W Holandii, podobnie jak w innych Państwach UE, istnieje obowiązek zgłoszenia delegowania pracowników. Niedopełnienie przedmiotowego obowiązku wiąże się z negatywnymi konsekwencjami – zarówno dla pracodawcy delegującego, jak i kontrahenta, do którego pracownicy są delegowani. W związku z tym, wiedza, jak prawidłowo wykonać zgłoszenia, jest niezwykle ważna.
1. Obowiązek notyfikacji
Obowiązek notyfikacji ciąży na przedsiębiorcach zagranicznych wysyłających pracowników do pracy na terytorium Holandii. Przedmiotowy obowiązek spoczywa zatem na przedsiębiorcach delegujących pracowników w związku z realizacją zawartych kontraktów, agencjach pracy tymczasowej, przedsiębiorstwach delegujących pracowników w ramach konsorcjum.
Zgłoszenia powinny dokonać również osoby samozatrudnione pracujące w następujących branżach:
- rolnictwo i związana z nim działalność usługowa,
- ogrodnictwo,
- przemysł spożywczy,
- przetwórstwo przemysłowe,
- budownictwo,
- transport drogowy towarów, chyba że polega on wyłącznie na transporcie towarów przez Holandię bez załadunku lub rozładunku w Holandii,
- działalność usługowa związana z zakwaterowaniem i usługami gastronomicznymi,
- sprzątanie,
- działalność polegająca na zapewnieniu opieki.
W razie zmiany danych zawartych w zgłoszeniu (np. wcześniejszy powrót pracowników) trzeba dokonać aktualizacji zgłoszenia.
2. Portal internetowy
Zgłoszenia należy dokonać za pośrednictwem przeznaczonego ku temu portalu internetowego. Na stronie https://www.postedworkers.nl/ znajduje się bezpośredni odnośnik do oficjalnego portalu zgłoszeniowego. Portal dostępny jest także pod adresem: https://meldloket.postedworkers.nl/runtime/?lang=en .
Portal zgłoszeniowy dostępny jest w kliku wersjach językowych: niderlandzkiej, niemieckiej i angielskiej.
3. Dane niezbędne do notyfikacji
Do dokonania notyfikacji niezbędne jest utworzenie konta. Konto pozwala również na sprawdzenie statusu bieżących zgłoszeń, ich aktualizację oraz na przejrzenie archiwalnych notyfikacji.
Notyfikacja następuje poprzez wypełnienie specjalnego formularza. W tym celu należy dysponować następującymi informacjami:
- Informacje dotyczące podmiotu delegującego:
- Dane podmiotu delegującego – nazwa firmy, jej adres, państwo, w którym znajduje się siedziba, numer w rejestrze handlowym, numer VAT;
- Dane reprezentanta prawnego podmiotu delegującego – imię i nazwisko, data urodzenia, narodowość reprezentanta, numer identyfikacyjny w kraju pochodzenia (w Polsce numer PESEL), Holenderski Numer Obsługi Obywatelskiej (tzw. BSN) – jeżeli osoba go posiada, numer telefonu, adres e-mail;
- Dane osoby kontaktowej reprezentującej pracodawcę delegującego w Holandii – imię i nazwisko, data urodzenia, narodowość reprezentanta, numer identyfikacyjny w kraju pochodzenia, Holenderski Numer Obsługi Obywatelskiej (tzw. BSN) – jeżeli osoba go posiada, numer telefonu, adres e-mail oraz adres, pod którym osoba ta przebywa na terytorium Holandii;
- Dane Klienta – nazwa firmy, adres, państwo, w którym znajduje się siedziba, numer w rejestrze handlowym, numer VAT, imię i nazwisko osoby reprezentującej Klienta, numer telefonu Klienta oraz adres e-mail Klienta;
- Informacje o umowie realizowanej na terenie Holandii – sektor, podsektor i kod SBI, dokładny adres miejsca świadczenia pracy, termin rozpoczęcia i zakończenia prac, określenie firmy wypłacającej wynagrodzenie;
- Dane pracowników delegowanych do Holandii – imię i nazwisko, data urodzenia, narodowość, numer identyfikacyjny w kraju pochodzenia, Holenderski Numer Obsługi Obywatelskiej (tzw. BSN) – jeżeli osoba go posiada, narodowość pracownika, jeżeli pracownik pochodzi z państwa spoza UE i EOG, należy podać, do kiedy ważny jest dokument uprawniający do pobytu, określenie, czy pracownik posiada zaświadczenie A1, numeru zaświadczenia A1 i kraju, w którym zostało wydane przedmiotowe zaświadczenie.
4. Potwierdzenie zgłoszenia przez Klienta
Bardzo ważną informacją podawaną w formularzu zgłoszeniowym jest numer telefonu oraz adres e-mail klienta. Na rzeczony adres e-mail przyjdzie bowiem prośba o sprawdzenie i potwierdzenie zgłoszenia dokonanego przez pracodawcę delegującego. Jeżeli klient tego nie zrobi, notyfikacja będzie nieważna.
Klient ma obowiązek również sprawdzić i potwierdzić wszelkie zmiany w zgłoszeniu.
5. Sankcje
Za niewywiązanie się z obowiązku dokonania zgłoszenia grozi kara grzywny. Jest ona nakładana zarówno na pracodawcę wysyłającego pracownika za granicę/samozatrudnionego, jak i na klienta. Przykładowo: grzywna za niewywiązanie się obowiązku zgłoszenia do 9 pracowników wynosi 1 500,00 Euro, a od 10 do 19 pracowników – 3 000 Euro.
6. Nota prawna
Opracowanie stanowi utwór w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 2006 r. nr 90 poz. 631, t.jedn. z późn. zm.). Publikowanie bądź powielanie niniejszego opracowania lub jego części, przytaczanie opinii, jak również rozpowszechnianie w jakikolwiek inny sposób informacji w nim zawartych bez pisemnej zgody Crede sp. z o.o. jest zabronione.
