Pracodawca zagraniczny wysyłający pracowników do pracy w Austrii jest obowiązany zgłosić ten fakt odpowiednim służbom austriackim. Niewywiązanie się z tego obowiązku stanowi naruszenie prawa i skutkować może bardzo poważnymi konsekwencjami.
1. Obowiązek zgłoszenia wjazdu pracowników
Obowiązek zgłaszania wjazdu pracowników zagranicznych do Austrii statuuje ustawa o zwalczaniu dumpingu płacowego i socjalnego – Bundesgesetz, mit dem ein Gesetz zur Bekämpfung von Lohn- und Sozialdumping (STF: U. Nr 44/2016). Stosownie do dyspozycji § 19 ust. 1 wskazanej ustawy: Pracodawcy i pracownicy tymczasowi mający siedzibę w państwie członkowskim UE, państwie EOG lub Konfederacji Szwajcarskiej muszą zgłaszać zatrudnienie pracowników delegowanych do Austrii i pracowników wynajmowanych do Austrii. Zgłoszenia należy dokonać oddzielnie dla każdego delegowania lub zlecenia. Późniejsze zmiany informacji, o których mowa w ust. 3 lub ust. 4, należy zgłaszać niezwłocznie (powiadomienie o zmianie). Pracodawca, który deleguje pracownika do pracy w Austrii, jest uważany za pracodawcę do celów obowiązków sprawozdawczych wynikających z niniejszego ustępu oraz ust. 2 i 3.
Organem właściwym do dokonania zgłoszenia jest Zentrale Koordinationsstelle für die Kontrolle der illegalen Beschäftigung (ZKO) – Centralna Placówka ds. Nielegalnego Zatrudnienia.
Zgłoszenie należy wykonać przed podjęciem pracy przez pracowników. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczyć ma pracowników mobilnych z branży transportowej, powinno zostać wysłane przed wjazdem pracownika na terytorium Austrii.
2. Formularz internetowy
Zgłoszenia dokonuje się za pośrednictwem formularza internetowego. Nie jest możliwym wysłanie go mailem lub faksem.
Nie ma jednego uniwersalnego wzoru formularza. Notyfikacji można dokonać na:
- formularzu ZKO3 – za jego pomocą zgłasza się delegowanie pracowników;
- formularzu ZKO4 – jest wykorzystywany do notyfikacji wynajmu pracowników;
- formularzu ZKO3-T – służy do notyfikowania delegowania pracowników mobilnych w sektorze transportu.
Również zmiana zgłoszenia powinna nastąpić na stosownym wzorze formularza (Änderungsmeldung).
Formularze dostępne są w języku: niemieckim, czeskim, angielskim, hiszpańskim, chorwackim, włoskim, węgierskim, polskim, rumuńskim, słowackim i słoweńskim.
Zaznaczyć należy, iż wprowadzono limit czasu, w jakim formularz powinien zostać wypełniony. Po upływie 30 minut niemożliwe jest wprowadzenie do formularza jakichkolwiek danych, zapisanie go w pamięci komputera, a także jego wysłanie.
Po wysłaniu formularza na ekranie komputera pojawia się numer operacji oraz plik pdf. Numer operacyjny stanowi potwierdzenie skutecznej transmisji danych i należy go podawać w kontaktach z urzędami. Dokument pdf jest zapisem zgłoszenia. Plik ten stanowi wyłączny dowód wysłania zgłoszenia.
3. Aktualizacja zgłoszenia
Aktualizacja zgłoszenia jest dopuszczalna jedynie w wypadku gdy zleceniodawca się nie zmienia. Może ona nastąpić gdy:
- zmianie uległo miejsce lub miejsca faktycznie wykonywanej pracy (jeżeli po wysłaniu zgłoszenia pojawią się dodatkowe miejsca pracy, należy wykonać nowe zgłoszenie);
- opóźniła się data rozpoczęcia pracy w Austrii w stosunku do daty wskazanej w pierwotnym zgłoszeniu;
- nastąpiła zmiana wymiaru lub rozkładu czasu pracy poszczególnych pracowników;
- dodatkowy pracownik jest wysyłany do pracy;
- ustało zatrudnienie pracownika wskazanego w pierwotnej notyfikacji;
- nie doszło do skutku oddelegowanie poszczególnych lub wszystkich pracowników wskazanych w pierwotnym zgłoszenie.
Aktualizacja zgłoszenia powinna nastąpić niezwłocznie. Pod terminem „niezwłocznie” rozumieć należy „dzień zaistnienia zmiany”. Jedynie w bardzo wyjątkowych sytuacjach zmiana może nastąpić w następnym dniu roboczym.
Zmiana notyfikacji wymaga podana numeru pierwotnej operacji.
Nie jest koniecznym przygotowanie zgłoszenia aktualizacyjnego, ani nowego zgłoszenia, jeżeli w granicach objętych pierwotnym zgłoszeniem ma miejsca krótka, nie dłuższa niż 1 tydzień, przerwa w pobycie na terenie Austrii, a zmianie nie ulegają dane podane w zgłoszeniu pierwotnym. Jeżeli okresy ewentualnej przerwy są znane w czasie składnia zgłoszenia, należy je wskazać w zgłoszeniu.
4. Przechowywanie dokumentacji zgłoszeniowej
Przepisy austriackie nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania szeregu dokumentów. Należą do nich:
- zgłoszenie oraz zgłoszenie zmiany pierwotnego zgłoszenia;
- zaświadczenie A1 lub dokumenty równoznaczne sporządzone w języku niemieckim;
- jeżeli wysyłany pracownik jest obywatelem Państwa trzeciego – zezwolenie na zatrudnienie w państwie, w którym pracodawca zagraniczny ma swoją siedzibę;
- umowę o pracę lub poświadczenie istotnych treści umowy o pracę;
- dokumenty dotyczące zaszeregowania płacowego;
- ewidencja wynagrodzeń lub porównywalne zestawienie składników wynagrodzenia;
- zapisy czasu pracy;
- potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia.
Co do zasady, dokumentacja winna być przechowywania w miejscu wykonywania pracy. Zgłaszający może jednak wskazać w formularzu zgłoszeniowym inne miejsce przechowywania dokumentacji. Może to być:
- osoba upoważniona do kontaktu zgodnie z § 23 ustawy o zwalczaniu dumpingu płacowego i socjalnego LSD-BG;
- osoba przebywająca na stałe w Austrii, posiadająca uprawnienia profesjonalnego pełnomocnika stron;
- zarejestrowany w Austrii oddział firmy, w którym zagraniczny pracodawca prowadzi swoją działalność, nie tylko sporadycznie,
- spółka zależna prowadząca samodzielną działalność gospodarczą w Austrii lub austriacka spółka dominująca danego koncernu.
Niedopuszczalna jest zmiana miejsca przechowywania dokumentacji.
5. Zgłoszenie ramowe i zgłoszenie zbiorcze
W pewnych sytuacjach można skorzystać ze szczególnych form zgłoszenia pracy w Austrii. Chodzi mianowicie o zgłoszenie ramowe oraz zgłoszenie zbiorcze.
Zgłoszenie ramowe może zostać wysłane jeżeli oddelegowania mają charakter powtarzający się oraz następują w ramach jednej umowy o świadczenie usług zawartej z tym samym kontrahentem w Austrii, bądź w ramach jednego koncernu. Musi ono zostać złożone przed pierwszym świadczeniem pracy na terenie Austrii. Zgłoszenie ramowe powinno obejmować okres maksymalnie do 6 miesięcy oraz odnosić się do kontrahenta w Austrii, a także wskazywać wszystkie osoby wysyłane do tego państwa. Niedopuszczalnym jest złożenie zgłoszenia ramowego w sektorze budowlanym.
Zgłoszenie zbiorcze może zostać złożone jeżeli w Austrii będzie realizowane kilka tego samego rodzaju umów o świadczeniu usług dla kilku różnych zleceniobiorców, a okres objęty zgłoszeniem nie może przekraczać jednego tygodnia. W zgłoszeniu należy wskazać wszystkie osoby, które w okresie objętym notyfikacją, przebywają na terenie Austrii oraz wszystkich zleceniodawców.
Zgłoszenie ramowe i zbiorcze składa się za pomocą formularzy ogólnych.
6. Sankcje
Niewywiązanie się z obowiązku dokonania zgłoszenia, jak również brak zawiadomienia o jego zmianach stanowi wykroczenie administracyjne podlegające karze grzywny w wysokości do 20 000 EUR. Tej samej karze podlega podmiot, który nie dokonał zgłoszenia w terminie lub nie dokonał zgłoszenia w całości, a także umyślnie podał nieprawidłowe informacje w zgłoszeniu lub w zgłoszeniu o zmianie.
7. Nota prawna
Opracowanie stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t.jedn. z późn. zm.). Publikowanie bądź powielanie niniejszego opracowania lub jego części, przytaczanie opinii, jak również rozpowszechnianie w jakikolwiek inny sposób informacji w nim zawartych bez pisemnej zgody Crede sp. z o.o. jest zabronione.
