Pracodawca może pomniejszyć o 30% wartości diet podstawę opodatkowania wynagrodzenia pracownika delegowanego. Przepisy przewidują również możliwość pomniejszenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne pracownika delegowanego. W poniższym artykule omówimy przedmiotową instytucję oraz wyjaśnimy, jak ją stosować.
1. Oddelegowanie a delegacja
Przed wytłumaczeniem zasad pomniejszania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, wyjaśnić należy, czym się różni delegacja od oddelegowania. Instytucja pomniejszenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne ma bowiem zastosowanie wyłącznie w przypadku oddelegowania pracowników do pracy za granicą. Nie można jej zastosować do pracownika w delegacji.
Pojęcie delegacji ustawodawca zdefiniował w art. 775 § 1 k.p. Przepis ten stanowi: Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Delegacja ma zatem miejsce gdy pracownik otrzymał polecenie służbowe wyjazdu i w czasie tego wyjazdu wykonuje zadanie służbowe. Rzeczone zadanie winno być wykonywane poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Wyjazd nie powoduje jednak zmiany miejsca świadczenia pracy. Delegacja ma bowiem incydentalny charakter.
W żadnym akcie prawnym nie znajdziemy definicji ustawowej oddelegowania. Zostało ono jednak doprecyzowane przez doktrynę i praktykę. Przyjmuje się, iż oddelegowanie ma miejsce w przypadku gdy następuje czasowa zmiana miejsca świadczenia pracy przez pracownika. Warunkiem tej zmiany jest zawarcie przez strony stosunku pracy aneksu eksportowego, czyli porozumienia przewidującego zmianę miejsca świadczenia pracy przez pracownika.
2. Zmniejszenie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne – podstawa prawna
Podstawę prawną zmniejszenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz.728 z późń. zm.), zwanego dalej rozporządzeniem. Przepis ten stanowi: Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: część wynagrodzenia pracowników, których przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy, zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, z wyłączeniem osób wymienionych w art. 18 ust. 12 ustawy – w wysokości równowartości diety przysługującej z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju, za każdy dzień pobytu, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z tym zastrzeżeniem, że tak ustalony miesięczny przychód tych osób stanowiący podstawę wymiaru składek nie może być niższy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy.
3. Warunek skorzystania ze zmniejszenia
Ze zmniejszenia podstawy wymiaru składek można skorzystać jedynie w przypadku gdy przychód pracownika jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie. W 2023 r. wynosi ono 6 935,00 PLN.
W sytuacji gdy przychód pracownika jest mniejszy niż przeciętne wynagrodzenie, nie można skorzystać ze zmniejszenia. Inaczej mówiąc, jeżeli pracownik uzyskał przychód mniejszy niż przeciętne wynagrodzenie, przepis § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia nie ma zastosowania.
W tym miejscu zaznaczyć należy, iż w przypadku gdy pracownik w tym samym miesiącu świadczy pracę w Polsce i za granicą, nie można zmniejszać kwoty przeciętnego wynagrodzenia proporcjonalnie do okresu przebywania za granicą. Nie należy dokonywać proporcjonalnego zmniejszania kwoty przeciętnego wynagrodzenia również w przypadku gdy pracownik przez część miesiąca był chory lub przebywał na urlopie wypoczynkowym.
4. Przychód pracownika
Przed dokonaniem zmniejszenia podstawy wymiaru składek należy ustalić wartość przychodu, który będzie ulegał pomniejszeniu. Zastosowanie ma tutaj art. 18 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1230 z późń. zm.). Trzeba zatem uwzględnić wszystkie składniki wynagrodzenia, stanowiące podstawę wymiaru składek, które otrzymał pracownik w danym miesiącu, bez względu na okres, za jaki przysługują. Nie uwzględnia się wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków.
Zaznaczyć należy, iż w przypadku gdy w danym miesiącu pracownik świadczył pracę zarówno w kraju, jak i za granicą, przy ustalaniu przychodu należy wziąć pod uwagę łączny przychód uzyskany przez pracownika, tj. przychód uzyskany w Polsce i za granicą.
5. Wysokość pomniejszenia
Pomniejszenie podstawy wymiaru składek następuje o iloczyn liczby dni pobytu za granicą oraz wartości diet zagranicznych.
Wysokość diet dla poszczególnych państw określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 167 z późń. zm.).
Za „dni pobytu za granicą” uważa się każdy dzień pobytu za granicą. Zalicza się do nich również dni rozkładowo wolne od pracy przypadające w okresie oddelegowania, tj. soboty i niedziele. Nie uwzględnia się natomiast dni, w czasie których pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim lub urlopie wypoczynkowym.
6. Kurs walut
Zazwyczaj wynagrodzenie pracownika delegowanego ustalane jest w euro. W walutach obcych została również wyrażona wartość diet zagranicznych. W celu prawidłowego rozliczenia wynagrodzenia, rzeczone kwoty powinny zostać przeliczone na złotówki. Winno to nastąpić według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu (art. 11a ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późń. zm.)).
7. Zmniejszenie wartości podstawy na ubezpieczenia społeczne w praktyce
W celu skorzystania z § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia, w pierwszej kolejności należy ustalić przychód pracownika. Jeżeli jest on niższy niż przeciętne wynagrodzenie, nie można skorzystać z pomniejszenia. Natomiast w przypadku gdy przychód ten przekroczył kwotę przeciętnego wynagrodzenia można dokonać zmniejszenia. W tym celu od przychodu należy odjąć iloczyn dni pobytu za granicą oraz wartości diet. Jeżeli wynik będzie niższy niż przeciętne wynagrodzenie, składki liczymy od kwoty przeciętnego wynagrodzenia. W przypadku gdy obliczona kwota będzie wyższa od przeciętnego wynagrodzenia, składki na ubezpieczenia liczymy od uzyskanej kwoty.
8. Nota prawna
Opracowanie stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t.jedn. z późn. zm.). Publikowanie bądź powielanie niniejszego opracowania lub jego części, przytaczanie opinii, jak również rozpowszechnianie w jakikolwiek inny sposób informacji w nim zawartych bez pisemnej zgody Crede sp. z o.o. jest zabronione.
