Un employeur étranger qui envoie des salariés travailler en Autriche est tenu d’en informer les autorités autrichiennes compétentes. Le non-respect de cette obligation constitue une violation de la loi et peut avoir des conséquences très graves.
1. L’obligation de déclarer l’entrée des travailleurs
L’obligation de notifier l’entrée de travailleurs étrangers en Autriche est établie par la loi sur la lutte contre le dumping salarial et social – Bundesgesetz, mit dem ein Gesetz zur Bekämpfung von Lohn- und Sozialdumping (STF : Loi n° 44/2016). Conformément aux dispositions de § 19, paragraphe 1, de la loi indiquée : Les employeurs et les travailleurs intérimaires ayant le siège dans un État membre de l’UE, un État de l’EEE ou la Confédération Suisse doivent déclarer l’emploi des salariés détachés en Autriche et des employés mis à disposition en Autriche. Il faut faire la notification séparément pour chaque détachement ou commission. Toute modification ultérieure des informations visées au paragraphe 3 ou au paragraphe 4 doit être déclarée sans délai (notification de changement). L’employeur qui détache un salarié pour travailler en Autriche est considéré comme un employeur aux fins des obligations de déclaration découlant du présent paragraphe et des paragraphes 2 et 3.
Zentrale Koordinationsstelle für die Kontrolle der illegalen Beschäftigung (ZKO) – l’Office central pour l’emploi illégal constitue l’autorité compétente pour faire la notification.
Il faut effectuer la notification avant le début du travail des employés. Dans le cas où la déclaration concerne des travailleurs mobiles du secteur du transport, elle doit être envoyée avant que le salarié n’entre sur le territoire autrichien.
2. Le formulaire en ligne
La notification doit être faite via le formulaire en ligne. Il n’est pas possible de l’envoyer par e-mail ou par fax.
Il n’existe pas de modèle de formulaire universel. La notification peut être faite en utilisant :
- le formulaire ZKO3 – le détachement des travailleurs est déclaré à l’aide de ce document ;
- le formulaire ZKO4 – il est utilisé pour notifier la location de travailleurs ;
- le formulaire ZKO3-T – il sert à notifier le détachement des travailleurs mobiles dans le secteur du transport.
En outre, toute modification de la déclaration doit être effectuée sur le type approprié de formulaire (Änderungsmeldung).
Les formulaires sont disponibles en : allemand, tchèque, anglais, espagnol, croate, italien, hongrois, polonais, roumain, slovaque et slovène.
Il convient de noter qu’un délai pour remplir le formulaire a été introduit. Après 30 minutes, il n’est plus possible de saisir des données dans le formulaire, de le sauvegarder dans la mémoire de l’ordinateur ou de l’envoyer.
Après l’envoi du formulaire, le numéro d’opération et un fichier PDF apparaissent sur l’écran de l’ordinateur. Le numéro d’opération confirme la transmission réussie des données et doit être fourni lors des contacts avec les autorités. Le document pdf est un enregistrement de la notification. Ce fichier constitue la seule preuve de l’envoi de la déclaration.
3. La mise à jour de la notification
La mise à jour de la notification n’est autorisée que si le donneur d’ordre ne change pas. Elle peut avoir lieu dans le cas où :
- le ou les lieux de travail effectivement exercé ont changé (si d’autres lieux de travail apparaissent après l’envoi de la déclaracation, il faut faire une nouvelle notification) ;
- la date de début du travail en Autriche est retardée par rapport à la date indiquée dans la déclaracation initiale ;
- un changement concernant le temps de travail ou l’horaire de travail des différents employés s’est produit ;
- un salarié supplémentaire est envoyé au travail ;
- l’emploi du travailleur indiqué dans la notification initiale a cessé ;
- le détachement d’un ou de tous les salariés indiqués dans la déclaracation initiale n’a pas été réalisée.
La notification doit être mise à jour immédiatement. Le terme « immédiatement » signifie « le jour où le changement se produit ». Ce n’est que dans des situations très exceptionnelles qu’un changement peut avoir lieu le jour ouvrable suivant.
La modification de la notification nécessite de fournir le numéro de l’opération initiale.
Il n’est pas nécessaire de préparer la déclaration de mise à jour ou une nouvelle notification si, dans les limites couvertes par la déclaration initiale, il y a une courte interruption du séjour en Autriche ne dépassant pas une semaine, et si les données fournies dans la notification initiale ne changent pas. Si des périodes d’interruption éventuelle sont connues au moment du dépôt de la déclaration, il faut les indiquer dans la notification.
4. La conservation de la documentation de déclaration
La législation autrichienne impose à l’employeur de conserver un certain nombre de documents. Il s’agit notamment des documents suivants :
- la déclaration et la notification de la modification apportée à la déclaration initiale ;
- le certificat A1 ou les documents équivalents rédigés en allemand ;
- si le salarié envoyé est un ressortissant d’un pays tiers – le permis de travail dans le pays où l’employeur étranger a son siège ;
- le contrat de travail ou une attestation du contenu essentiel du contrat de travail ;
- les documents concernant le classement salarial ;
- le registre de rémunération ou le relevé comparable des éléments de la rémunération ;
- les enregistrements du temps de travail ;
- la confirmation du paiement du salaire.
En règle générale, les documents doivent être conservés sur le lieu d’exécution du travail. Toutefois, le déclarant peut indiquer un autre endroit pour stocker les documents dans le formulaire de notification. Il peut s’agir :
- de la personne de contact autorisée conformément à § 23 de la loi sur la lutte contre le dumping salarial et social LSD-BG ;
- d’une personne séjournant de manière permanente en Autriche et qualifiée en tant que mandataire professionnel des parties ;
- d’une succursale de l’entreprise enregistrée en Autriche où l’employeur étranger exerce ses activités, non seulement occasionnellement,
- d’une filiale menant une activité économique indépendante en Autriche ou de la société mère autrichienne du groupe concerné.
Il n’est pas permis de changer le lieu où la documentation est conservée.
5. La déclaration-cadre et la notification collective
Dans certaines situations, il est possible d’utiliser des formes spécifiques de notification du travail en Autriche. Il s’agit de la déclaration-cadre et de celle collective.
Une déclaration-cadre peut être envoyée si les détachements ont un caractère répétitif et ont lieu dans le cadre d’un seul contrat de service conclu avec la même contrepartie en Autriche ou au sein d’un seul groupe. Elle doit être soumise avant la première prestation de travail dans ce pays. La notification-cadre doit couvrir une période maximale de 6 mois et se référer à la contrepartie en Autriche, ainsi qu’indiquer toutes les personnes envoyées dans cet État. Il est interdit de présenter la déclaration-cadre dans le secteur de la construction.
Une notification collective peut être déposée si plusieurs contrats de service du même type seront exécutés en Autriche pour plusieurs preneurs d’ordre différents, et la période couverte par la déclaration ne peut pas excéder une semaine. La notification doit indiquer toutes les personnes qui séjournent en Autriche pendant la période couverte par la déclaration, ainsi que tous les donneurs d’ordre.
La déclaration-cadre et celle collective sont soumises au moyen de formulaires généraux.
6. Les sanctions
Le non-respect de l’obligation de déclaration, ainsi que l’absence de notification de ses modifications, constituent une infraction administrative passible d’une amende jusqu’à 20 000 EUR. La même sanction s’applique à une entité qui n’a pas fait la notification à temps ou intégralement, ainsi qu’à celle qui a intentionnellement fourni des informations incorrectes dans la déclaration ou dans la notification des modifications.
7. Les mentions légales
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