Przepisy unijne nakładają na pracodawców obowiązek zgłaszania delegowania pracowników do odpowiednich organów państw goszczących. W związku z tym, każde Państwo UE podjęło działania pozwalające na dokonanie takiej notyfikacji, np. we Francji stworzono portal SIPSI, a w Niemczech ZOLL. Dokonanie zgłoszenia w większości państw jest stosunkowo proste. Od tej zasady jest jednak wyjątek. To CLICLAVORO, czyli zgłoszenie delegowania pracowników do Włoch.
1. CLICLAVORO
Włoskie Ministerstwo Pracy utworzyło specjalny portal CLICLAVORO. Zawiera on wiele cennych informacji dotyczących pracy we Włoszech oraz delegowania do tego kraju. Za jego pośrednictwem można również dokonać zgłoszenia oddelegowania pracownika do Włoch.
Warunkiem dokonania notyfikacji delegowania pracowników do Włoch w portalu CLICLAVORO jest założenie profilu pracodawcy. Profil pozwala również na aktualizowanie danych osobowych delegowanych pracowników, a także na zarządzanie datami ich pobytu na terenie Włoch oraz na anulowanie zgłoszeń.
W celu utworzenia profilu pracodawcy na portalu CLICLAVORO, należy dysponować dokumentami i informacjami dotyczącymi firmy, dla której tworzone jest konto np. pełną nazwą, adresem siedziby, danymi osób reprezentujących firmę, danymi kontaktowymi.
2. Termin, w jakim należy dokonać zgłoszenia delegowania do CLICLAVORO
Zgłoszenie delegowania należy dokonać najpóźniej na 24 godziny przed rozpoczęciem pracy we Włoszech przez delegowanych pracowników.
Portal nie pozwala na dokonanie zgłoszenia z datą wsteczną. Dokonanie zgłoszenia z data wsteczną możliwe jest jedynie w przypadku gdy pracodawca nie mógł dokonać zgłoszenia z przyczyn leżących po stronie administratora portalu (np. z powodów awarii). Należy jednak podkreślić, iż włoska Inspekcja Pracy uznaje, iż problemy w funkcjonowaniu portalu nie stanowią usprawiedliwienia dla dokonana zgłoszenia po terminie.
3. Zgłoszenie delegowania
W celu dokonania zgłoszenia delegowania pracowników do Włoch, należy wejść na stronę: https://www.cliclavoro.gov.it/ i kliknąć na odnośnik (znajduje się na dole strony):
Przeniesie on nas na stronę pozwalającą na zalogowanie się do portalu zgłoszeniowego. Znajduje się na niej zakładka „Utenti Esteri”.
Po kliknięciu we wskazaną zakładkę pojawia się okno logowania.
Po zalogowaniu się na profil należy kliknąć zakładkę „DISTACCO TRANSNATIONALE”.
Po kliknięciu w zakładkę DISTACCO TRANSNATIONALE pracodawca przechodzi na poziom, na którym może zgłosić nowe delegowanie, ale również zyskuje dostęp do wcześniej dokonanych notyfikacji. W razie wyboru tej drugiej opcji, wyświetli się lista wcześniej dokonanych notyfikacji. Możemy je edytować, a nawet usunąć.
Jeżeli wybraliśmy opcję nowe zgłoszenie, otworzy się formularz zgłoszeniowy. Dane pracodawcy delegującego powinny uzupełnić się automatycznie (na podstawie danych podanych przy tworzeniu konta).
Następnie należy podać:
- Początkową i końcową datę delegowania;
- Dokładny adres, pod którym pracownicy delegowani będą pracować we Włoszech;
- Dane delegowanych pracowników (m.in. numer identyfikacyjny (np. PESEL), imię i nazwisko, datę urodzenia, płeć, obywatelstwo, państwo urodzenia, miasto urodzenia, rodzaj wykonywanej pracy);
- Dane osoby reprezentującej pracodawcę delegującego pracowników do Włoch (Zakres danych dotyczących reprezentanta jest analogiczny jak w przypadku pracowników. Przy czym w przypadku gdy reprezentant mieszka poza terenem Włoch, należy to zaznaczyć. Wówczas pola dotyczące adresu we Włoszech staną się nieaktywne.);
- Dane podmiotu, dla którego będzie świadczona usługa przez pracodawcę delegującego pracowników do Włoch (Po wpisaniu w rubryce Codice Fiscale /P. IVA stosownego numeru kontrahenta, jego dane winny zaciągnąć się automatycznie. Zgłaszający musi jedynie wskazać sektor jego działania);
- Dane osoby reprezentującej podmiot, dla którego będzie świadczona usługa przez pracodawcę delegującego pracowników do Włoch (m.in. imię, nazwisko, płeć, data urodzenia, obywatelstwo, kraj urodzenia, miasto urodzenia, Codice Fiscale- jeżeli reprezentant jest Włochem);
- Dane osoby odpowiedzialnej (tzw. referenta) za reprezentowanie pracodawcy delegującego do Włoch w kontaktach z partnerami społecznymi i pozostającego do ich dyspozycji przez cały okres trwania delegowania;
- Dane osoby odpowiedzialnej (tzw. referenta) za otrzymywanie oraz obieranie korespondencji.
W czasie wypełniania formularza należy pamiętać, iż w przypadku gdy delegowanie nie ma charakteru długoterminowego, nie należy klikać pól Notifica Lunga Durata oraz Eccedenza Lunga Durata. Pola te można zaznaczyć jedynie w przypadku delegowania długoterminowego.
4. Osoby do kontaktów
Jak wskazano już wcześniej, pracodawca delegujący ma obowiązek podać dane osób, pełniących funkcje osób kontaktowych, tzw. referentów.
Możemy wyróżnić dwa rodzaje referentów. Pierwszy z nich został opisany w art.10 ustęp 4 Dekretu Legislacyjnego. Przepis nakłada na pracodawców delegujących do Włoch obowiązek wskazania na cały okres delegowania osoby posiadającej uprawnienia do reprezentowania pracodawcy delegującego w kontaktach z partnerami społecznymi oraz pozostawania w dyspozycji partnerów społecznych przez cały okres delegowania. Musi być to zatem osoba znająca prawo włoskie i biegle władająca językiem włoskim.
Drugi rodzaj referenta statuuje art.10, ustęp 3 litera b Dekretu Legislacyjnego. W myśl tego przepisu, w czasie oddelegowania i w okresie dwóch lat po jego zakończeniu, firma delegująca ma obowiązek wyznaczyć osobę kontaktową, odpowiedzialną za wysyłanie i odbieranie akt oraz dokumentów. Osoba ta powinna mieszkać we Włoszech. W razie niewywiązania się z przedmiotowego obowiązku, za siedzibę pracodawcy delegującego uważa się miejsce, w którym znajduje się siedziba lub miejsce zamieszkania usługobiorcy.
Ta sama osoba może pełnić funkcje referenta z art.10 ustęp 4 Dekretu Legislacyjnego oraz z art.10, ustęp 3 litera b Dekretu Legislacyjnego.
Przy wyznaczeniu referentów należy działać bardzo roztropnie. Kary za wyznaczenie na referentów niewłaściwych osób są bardzo wysokie (nawet po kilka tysięcy Euro).
5. Nota prawna
Opracowanie stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t.jedn. z późn. zm.). Publikowanie bądź powielanie niniejszego opracowania lub jego części, przytaczanie opinii, jak również rozpowszechnianie w jakikolwiek inny sposób informacji w nim zawartych bez pisemnej zgody Crede sp. z o.o. jest zabronione.
