26 kwietnia 2023 r. zaczęły obowiązywać rozwiązania prawne wprowadzone przez ustawę z dnia 9 marca 2023 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r., poz. 641). Jedną z nowości jest zmiana zakresu informacji o warunkach zatrudnienia, którą pracodawca przekazuje nowo zatrudnionemu pracownikowi. Co więcej, nałożono na pracodawcę powinność przekazania stosownych informacji pracownikowi wyjeżdzającemu do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju.

1. Obowiązek informacyjny pracodawcy wobec pracownika

Art. 29 § 3 k.p. nakłada na pracodawcę obowiązek poinformowania pracownika, nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy, o:

  1. obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
  2. obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
  3. przysługujących pracownikowi przerwach w pracy,
  4. przysługującym pracownikowi dobowym i tygodniowym odpoczynku,
  5. zasadach pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
  6. zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę – w przypadku pracy zmianowej,
  7. zasadach przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy – w razie kilku miejsc świadczenia pracy,
  8. innych niż uzgodnione w umowie o pracę należnych pracownikowi składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
  9. wymiarze przysługującego pracownikowi płatnego urlopu, w tym urlopu wypoczynkowego, a w przypadku gdy nie jest możliwe jego określenie w dacie przekazywania informacji, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
  10. obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w szczególności o wymogach formalnych, terminie odwołania się do sądu pracy, długości okresów wypowiedzenia, a jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia w dacie przekazywania informacji, o sposobie ustalania okresów wypowiedzenia,
  11. prawie pracownika do szkoleń, a w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy – w przypadku gdy pracodawca zapewnia szkolenia,
  12. układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w razie zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji,
  13. gdy pracodawca nie ustalił regulaminu pracy:
    a. terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę,
    b. porze nocnej,
    c. przyjętym u pracodawcy sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Ponadto, w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, pracodawca ma obowiązek przekazać informacje o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu stosunku pracy oraz na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę. Przedmiotowa powinność nie powstaje jeżeli pracownik samodzielnie dokonuje wyboru instytucji zabezpieczenia społecznego.

Istotne novum stanowi obowiązek pracodawcy poinformowania pracownika o zmianie adresu swojej siedziby, a w przypadku pracodawcy będącego osobą fizyczną nieposiadającego siedziby – o zmianie adresu zamieszkania. Pracodawca informuje pracownika o tej zmianie nie później niż w terminie 7 dni od dnia zmiany adresu, w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 29 § 32 k.p.).

Pracodawca ma również obowiązek poinformować pracownika o zmianie warunków zatrudnienia określonych w art. 29 § 3 k.p. oraz o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym. Rzeczona informacja powinna zostać przekazana niezwłocznie, nie później niż w dniu, w którym zmiana ma zastosowanie do pracownika. Omawiany obowiązek nie powstaje jeżeli zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, a przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi (art. 29 § 33 k.p.).

2. Forma przekazania informacji o warunkach zatrudnienia

Pracodawca przekazuje pracownikowi informacje o warunkach zatrudnienia w postaci papierowej lub elektronicznej. Ustawodawca zastrzegł jednak, iż przekazanie pracownikowi informacji w postaci elektronicznej będzie mogło nastąpić, jeżeli pracownik dysponuje możliwością wydrukowania informacji oraz ich przechowywania, a pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.

Przekazanie informacji może nastąpić przez wskazanie stosownych przepisów prawa pracy oraz ubezpieczeń społecznych. Takie wskazanie nie może jednak obejmować informacji o:

  • zasadach przemieszczania się między kilkoma miejscami wykonywania pracy,
  • obowiązującym pracownika układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, a w przypadku gdy porozumienie zostało zawarte przez wspólne organy lub instytucje o nazwie tych organów lub instytucji,
  • terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę, porze nocnej, sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy (art. 29 § 31 k.p.).

W postaci papierowej lub elektronicznej powinna zostać przekazana informacja o zmianie warunków zatrudnienia określonych w art. 29 § 3 k.p. oraz o objęciu pracowniku układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym.

3. Informacje dla pracownika wyjeżdzającego do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju

Niezwykle istotną zmianą jest nadanie nowej treści art. 291 § 2 k.p. Znowelizowany przepis nakłada bowiem na pracodawcę wysyłającego pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju powinność poinformowania rzeczonego pracownika o:

  1. państwie lub państwach, w których praca lub zadanie służbowe mają być wykonywane;
  2. przewidywanym czasie trwania pracy lub zadania służbowego zagranicą;
  3. walucie, w której będzie wypłacane wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego zagranicą;
  4. świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy lub zadania służbowego zagranicą, jeżeli takie świadczenia przewidują przepisy prawa pracy lub wynika to z umowy pracę;
  5. zapewnieniu lub braku zapewnienia powrotu pracownika do kraju;
  6. warunkach powrotu pracownika do kraju – jeżeli pracodawca zapewnia taki powrót.

Pracodawca winien przekazać przedmiotową informację „przed wyjazdem pracownika do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju”. Inaczej mówiąc, pracownik powinien otrzymać w/w informacje zanim wyjedzie zagranicę.

Podkreślić należy, że ustawodawca wprowadził wymóg by uzasadniający powstanie obowiązku informacyjnego, wyjazd do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granice kraju, trwał dłużej niż 4 kolejne tygodnie.

Pracodawca informuje pracownika o zmianie warunków zatrudnienia wskazanych w art. 291 § 2 k.p., niezwłocznie, nie później niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie pracownika. Obowiązek informacyjny nie powstaje, jeżeli zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmiany przepisów prawa pracy, a przepisy te zostały wskazane w informacji przekazanej pracownikowi (art. 291 § 2 k.p.).

Obowiązek przekazania w/w informacji pracownikom wyjeżdzającym do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju jest niezależny od obowiązku informacyjnego z art. 29 § 3 – 33k.p.

4. Forma przekazania informacji pracownikowi wyjeżdzającemu do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju

Z treści art. 291 § 2 k.p. jednoznacznie wynika, iż pracodawca przekazuje informacje wskazane w tym przepisie w postaci papierowej lub elektronicznej. Przy czym warunkiem przekazania pracownikowi informacji w formie elektronicznej jest jej udostępnienie pracownikowi z możliwością jej wydrukowania i przechowywania oraz zachowanie przez pracodawcę dowodu ich przekazania lub otrzymania przez pracownika (art. 291 § 51 k.p.).

Również zmiana warunków zatrudnienia wskazanych w art. 291 § 2 k.p. może nastąpić w formie pisemnej lub elektronicznej.

Z treści art. 291 § 3 k.p. wynika, iż jedynie informacja o walucie, w jakiej będzie wypłacane wynagrodzenie w czasie wykonywania pracy lub zadania służbowego zagranicą, może zostać podana poprzez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy.

5. Zakres zastosowania przepisów o obowiązku informacyjnym wobec pracownika kierowanego do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego poza granicami kraju

Stosownie do dyspozycji art. 291 § 6 k.p., przepisy art. 291 § 2-4 i 51 k.p. stosuje się odpowiednio do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę. Oznacza to, iż przepisy statuujące obowiązek pracodawcy przekazania stosownych informacji pracownikowi kierowanemu do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego zagranicą stosują się odpowiednio do stosunków pracy nawiązanych na innej podstawie niż umowa o pracę, a więc np. na podstawie umowy zlecenia.

6. Sankcje za niedopełnienie obowiązku informacyjnego

Niedopełnienie obowiązku informacyjnego przez pracodawcę zostało spenalizowane. W myśl art. 281 § 1 pkt 2a k.p., karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł podlega pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie poinformowała pracownika w terminie o warunkach jego zatrudnienia, naruszając w sposób rażący przepisy o obowiązku informacyjnym, tj. art. 29 § 3, 32 i 33 k.p. oraz na art. 291 § 2 i 4 k.p.

Nałożenie sankcji za nieprzestrzeganie przez pracodawcę przepisów o obowiązku informacyjnym ma swe źródło w przepisach unijnych. Jak wyjaśniono bowiem w uzasadnieniu do projektu ustawy: „Regulacja ta jest spójna z art. 19 dyrektywy 2019/1152, z którego należy wywodzić, że sankcje dla pracodawcy za naruszenie obowiązków informacyjnych, o których mowa w 29 § 3, 32 i 33 Kodeksu pracy lub w art. 291 § 2 i 4 Kodeksu pracy, oraz za nie udzielenie pracownikowi, w postaci papierowej lub elektronicznej, odpowiedzi na wniosek, o której mowa w art. 293 § 4 Kodeksu pracy, muszą być skuteczne, proporcjonalne i odstraszające.”

7. Nota prawna

Opracowanie stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t.jedn. z późn. zm.). Publikowanie bądź powielanie niniejszego opracowania lub jego części, przytaczanie opinii, jak również rozpowszechnianie w jakikolwiek inny sposób informacji w nim zawartych bez pisemnej zgody Crede sp. z o.o. jest zabronione.

Ten post dostępny jest także w języku: English Français