fonds de pensions de transition et les cotisations de sécurité sociale des agriculteurs,
    • elle ne déclare pas les employés ou autres personnes couvertes par l’assurance sociale obligatoire à la sécurité sociale ou ne déclare pas les auxiliaires des exploitants agricoles à la sécurité sociale des agriculteurs,
    • elle est en retard dans le paiement des impôts, sauf lorsqu’elle a obtenu une exonération, un report, un paiement échelonné des arriérés de paiement ou une suspension totale de l’exécution de la décision de l’autorité compétente, dans les conditions prévues par la loi (article 88z(6) de la loi) ;
  • les conditions d’inscription de la déclaration au registre des déclarations ne sont pas remplies.

6. Quelles sont les obligations de l’employeur dont la déclaration de confier l’exécution du travail a été inscrite au registre des déclarations ?

L’employeur dont la déclaration de confier l’exécution du travail à un étranger a été inscrite au registre des déclarations est tenu d’informer par écrit l’Office du Travail du Poviat compétent du fait de commencer le travail ou de ne pas commencer le travail par le ressortissant étranger auquel se rapporte la déclaration. La notification doit être faite dans les 7 jours à compter de la date de début du travail (article 88z(13) de la loi). Le non-respect de l’obligation en question, ainsi que la fourniture de fausses informations constituent une contravention passible d’une amende. Conformément à l’article 120(10) de la loi : Quiconque ne remplit pas l’obligation visée à l’article 88z(13) ou fournit de fausses informations sur le fait qu’un ressortissant étranger commence, ne prend pas ou termine le travail sur la base de la déclaration de confier l’exécution du travail est passible d’une amende.

7. Quand l’inscription d’une nouvelle déclaration au registre des déclarations n’est-elle pas nécessaire ?

En règle générale, un changement de circonstances exige l’inscription d’une nouvelle déclaration au registre des déclarations. Toutefois, à l’article 88z(14) de la loi, le législateur a prévu les cas où, malgré un tel changement, il n’est pas nécessaire d’inscrire une nouvelle déclaration au registre des déclarations. Cela se produit dans la situation où :

  • il y a eu un changement concernant le siège, le lieu de séjour permanent, le nom ou la forme juridique de l’entité confiant l’exécution du travail à un étranger ;
  • il y a eu une reprise de l’entreprise ou de sa partie par un autre entrepreneur ;
  • il y a eu un transfert de l’entreprise ou de sa partie à un autre employeur ;
  • l’entité confiant l’exécution du travail à un étranger et le ressortissant étranger ont conclu un contrat de travail au lieu d’un contrat de droit civil ;
  • l’étranger est un travailleur intérimaire, envoyé par l’employeur vers un employeur utilisateur autre que celui indiqué dans la déclaration, et les données concernant l’emploi proposé au ressortissant étranger et précisées dans la déclaration, à l’exception du lieu de travail, n’ont pas été modifiées.

8. Les mentions légales

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