Do nierzadkich należy sytuacja, gdy od pracowników świadczących pracę w kilku państwach żąda się przedstawienia certyfikatu rezydencji. Dokument ten wskazuje bowiem, którego państwa rezydentem podatkowym jest pracownik i gdzie podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu.
1. Zaświadczenie o rezydencji podatkowej
Z punktu widzenia prawa podatkowego, certyfikat rezydencji jest niezwykle ważnym dokumentem. Wynika z niego bowiem, iż osoba wskazana w certyfikacie ma rezydencję podatkową w państwie, którego organ wystawił zaświadczenie. Zgodnie z dyspozycją art. 5a pkt 21 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późń. zm.), certyfikat rezydencji to zaświadczenie o miejscu zamieszkania podatnika dla celów podatkowych, wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca zamieszkania podatnika.
Osoba fizyczna zostanie uznana za polskiego rezydenta podatkowego, jeżeli posiada na terytorium RP centrum interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) lub przebywa na terytorium naszego państwa dłużej niż 183 dni w roku podatkowym (art. 3 ust. 1a ustawy o PIT). Wskazane kryteria mają charakter alternatywny – wystarczy spełnienie jednego, aby dana osoba została uznana za polskiego rezydenta podatkowego. W przypadku gdy osoba fizyczna zostanie uznana za polskiego rezydenta podatkowego, podlega ona w Polsce obowiązkowi podatkowemu w od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów. Jest to tzw. nieograniczony obowiązek podatkowy (art. 3 ust. 1 ustawy o PIT). Osoby fizyczne, które nie są polskimi rezydentami podatkowymi podlegają ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Oznacza to, iż płacą podatki w Polsce wyłącznie od dochodów (przychodów) osiąganych na terytorium RP (art. 3 ust. 2 ustawy o PIT).
2. Jakiego okresu dotyczy certyfikat rezydencji?
Certyfikat rezydencji odnosi się do stanu przeszłego, bądź teraźniejszości. Nie może on natomiast dotyczyć przyszłości. Co więcej, jest on ważny do czasu, gdy potwierdzony w nim stan faktyczny nie ulegnie zmianie. Potwierdził to Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w piśmie z dnia 26 kwietnia 2010 r., IPPB2/415-103/10-3/MR: „certyfikat rezydencji jest dokumentem wydawanym przez właściwą administrację podatkową, potwierdzającym określony stan faktyczny – miejsce rezydencji podatnika dla celów podatkowych, którym w przypadku podatników podatku dochodowego od osób fizycznych jest miejsce zamieszkania. Wydając takie zaświadczenie właściwy organ potwierdza, że – na moment wydania tego dokumentu bądź na moment w nim określony – stan faktyczny wskazany w jego treści jest zgodny ze stanem faktycznym, wynikającym z ewidencji, rejestrów prowadzonych przez ten organ bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Certyfikat może zatem dotyczyć wyłącznie zaistniałych, tj. teraźniejszych lub przeszłych stanów faktycznych, nigdy przyszłych okoliczności faktycznych.”
Certyfikat rezydencji może zawierać informację, na jaki okres został wydany. Jeżeli w zaświadczeniu nie wskazano okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania (art. 41 ust. 9a ustawy o PIT). Jednakże w przypadku gdy we wskazanym okresie miejsce zamieszkania podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie, jest on zobowiązany do niezwłocznego udokumentowania miejsca zamieszkania dla celów podatkowych nowym certyfikatem rezydencji (art. 41 ust. 9a ustawy o PIT).
3. Uzyskanie certyfikatu rezydencji
Certyfikat rezydencji wydawany jest na wniosek podatnika (art. 306l ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późń. zm.). Wniosek składa się na urzędowym formularzu: Wniosek o wydanie zaświadczenia o miejscu zamieszkania lub siedziby dla celów podatkowych Certyfikat Rezydencji Podatkowej (CFR-1).
Organem właściwym do rozpoznania sprawy jest Urząd Skarbowy właściwy ze względu na miejsce zamieszkania wnioskodawcy w dniu złożenia wniosku.
Wniosek może zostać złożony elektronicznie jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym, bądź za pośrednictwem e-PUAP do właściwego urzędu skarbowego. Można go również złożyć w formie papierowej we właściwym Urzędzie Skarbowym lub w Centrum Obsługi (jednostki znajdują się na terytorium całego kraju). Wniosek w formie papierowej może również zostać przesłany do właściwego urzędu skarbowego za pośrednictwem operatora pocztowego.
Wniesienie wniosku wymaga uiszczenia opłaty w kwocie 17 PLN. Dowód uiszczenia opłaty od wniosku należy załączyć do wniosku.
O certyfikat rezydencji można wystąpić osobiście lub przez pełnomocnika. Przy czym w razie działania za pośrednictwem pełnomocnika, do wniosku należy załączyć dokument pełnomocnictwa oraz dowód uiszczenia opłaty skarbowej od pełnomocnictwa (wynosi ona 17 PLN).
Urząd Skarbowy rozpoznaje wniosek o wydanie certyfikatu rezydencji w terminie 7 dni. W razie jego uwzględnienia organ wydaje certyfikat rezydencji. Urząd Skarbowy może również postanowić o pozostawieniu wniosku bez rozpatrzenia, bądź o odmowie wydania zaświadczenia lub zaświadczenia o żądanej treści.
4. Treść certyfikatu rezydencji
Treści certyfikatu rezydencji nie została określona przez przepisy prawa. Jednakże wskazówki co do treści dokumentu można znaleźć w wypowiedziach organów skarbowych. Na uwagę zasługuje zwłaszcza interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 12 czerwca 2008 r., ITPB3/423-211/08/AM. Dyrektor Izby Skarbowej wskazał bowiem: „Zrozumiałym jest fakt braku określenia formy certyfikatu rezydencji, ponieważ nie sposób uregulować w polskim prawie podatkowym kwestii związanych z wydawaniem dokumentów urzędowych przez zagraniczne administracje podatkowe. Definicja rezydencji w międzynarodowym prawie podatkowym wynika z umów o unikaniu podwójnego opodatkowania od dochodu i majątku. Ponieważ umowy te nie określają obowiązującej formy zaświadczenia o miejscu zamieszkania lub siedziby, certyfikat rezydencji nie zawsze wydawany jest na sformalizowanym druku, jak również nie musi wprost zawierać nazwy „certyfikat rezydencji”. Z treści tychże przepisów wynika, że certyfikat rezydencji powinien spełniać przynajmniej następujące warunki:
- zostać wydany przez właściwą administrację podatkową,
- określać miejsce rezydencji (miejsce zamieszkania bądź siedziby) podatnika dla celów podatkowych,
- zawierać datę wydania certyfikatu i/lub datę, na jaką potwierdzana jest rezydencja podatkowa.
Zatem każde zaświadczenie wydane przez właściwą władzę podatkową (aktualne na dzień wypłaty), które potwierdza posiadanie przez dany podmiot rezydencji podatkowej tego państwa – jest wystarczające.”
5. Nota prawna
Opracowanie stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t.jedn. z późn. zm.). Publikowanie bądź powielanie niniejszego opracowania lub jego części, przytaczanie opinii, jak również rozpowszechnianie w jakikolwiek inny sposób informacji w nim zawartych bez pisemnej zgody Crede sp. z o.o. jest zabronione.
